Liquiditeitsbegroting opstellen: zo voorkom je een kastekort

Je jaarcijfers vertellen of je bedrijf winst maakt. Ze vertellen niet of je volgende maand de huur kunt betalen. Dat zijn twee verschillende vragen, en een liquiditeitsbegroting beantwoordt de tweede: hoeveel geld komt er binnen, hoeveel gaat er uit, en wat blijft er per maand over op je rekening.

Het verschil zit in de timing en in de manier waarop investeringen worden geteld. Koop je een machine van €15.000 en betaal je die in één keer, dan telt dat in je exploitatiebegroting als afschrijving over een paar jaar. In je liquiditeitsbegroting is het op de dag van betaling in één keer €15.000 minder op je rekening. De KVK legt dat verschil zo uit op de eigen pagina over liquiditeitsbegroting.

Hetzelfde geldt voor een lening. Het geld dat binnenkomt is geen omzet, en de aflossing die je terugbetaalt is geen kostenpost. Beide bewegen wel je saldo. Een bedrijf kan op papier winstgevend zijn en toch een paar maanden krap bij kas zitten, bijvoorbeeld omdat een grote klant pas na zes weken betaalt terwijl de salarissen op de 25e van de maand eruit gaan. Dat is precies het moment waarop een winst-en-verliesrekening je niet waarschuwt, en een liquiditeitsbegroting dat wel doet.

Een liquiditeitsbegroting begint met één getal: het bedrag dat nu op je zakelijke rekening en in kas staat. Daarna vul je per maand (of per week, als je weinig buffer hebt) aan wat erbij komt en wat eraf gaat.

Aan de inkomstenkant staan verwachte klantbetalingen, een lening of andere financiering. Belangrijk: je zet het bedrag op de maand waarin het geld daadwerkelijk binnenkomt, niet op de maand waarin je de factuur verstuurt. Ondernemersplein, het overheidsloket voor ondernemers, noemt hierbij een vuistregel: gemiddeld duurt het 45 dagen voordat iemand een factuur betaalt. Dat is een gemiddelde over alle bedrijven heen, geen garantie voor jouw klant, maar het laat zien waarom 'ik heb gefactureerd' en 'ik heb geld' twee verschillende dingen zijn.

Aan de uitgavenkant staan huur, materiaal, salarissen, belastingen en aflossingen. Zet de bedragen inclusief btw neer, want dat is wat er ook echt van je rekening gaat. De btw die je zelf moet afdragen hoort er ook in, op de maand waarin je die daadwerkelijk betaalt. Vergeet ook geen seizoenspatronen: een bedrijf dat enkele weken dicht is tijdens de bouwvak of de zomervakantie heeft die weken geen omzet, maar wel vaste lasten.

De opbouw is simpel, al kost het de eerste keer wat tijd om alle posten te verzamelen.

• Begin met je saldo op dag één van de periode.
• Tel de verwachte inkomsten van die maand erbij op.
• Trek de verwachte uitgaven van die maand eraf.
• Wat overblijft is je eindsaldo van die maand.
• Dat eindsaldo wordt automatisch het beginsaldo van de volgende maand.

De KVK omschrijft die laatste stap zo:

Het eindsaldo van de ene maand is het beginsaldo van de volgende maand.

Daardoor rolt een tekort in maand twee door naar maand drie als je er niets aan doet, en zie je een probleem soms al drie maanden van tevoren aankomen in plaats van op de dag dat de rekening leeg is.

Een vereenvoudigd voorbeeld: je begint een maand met €10.000. Er komt €18.000 aan klantbetalingen binnen. Er gaat €8.000 uit aan materiaal, €4.000 aan personeel en €2.000 aan overige kosten. Dan houd je €14.000 over, en dat bedrag is meteen het startpunt van de volgende maand. Verschuift die klantbetaling van €18.000 een maand op, dan begin je die volgende maand negatief — en dat wil je weken van tevoren weten, niet op de dag dat een leverancier aandringt op betaling.

De meeste liquiditeitsbegrotingen die mislukken, mislukken niet door een rekenfout. Ze mislukken omdat niemand ze bijhoudt.

Een paar terugkerende valkuilen:

• De factuurdatum invullen in plaats van de betaaldatum. Een factuur van 1 maart die je klant pas op 15 april betaalt, hoort in de begroting van april, niet van maart. Wie dit verwisselt, denkt eerder geld te hebben dan er is.
• Een lijst met openstaande facturen die in Excel niet meer actueel is. De begroting wordt gemaakt op basis van wat er die week open staat, maar drie weken later zijn er facturen bijgekomen en betaald, en niemand heeft de cijfers aangepast.
• Btw vergeten die je nog moet afdragen. Het bedrag dat je hebt ontvangen aan btw van klanten voelt als geld dat op je rekening staat, maar een deel daarvan moet een kwartaal later naar de Belastingdienst.
• Seizoenspatronen negeren. Ondernemersplein wijst erop dat je rekening moet houden met periodes waarin het bedrijf dicht is: die weken is er geen omzet, maar de vaste lasten lopen door.
• Eenmalige posten die blijven staan. Een subsidie die je één keer ontving, staat soms per ongeluk nog standaard in de volgende maand.

Elke valkuil hierboven is op zich klein. Bij elkaar maken ze het verschil tussen een begroting die drie maanden vooruit klopt, en een lijstje dat na twee weken al los staat van de werkelijkheid.

Voor een bedrijf met een handvol facturen per maand en één bankrekening is een Excel-sheet die je elke vrijdag tien minuten bijwerkt, ruim voldoende. Het probleem zit niet in het rekenwerk — dat is simpel optellen en aftrekken — maar in de discipline om het bij te houden.

Dat verandert zodra er meerdere bankrekeningen zijn, meerdere mensen facturen versturen of ontvangen, of het aantal transacties oploopt tot een paar honderd per maand. Dan wordt het overtypen van banksaldo's en openstaande facturen in een los bestand zelf een foutbron: cijfers verouderen tussen het moment van overtypen en het moment dat iemand de begroting leest, en niemand merkt het tot de begroting een keer niet klopt.

In dat geval loont het om het banksaldo en de openstaande facturen rechtstreeks uit je boekhoudpakket te laten komen, in plaats van ze over te tikken. Dat maakt de begroting niet beter — de aannames blijven even onzeker — maar wel actueel, zonder dat iemand er wekelijks tijd in moet steken om de cijfers over te typen.

Voor een eenmanszaak met een stabiele, overzichtelijke klantenkring is dat zelden de moeite waard. Voor een bedrijf met personeel, meerdere lopende projecten en wisselende betaaltermijnen per klant is het vaak sneller terugverdiend dan het voelt, simpelweg omdat het de tijd vrijmaakt van iemand die nu elke week handmatig cijfers overtypt.