Informatieplicht energiebesparing: wie moet rapporteren en wanneer

Sinds 1 juli 2023 kent Nederland drie afzonderlijke verplichtingen rond energiebesparing voor bedrijven en instellingen: de energiebesparingsplicht, de informatieplicht en de onderzoeksplicht. Ze staan los van elkaar en gelden voor verschillende groepen, maar worden in de praktijk vaak door elkaar gehaald. Dit artikel gaat over de informatieplicht: de verplichting om aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) te melden welke energiebesparende maatregelen je hebt genomen.

De informatieplicht is geen vrijblijvend advies. Het is een wettelijke meldplicht, vastgelegd onder de Omgevingswet, met toezicht en handhaving door de omgevingsdienst van jouw regio. Je meldt niet of je energie bespaart in algemene zin, maar beantwoordt per erkende maatregel of je die wel, niet, of via een alternatief hebt uitgevoerd.

De plicht geldt los van de sector: een kantoorpand, een werkplaats, een winkel, een loods of een bedrijfsgebouw kan erom gevraagd worden. Wat telt is het energieverbruik op de locatie, niet wat voor bedrijf je runt. Daarom is het eerste wat je moet uitzoeken niet 'wat moet ik doen', maar 'val ik er überhaupt onder'. Dat bepaal je aan de hand van je jaarlijkse elektriciteits- en gasverbruik, en met de Wetchecker energiebesparing die RVO daarvoor aanbiedt.

De informatieplicht geldt niet voor kleinverbruikers. Volgens de officiële uitleg op Informatiepunt Leefomgeving (IPLO) val je buiten de plicht als je jaarlijks minder dan 50.000 kWh elektriciteit én minder dan 25.000 m³ gas (of een gelijkwaardige hoeveelheid warmte, in aardgasequivalenten) verbruikt. Zit je op of boven één van die twee grenzen, dan val je in principe onder de informatieplicht en moet je rapporteren.

Volledig zelfvoorzienende locaties zijn uitgezonderd: gebruik je uitsluitend eigen duurzaam opgewekte energie en heb je geen aansluiting op het net, dan geldt de plicht niet. Voor de meeste bedrijven met een gewone netaansluiting is die uitzondering niet van toepassing.

Verwar de informatieplicht niet met de onderzoeksplicht. Die laatste is veel zwaarder en geldt alleen voor de grootste energiegebruikers: bedrijven vanaf 10 miljoen kWh elektriciteit of 170.000 m³ aardgas(equivalent) per jaar, zo meldt RVO. Die groep moet niet alleen rapporteren, maar ook periodiek onderzoek laten doen naar verdere besparingsmogelijkheden. Een gemiddeld mkb-bedrijf met een kantoor of werkplaats zit vrijwel altijd in de eerste categorie (informatieplicht) en niet in de tweede. Huur je je pand? Dan is het verstandig vooraf met de verhuurder af te spreken wie welk deel van de melding doet, want de wet staat toe dat huurder en eigenaar allebei een deel voor hun rekening nemen.

De informatieplicht werkt in een vaste cyclus van vier jaar. De vorige ronde moest uiterlijk op 1 december 2023 zijn afgerond. Had je op die datum een informatieplicht, dan is de volgende uiterste inleverdatum 1 december 2027, zo bevestigt RVO op de eigen website. Zet die datum nu al in je agenda: vier jaar lijkt lang, maar de meeste bedrijven merken pas een paar maanden voor de deadline dat ze nog gegevens moeten verzamelen.

Je rapporteert via het eLoket van RVO. Daarvoor heb je eHerkenning niveau 2+ nodig, met een machtiging voor RVO-diensten gekoppeld aan je bedrijf. Zonder die machtiging kun je niet inloggen, en het aanvragen van eHerkenning kost zelf ook enkele werkdagen tot weken — reden om daar niet tot de laatste week mee te wachten.

De inhoud van de melding is gebaseerd op de Erkende Maatregelenlijst (EML): een vaste lijst van energiebesparende maatregelen met een terugverdientijd van vijf jaar of minder, opgesteld per sector of type gebouw. Voor elke maatregel op die lijst geef je aan: wel uitgevoerd, niet uitgevoerd, of vervangen door een alternatieve maatregel die hetzelfde of meer bespaart. Je meldt dus geen vrije tekst over je energiebeleid, maar vinkt een vaste set maatregelen af. Dat maakt de melding overzichtelijk, maar betekent ook dat je vooraf moet weten welke EML voor jouw type gebouw en activiteit geldt.

Toezicht en handhaving liggen bij de omgevingsdienst van jouw regio, niet bij RVO zelf. Een analyse op Omgevingsweb.nl beschrijft het handhavingstraject in drie stappen: eerst stelt de omgevingsdienst vast of er daadwerkelijk een overtreding is, dan wordt bepaald wie verantwoordelijk is (de eigenaar of de huurder), en pas daarna wordt een handhavingsinstrument gekozen.

Volgens die analyse is een last onder dwangsom in de praktijk het meest gebruikte instrument: een dwangsom die, afhankelijk van welke maatregel ontbreekt, uiteenloopt van ongeveer 750 tot 1.500 euro per week of per maand totdat de overtreding is opgeheven. Sluiting van een locatie wordt in diezelfde analyse als juridisch disproportioneel beschouwd en komt dus niet in beeld. Houd er rekening mee dat dit cijfer uit een juridische vakpublicatie komt en geen vastgesteld wettelijk tarief is — de daadwerkelijke dwangsom verschilt per omgevingsdienst en per situatie.

Dezelfde analyse plaatst ook een kritische noot: ondanks de wettelijke bevoegdheid is het de vraag of omgevingsdiensten in de praktijk al actief handhaven, omdat capaciteit vaak naar andere taken gaat. Dat is geen vrijbrief om de melding over te slaan — de verplichting en de bevoegdheid om te handhaven bestaan onafhankelijk van hoeveel een omgevingsdienst er vandaag mee doet, en dat kan per regio en per jaar verschillen.

Omdat de cyclus vier jaar duurt, is het grootste risico niet dat je de regels niet begrijpt, maar dat niemand in het bedrijf meer weet wie de vorige melding deed of welke maatregelen al zijn afgevinkt. Een paar simpele gewoontes voorkomen dat:

• Zet de volgende deadline (1 december 2027, als je er nu al onder valt) nu in de agenda van de eigenaar of de office manager, niet alleen bij de persoon die de vorige melding deed.
• Houd per maatregel uit de EML een kort overzicht bij van de status (uitgevoerd, niet uitgevoerd, alternatief) op het moment dat je iets aanpast aan je pand of installaties, in plaats van alles over vier jaar in één keer te moeten uitzoeken.
• Leg bij een huurpand schriftelijk vast wie welk deel van de melding doet, zodat het niet pas bij de deadline een discussie wordt tussen huurder en verhuurder.
• Check je jaarverbruik elk jaar opnieuw tegen de drempels van 50.000 kWh en 25.000 m³. Een groeiend bedrijf, een nieuwe vestiging of een verbouwing kan je alsnog over de grens duwen, ook als dat vorig jaar nog niet zo was.

Dit is geen proces dat per se dure software nodig heeft. Een vast tabblad in je onderhoudslogboek of een terugkerende notitie bij je jaarafsluiting is voor de meeste bedrijven al voldoende, zolang iemand de eigenaar ervan is.