Loondoorbetaling bij ziekte: welk percentage je per jaar moet betalen

Zodra een medewerker ziek wordt, ben je als werkgever wettelijk verplicht het loon door te betalen. Dat staat los van een verzekering: het is een plicht uit het Burgerlijk Wetboek, niet iets wat je kunt afspreken of weglaten. Deze plicht loopt maximaal twee jaar, ook wel 104 weken genoemd.

Het wettelijke minimum dat je moet doorbetalen is 70% van het brutoloon. Dat geldt voor het hele loon waar de medewerker normaal recht op zou hebben, dus niet alleen het basissalaris. Vaste onderdelen zoals een 13e maand, ploegentoeslag of een vaste overwerkvergoeding tellen mee in de berekening (KVK Ondernemersplein, Loon doorbetalen bij ziekte).

Belangrijk: 70% is een wettelijk minimum, geen vast percentage dat je zelf mag kiezen. Je mag altijd meer betalen. Veel werkgevers denken dat ze precies 70% moeten uitkeren, maar dat klopt niet als je cao of arbeidsovereenkomst een hoger percentage voorschrijft — daarover meer in de derde sectie.

Deze verplichting geldt vanaf de eerste ziektedag, met uitzondering van eventuele wachtdagen die je vooraf schriftelijk hebt vastgelegd in de arbeidsovereenkomst. Zonder die afspraak start de doorbetalingsplicht direct.

Het percentage van 70% geldt in beide jaren, maar er is een praktisch verschil dat veel werkgevers mist: de aanvulling tot het minimumloon.

In het eerste ziektejaar geldt dat het loon niet onder het geldende minimumloon mag uitkomen. Komt 70% van het brutoloon lager uit dan het minimumloon, dan vul je als werkgever dat verschil bij (UWV, Loon doorbetalen in het eerste ziektejaar). Dit speelt vooral bij medewerkers met een laag loon of een deeltijdcontract waarbij 70% al snel onder dat niveau zakt.

In het tweede ziektejaar vervalt die aanvullingsplicht. Zakt 70% van het loon dan onder het minimumloon, dan hoef je dat niet meer bij te leggen. De medewerker kan in die situatie zelf een toeslag aanvragen bij UWV, maar dat is geen last meer voor jouw loonadministratie.

Een ander punt dat bij het eerste ziektejaar hoort: volgens UWV blijf je in dat jaar ook de pensioenpremie en het vakantiegeld over het loon doorbetalen, net als wanneer de medewerker gewoon zou werken. Dat maakt het eerste jaar in de praktijk duurder dan alleen "70% van het salaris" doet vermoeden.

De 70%-regel is een wettelijk minimum, en in de praktijk wijken de meeste bedrijven daar in het voordeel van de medewerker van af. Volgens UWV staat in de meeste cao's dat de werkgever in het eerste ziektejaar 100% van het loon doorbetaalt, en in het tweede jaar zakt dat dan naar het wettelijke minimum van 70%.

Dat betekent dat je niet kunt uitgaan van "70% is 70%" zonder te checken welke cao op jouw bedrijf van toepassing is, of wat er in de individuele arbeidsovereenkomst staat. Val je onder een cao, dan is die bepaling bindend, ook als je zelf liever minder zou betalen. Heb je geen cao, dan is wat in de arbeidsovereenkomst staat leidend, met de wettelijke 70% als ondergrens.

Voor je loonadministratie betekent dit concreet: leg voor elke medewerker vast welk percentage in jaar 1 en jaar 2 geldt, en op basis van welke afspraak (cao-artikel of contractbepaling). Doe je dat niet, dan is de kans groot dat bij de eerste langdurige ziekmelding alsnog wordt uitgegaan van het wettelijke minimum, terwijl de medewerker recht heeft op meer. Dat levert vervolgens een nabetaling op, mét de bijbehorende correctie in de loonadministratie.

Na 104 weken stopt jouw loondoorbetalingsplicht. Is de medewerker dan nog steeds (deels) arbeidsongeschikt, dan beoordeelt UWV of er recht is op een WIA-uitkering. Vanaf dat moment ligt de financiële verantwoordelijkheid niet meer bij jou als werkgever, behalve als je ervoor hebt gekozen eigenrisicodrager te zijn voor de WGA.

Die knip na twee jaar is ook de reden waarom reïntegratie-inspanningen tijdens de ziekteperiode zo zwaar wegen. UWV toetst aan het einde van die 104 weken of jij en de medewerker voldoende hebben gedaan om terugkeer naar werk mogelijk te maken. Is dat niet het geval, dan kan UWV een loonsanctie opleggen: je moet dan tot een jaar langer loon doorbetalen, boven op de twee jaar die je al achter de rug hebt.

Dat maakt het verstandig om niet alleen naar het percentage te kijken, maar ook naar het dossier dat je gedurende die twee jaar opbouwt: gesprekken, bedrijfsarts-adviezen en de stappen die je hebt gezet. Dat dossier bepaalt namelijk of de periode van doorbetalen na twee jaar ook echt stopt, of ongewild wordt verlengd.

De meeste fouten met loondoorbetaling bij ziekte zitten niet in het percentage zelf, maar in de details eromheen.

• De minimumloon-aanvulling verkeerd toepassen. Sommige werkgevers vullen ook in het tweede jaar nog aan tot het minimumloon, wat niet verplicht is maar wel geld kost. Anderen vergeten de aanvulling juist in het eerste jaar, wat een tekort oplevert dat later rechtgezet moet worden.
• Het cao-percentage negeren. Als je uitgaat van de wettelijke 70% terwijl je cao 100% in het eerste jaar voorschrijft, loop je een nabetaling en mogelijk een klacht bij de cao-partijen op.
• Vaste looncomponenten vergeten. Een 13e maand, vaste toeslagen of een structurele overwerkvergoeding horen bij de berekeningsgrondslag. Reken je alleen met het kale basisloon, dan betaal je structureel te weinig uit.
• Pensioenpremie en vakantiegeld laten vallen. Vooral in het eerste jaar horen deze componenten door te lopen; dat wordt in de salarisadministratie soms over het hoofd gezien.
• Geen schriftelijke afspraak over wachtdagen. Zonder die afspraak start de doorbetaling al op de eerste ziektedag, ook als je ervan uitging dat er een wachtdag zou gelden.

Leg daarom per medewerker vast welk percentage in welk jaar geldt, op basis van welke afspraak, en wat er precies in de berekeningsgrondslag zit. Dat voorkomt dat een ziekmelding achteraf een financiële verrassing wordt.