Jubileumuitkering onbelast geven: de 25- en 40-jaarsregel

Een medewerker die 25 of 40 jaar bij je in dienst is, mag je een jubileumuitkering geven zonder dat daar loonheffing overheen gaat. De Belastingdienst noemt dit de diensttijdvrijstelling, en die staat los van de werkkostenregeling: het bedrag gaat niet uit je vrije ruimte en staat niet op de loonstrook.

Drie voorwaarden moeten allemaal kloppen. De medewerker moet exact 25 of 40 jaar in dienst zijn, de uitkering mag maar één keer per jubileum worden gedaan, en het bedrag mag niet hoger zijn dan het loon van één maand. Ontbreekt er één dag aan de diensttijd, dan vervalt de vrijstelling voor dat moment volledig.

Je mag de uitkering zowel in geld als in goederen geven. Een horloge, een reis of een cadeaubon telt net zo goed mee als een bedrag op de bankrekening, zolang de totale waarde inclusief btw binnen het maandloon blijft. Je hoeft de uitkering ook niet precies op de jubileumdatum te geven: uitstel is toegestaan, en het recht op de vrijstelling blijft bestaan tot je het gebruikt, bijvoorbeeld pas bij het einde van het dienstverband.

De vrijstelling is bedoeld voor een eenmalig moment, niet voor een jaarlijkse bonus. Je kunt haar dus niet elk jaar opnieuw inzetten: na het 25-jarig jubileum is de volgende mogelijkheid het 40-jarig jubileum.

De telling van de dienstjaren is strikter dan de meeste werkgevers verwachten. Dienstjaren bij jezelf als werkgever tellen gewoon mee, ook als er een onderbreking in heeft gezeten, zolang de medewerker in die periode niet ergens anders betaald werk deed. Tijdelijke werkloosheid telt dus mee, een tussentijdse baan elders niet.

Jaren die een medewerker via een uitzendbureau bij jou heeft gewerkt, tellen niet mee voor de diensttijdvrijstelling. Pas vanaf het moment van een vast dienstverband bij jou begint de telling voor dat deel.

Er zijn drie situaties waarin diensttijd bij een vorige werkgever wel meetelt: bij een overgang van onderneming (bijvoorbeeld een overname), binnen een concernverhouding tussen gelieerde bedrijven, en wanneer de pensioenuitvoerder die eerdere diensttijd al meeneemt in de pensioenopbouw. In die gevallen mag je de eerdere jaren bij de telling optellen.

Werkt een medewerker in deeltijd, dan reken je met het deeltijdloon, ook als de functie ooit voltijd was of later weer voltijd wordt. Een parttimer van 25 jaar heeft dus recht op een vrijstelling ter hoogte van het eigen deeltijdloon, niet van een omgerekend voltijdbedrag.

Heeft een medewerker de vrijstelling bij het 25-jarig jubileum niet gebruikt, dan vervalt die niet. Bij het 40-jarig jubileum mag je dan de twee vrijstellingen samen toepassen, tot een maximum van twee maandlonen in totaal.

Het maximum is het fiscale loon over één maand, zoals dat in kolom 14 van de loonstaat staat. Dat is dus niet alleen het kale brutoloon: ook 1/12 van de vakantiebijslag, 1/12 van vaste gegarandeerde bijzondere beloningen en 1/12 van een eventueel cao-keuzebudget horen erbij. Pensioenpremie en andere vaste werknemersbijdragen tellen eveneens mee in de berekening.

Wat niet meetelt, zijn variabele onderdelen zoals tantièmes en incidentele bijzondere beloningen. Je rekent dus met een genormaliseerd maandloon, niet met de toevallige hoogte van het laatst uitbetaalde salaris in een maand met veel overwerk of een bonus.

Geeft de medewerker er de voorkeur aan iets in natura te krijgen in plaats van geld, dan mag dat. De waarde inclusief btw moet dan wel binnen het maandloon blijven. Overschrijd je dat bedrag, dan is niet de hele uitkering belast, maar alleen het deel boven het maandloon.

Dat deel boven de grens is gewoon loon. Je kunt het aanwijzen als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling, zodat de medewerker er zelf niets van merkt. Komt daardoor je vrije ruimte boven de grens uit, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag dat eruit steekt. Bij een jubileumuitkering die net iets te hoog is uitgevallen, loont het dus om vooraf te rekenen of je beter net onder het maandloon kunt blijven.

Veel bedrijven vieren ook een 10-, 12,5- of 20-jarig dienstverband, maar voor die momenten bestaat geen wettelijke vrijstelling. Een uitkering bij zo'n jubileum is in principe gewoon belast loon.

Dat betekent niet dat je de medewerker dan per se via de loonstrook moet belasten. Je kunt de uitkering aanwijzen als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling, zodat jij als werkgever de belasting draagt in plaats van de medewerker. Daarvoor moet de uitkering wel door de gebruikelijkheidstoets komen: ze mag niet meer dan 30% afwijken van wat in soortgelijke gevallen gebruikelijk is, en het moet gebruikelijk zijn dat de werkgever de belasting erover betaalt.

In de praktijk hanteert de Belastingdienst een vuistregel: vergoedingen en verstrekkingen tot €2.400 per medewerker per jaar worden in ieder geval als gebruikelijk beschouwd. Zit je daar met het totaal van alle extra's aan een medewerker in een jaar onder, dan loop je weinig risico. Zit je erboven, dan moet je zelf aantonen dat het bedrag toch niet ongebruikelijk is, en dat is lastiger te onderbouwen dan vooraf binnen de grens te blijven.

Dezelfde regels gelden als een 25- of 40-jarige jubileumuitkering hoger uitvalt dan het maandloon: het deel erboven volgt het normale WKR-traject, niet de diensttijdvrijstelling.

De diensttijdvrijstelling is al jaren onderwerp van discussie. Een evaluatie in opdracht van het ministerie concludeerde dat de regeling beperkt doeltreffend en doelmatig is, en in de aanpak van fiscale regelingen wordt aanpassing of afschaffing genoemd als optie. Een definitieve beslissing daarover is er bij het schrijven van dit artikel niet. Zolang die er niet is, geldt de regeling zoals hierboven beschreven.

Wat je nu al wel kunt doen, is vastleggen hoe je met jubilea omgaat. De Belastingdienst wil bij een controle kunnen zien dat je een bestendige gedragslijn hanteert: dezelfde regeling voor iedereen, niet een uitkering die je per medewerker opnieuw uitvindt. Dat geldt ook voor de vraag welke dienstjaren je meetelt bij overnames of concernverhoudingen.

Heb je personeel dat al lang in dienst is, bijvoorbeeld in de bouw, techniek of transport waar mensen vaker hun hele loopbaan bij één werkgever blijven, dan is het de moeite waard om dit nu op papier te zetten in plaats van er bij het eerste jubileum achteraf uit te komen. Een korte interne regeling voorkomt discussie met de Belastingdienst én onduidelijkheid tussen medewerkers die op verschillende momenten hun jubileum vieren.