Kerstpakket geven aan personeel: wat het aan belasting en btw kost

Een kerstpakket is fiscaal gewoon loon in natura. Je geeft het cadeau, maar de Belastingdienst ziet het als een beloning aan je personeel, net als een kerstbonus of een extra dag vrij met behoud van loon. Het verschil is dat je als werkgever niet verplicht bent om het bij het normale loon van de werknemer op te tellen en daar loonheffing over in te houden.

In plaats daarvan kun je het onderbrengen in de werkkostenregeling (WKR). Dat is de regeling waarmee je bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan personeel belastingvrij kunt geven, tot een bepaald bedrag per jaar: de vrije ruimte. De Rijksoverheid noemt het kerstpakket zelf als voorbeeld van een verstrekking die een privévoordeel voor de werknemer kan opleveren en daarom onder de WKR valt.

Belangrijk: de WKR geldt voor werknemers in loondienst. Heb je als zzp'er of eenmanszaak geen personeel op de loonlijst, dan heb je ook geen loonsom en dus geen vrije ruimte. Een kerstpakket voor jezelf koop je dan gewoon als ondernemer, zonder deze regeling erbij te halen.

De vrije ruimte wordt berekend over de totale fiscale loonsom van al je medewerkers samen, niet per persoon. Sinds 2025 is dat 2% van de eerste € 400.000 van je loonsom, en 1,18% over het bedrag daarboven. Dat staat zo op de pagina van de Rijksoverheid over de werkkostenregeling, die voor 2026 geen aparte wijziging noemt - de volgende aanpassing gaat pas in per 1 januari 2027, wanneer het percentage over de eerste € 400.000 stijgt naar 2,16%.

Een rekenvoorbeeld: heb je een loonsom van € 300.000, dan is je vrije ruimte € 6.000 per jaar. Bij een loonsom van € 500.000 is dat € 8.000 over de eerste € 400.000, plus 1,18% × € 100.000 = € 1.180, samen € 9.180. Daar moet niet alleen het kerstpakket uit, maar ook andere zaken die je in de vrije ruimte onderbrengt, zoals een personeelsfeest, een fitnessabonnement of een extra bonus.

Gebruik je meer dan je vrije ruimte, dan betaal je over het bedrag dat erboven uitkomt 80% eindheffing. Dat is geen symbolische straf: bij € 1.000 te veel ben je € 800 extra belasting kwijt, los van wat het kerstpakket zelf al kostte. En ruimte die je dit jaar niet gebruikt, neem je niet mee naar volgend jaar.

Naast de vrije ruimte zelf geldt er nog een tweede toets: het gebruikelijkheidscriterium. Je mag een vergoeding of verstrekking alleen in de vrije ruimte onderbrengen als dat in jouw sector en situatie gebruikelijk is. In de praktijk hanteert de Belastingdienst daarbij een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per werknemer per jaar: blijf je daaronder, dan hoef je in de regel niet verder te bewijzen dat iets gebruikelijk is.

Voor een kerstpakket van € 30 tot € 150 per medewerker is dat zelden een probleem - dat zit ver onder de grens, ook als je het optelt bij andere verstrekkingen in de vrije ruimte. Het wordt anders zodra de bedragen flink uiteenlopen tussen medewerkers, of wanneer een pakket zo duur wordt dat het niet meer op een kerstpakket lijkt maar op verkapt loon. Dan kan de Belastingdienst alsnog vragen stellen, ook onder de € 2.400.

De grens van € 2.400 is dus een praktische veilige haven, geen harde wettelijke limiet. Je kunt hem overschrijden en toch gelijk hebben, en je kunt erbinnen blijven en toch een terechte vraag van de inspecteur krijgen als iets duidelijk niet gebruikelijk is voor jouw bedrijf.

Los van de loonbelasting speelt er nog een tweede, apart vraagstuk: mag je de btw op het kerstpakket terugvragen? Daarvoor geldt het Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting (BUA). Op de eigen pagina van de Belastingdienst over btw-aftrek bij personeelsvoorzieningen staat het met zoveel woorden: "Ook een kerstpakket of jubileumgeschenk valt onder personeelsvoorzieningen." En de regel is: blijf je per medewerker onder € 227 (exclusief btw) per jaar aan dit soort verstrekkingen, dan mag je de btw gewoon aftrekken.

Kom je daar per medewerker boven, dan werkt het niet geleidelijk: je verliest dan de aftrek over het hele bedrag aan personeelsvoorzieningen voor die medewerker in dat jaar, niet alleen over het stuk boven de € 227. Dat maakt de grens strenger dan hij op het eerste gezicht lijkt. Een kerstpakket van € 75 blijft meestal ruim onder de grens, maar tel je er in december ook nog een personeelsborrel of een extra attentie bij op, dan kun je per medewerker toch over de € 227 heen gaan.

Houd daarom per medewerker bij wat je in een jaar aan dit soort verstrekkingen uitgeeft, en niet alleen het totaalbedrag van de hele kerstpakkettenbestelling.

De meeste problemen met het kerstpakket ontstaan niet bij de grote bedragen, maar bij de administratie erom heen. Een paar punten die in de praktijk vaak over het hoofd worden gezien:

• Niet aanwijzen als eindheffingsloon. De vrije ruimte is geen automatisme. Je moet de waarde van het kerstpakket in je loonadministratie actief aanmerken als eindheffingsloon. Vergeet je dat, dan telt het pakket gewoon mee als loon van de werknemer, met loonheffing voor de werknemer tot gevolg.
• Grote verschillen tussen medewerkers. Een directeur die zelf een pakket van € 500 uitkiest en de rest van het team een pakket van € 40 geeft, is een bekend aandachtspunt bij de gebruikelijkheidstoets.
• Alles optellen binnen één jaar. Het kerstpakket staat nooit alleen. Een personeelsfeest, een nieuwjaarsborrel en een eindejaarsbonus tellen allemaal mee voor zowel de vrije ruimte als de € 227-grens voor de btw.
• Vrije ruimte niet bijhouden tijdens het jaar. Omdat de vrije ruimte over het hele jaar en de hele loonsom loopt, weet je pas aan het einde van het jaar zeker of je eronder blijft. Wie dat pas in december voor het eerst optelt, komt vaak voor een verrassing te staan.

Het simpelste wat je kunt doen: hou per medewerker een lopend overzicht bij van wat je buiten het gewone loon om verstrekt, en tel dat een paar keer per jaar op bij je loonsom. Dan weet je ruim voor december of er nog ruimte over is, in plaats van er in januari achter te komen dat je 80% eindheffing moet betalen over iets wat voor het hele team bedoeld was als klein extraatje.