Zieke werknemer: de deadlines van de Wet Poortwachter op een rij

Meldt een werknemer zich ziek, dan loopt vanaf dat moment een klok die je niet meer stilzet. Zodra duidelijk is dat het om meer dan een griepje gaat, moet je de werknemer aanmelden bij je bedrijfsarts of arbodienst. Ondernemersplein, het informatieloket van de overheid voor ondernemers, is daar helder over: je dient binnen 1 week na de eerste ziektedag melding te doen bij de arbodienst of bedrijfsarts.

Die snelheid is niet alleen een formaliteit. Alles wat je in de eerste weken niet regelt, moet je later inhalen onder tijdsdruk, en de latere stappen in dit traject hebben wél harde wettelijke termijnen. Een bedrijf dat pas in week 4 een bedrijfsarts inschakelt, mist vaak ook de eerste evaluatiemomenten, en dat is precies waar UWV op let als het traject uiteindelijk wordt getoetst.

In de praktijk is dit de fase waar het vaakst misgaat bij kleinere bedrijven zonder aparte HR-functie: de ziekmelding staat ergens in een mailbox of op een briefje, maar niemand heeft een vaste dag geprikt waarop de bedrijfsarts wordt gebeld. Daardoor schuift niet alleen de eerste afspraak op, maar ook alles wat daarna moet gebeuren. Leg daarom vanaf de eerste ziektedag vast: wanneer is de werknemer voor het laatst komen werken, wanneer is de bedrijfsarts ingelicht, en wanneer volgt het eerste contact. Die drie data heb je later, bij elke volgende stap, opnieuw nodig.

De eerste harde deadline ligt in week 6. Volgens de Werkwijzer Poortwachter van UWV geldt: "De Probleemanalyse wordt opgesteld door de arbodienst of bedrijfsarts, uiterlijk in week 6 van het verzuim." Dit document beschrijft niet alleen de medische kant, maar ook wat de werknemer wel en niet kan, en welke factoren het herstel beïnvloeden. Als werkgever krijg je een versie zonder medische gegevens, met een advies over de vervolgstappen.

Twee weken later volgt de tweede deadline. Dezelfde Werkwijzer stelt: "Het Plan van aanpak wordt uiterlijk in week 8 opgesteld door werkgever en werknemer." Hierin leggen jullie samen vast welke concrete acties je onderneemt om terugkeer naar werk mogelijk te maken — denk aan een aangepaste werkplek, andere werktijden, een training of een traject bij een externe partij.

Beide documenten zijn niet vrijblijvend: ze vormen samen de basis van het re-integratieverslag dat UWV aan het einde van het traject beoordeelt. Ontbreekt de probleemanalyse, of is het plan van aanpak nooit opgesteld, dan heeft UWV weinig anders te concluderen dan dat de re-integratie onvoldoende is aangepakt — met alle gevolgen van dien voor de loonsanctie die verderop in dit artikel aan bod komt. Bewaar beide documenten dus zorgvuldig, inclusief de datum waarop ze zijn opgesteld.

Na het plan van aanpak stopt het contact niet. Rijksoverheid.nl schrijft over werkgever en werknemer: "Samen bespreken zij elke zes weken hoe het gaat." Die voortgangsgesprekken zijn het moment om het plan van aanpak bij te stellen als de re-integratie sneller of juist langzamer gaat dan verwacht — bijvoorbeeld omdat iemand eerder gedeeltelijk kan werken, of omdat een behandeling langer duurt dan gedacht.

De deadline die de meeste bedrijven onderschatten, valt in week 42. Is een werknemer dan nog steeds ziek, dan moet je dit melden bij UWV: de zogeheten 42e-weeksmelding. Dit is geen vrijblijvend advies maar een wettelijke verplichting, met een concrete sanctie als je te laat bent. UWV is daar op zijn eigen website ondubbelzinnig over: "Ontvangen wij de ziekmelding te laat, dan kunt u een boete krijgen van maximaal € 455."

De melding kan op drie manieren: via Digipoort vanuit je eigen loonadministratie, met het formulier "Aangifte van langdurige ziekte", of via het werkgeversportaal van UWV. Voor bedrijven die dit met een spreadsheet of losse aantekeningen bijhouden, is dit precies het type deadline dat tussen wal en schip valt: iemand is al weken ziek, de aandacht ligt bij de dagelijkse bedrijfsvoering, en de 42e week komt en gaat ongemerkt voorbij.

Rond het eerste ziektejaar volgt een volgend verplicht moment: de eerstejaarsevaluatie. De Werkwijzer Poortwachter omschrijft het doel scherp: werkgever en werknemer moeten "terugblikken op de re-integratieactiviteiten in het eerste ziektejaar en expliciet de vraag onder ogen zien of de re-integratie nog op de goede weg zit." Dit is het moment waarop je samen een fundamentele keuze maakt: ligt herstel binnen de eigen organisatie nog in het verschiet, of moet je ook buiten je bedrijf naar mogelijkheden gaan kijken?

Dat laatste heet spoor 2: re-integratie gericht op werk bij een andere werkgever. De regels hierover zijn strikt getimed. Volgens de Werkwijzer moet "een tweede-spoortraject uiterlijk binnen 6 weken na de Eerstejaarsevaluatie (in de 52e verzuimweek) worden gestart", tenzij er binnen drie maanden concreet zicht is op terugkeer in het eigen bedrijf.

Veel werkgevers zien spoor 2 als een erkenning van falen, en stellen de beslissing daarom uit. Dat is een misvatting die achteraf duur kan uitpakken: UWV beoordeelt aan het einde van het traject niet of de werknemer daadwerkelijk weer aan het werk is, maar of jij als werkgever redelijkerwijs de juiste stappen hebt gezet op het juiste moment. Een te laat gestart spoor 2-traject is een van de meest voorkomende redenen waarom UWV een re-integratieverslag als onvoldoende beoordeelt.

Het traject werkt toe naar een harde einddatum. De Werkwijzer Poortwachter stelt: "Het complete re-integratieverslag moet tegelijk met de WIA-aanvraag worden ingediend, uiterlijk in de 93e verzuimweek." Dat verslag bestaat uit de probleemanalyse, het plan van aanpak, de bijstellingen, de eerstejaarsevaluatie, een actueel oordeel van de bedrijfsarts en de eindevaluatie — kortom, alles wat in de voorgaande maanden is vastgelegd.

De wettelijke loondoorbetalingsplicht bij ziekte loopt door tot week 104: twee jaar, waarin een werknemer recht houdt op minimaal 70% van het loon, met voor het eerste jaar een aanvulling tot het wettelijk minimumloon als 70% daaronder zou uitkomen. Na die 104 weken beoordeelt UWV het complete re-integratieverslag.

Hier zit het echte financiële risico van dit hele traject. Vindt UWV dat je onvoldoende hebt gedaan aan de re-integratie — bijvoorbeeld omdat spoor 2 te laat is gestart, of omdat het plan van aanpak nooit is bijgesteld terwijl dat wel nodig was — dan kan UWV een verlengde loondoorbetalingsverplichting opleggen. In de praktijk heet dit de loonsanctie, en die kan oplopen tot 52 weken: een volledig jaar extra salaris, boven op de twee jaar die je al hebt betaald, terwijl de werknemer nog steeds niet aan het werk is. Een tijdig en volledig gedocumenteerd traject is dan ook geen papieren exercitie, maar de manier waarop je dat risico afdekt.