Vaststellingsovereenkomst opstellen: wat erin moet voor de WW van je werknemer

Een vaststellingsovereenkomst (VSO) is de overeenkomst waarin jij en een werknemer samen afspreken dat de arbeidsovereenkomst stopt, zonder dat je daarvoor naar de kantonrechter of UWV moet. Dat heet officieel ontslag met wederzijds goedvinden.

Dat scheelt een procedure, maar het heeft een kant die werkgevers vaak onderschatten: bij ontslag via opzegging of ontbinding heeft een werknemer meestal automatisch recht op een transitievergoeding. Zodra je samen een VSO tekent, geldt dat wettelijke recht niet meer. UWV schrijft het zelf letterlijk zo op zijn website: "De werknemer krijgt na het ondertekenen van een vaststellingsovereenkomst geen transitievergoeding."

Je spreekt de vergoeding dus zelf af in de VSO. Niets verplicht je wettelijk tot een bedrag, maar in de praktijk reken je vrijwel altijd minimaal de transitievergoeding mee. Zonder vergoeding heeft je werknemer geen enkele reden om te tekenen, en UWV kijkt achteraf kritisch naar wie het initiatief nam voor het ontslag.

Het initiatief ligt bij een VSO meestal bij jou als werkgever: een functie die verdwijnt door reorganisatie, een samenwerking die niet meer werkt maar niet ernstig genoeg is voor ontslag op staande voet, of een verbetertraject dat eindigt in een afscheid in onderling overleg. Komt het initiatief echt van de werknemer zelf, dan is gewone opzegging vaak simpeler dan een VSO.

Zodra de VSO getekend is, heeft je werknemer wettelijk 14 dagen de tijd om er zonder opgave van redenen schriftelijk op terug te komen. Dat recht heet de bedenktermijn, staat in de wet en kun je niet wegcontracteren.

Vermeld je die bedenktermijn niet schriftelijk in de overeenkomst zelf, dan verlengt de wet de termijn automatisch naar drie weken. Dat blijkt uit de toelichting van AWVN, de organisatie die werkgevers vertegenwoordigt in cao-overleg: noem je de termijn niet, dan geldt de langere periode van drie weken in plaats van 14 dagen. Vergeet je het helemaal, dan loop je dus drie weken extra onzekerheid waarin je werknemer nog kan terugkomen op de afspraak, ook als de laatste werkdag al achter de rug is of er al een vergoeding is overgemaakt.

Twee uitzonderingen zijn het vermelden waard. Heeft je werknemer in de voorgaande zes maanden al eens gebruikgemaakt van de bedenktermijn bij een eerdere VSO met jou, dan geldt de termijn de tweede keer niet. En een statutair bestuurder, bijvoorbeeld een directeur-grootaandeelhouder, kan zich niet beroepen op herstel van de arbeidsovereenkomst en valt dus niet op dezelfde manier onder deze regel.

Praktisch betekent dit: zet de bedenktermijn van 14 dagen altijd letterlijk en met een duidelijke startdatum in de tekst van de VSO. Dat is de enige manier om de kortere termijn te laten gelden in plaats van de termijn van drie weken.

Een VSO regelt het einde van de arbeidsovereenkomst, maar niet automatisch het recht op een WW-uitkering. Dat beoordeelt UWV apart, en de meest gemaakte fout is de opzegtermijn vergeten.

UWV houdt namelijk altijd rekening met de wettelijke opzegtermijn, ook als jij en je werknemer in de VSO een eerdere einddatum hebben afgesproken. Spreek je een einddatum af die korter is dan de opzegtermijn die bij gewone opzegging zou hebben gegolden, dan schuift UWV het begin van de WW-uitkering gewoon op tot die opzegtermijn voorbij is. Je werknemer zit dan zonder salaris én zonder uitkering, precies de periode die je te kort had gerekend.

Rijksoverheid.nl geeft de wettelijke opzegtermijn voor de werkgever bij een vast contract:

• Minder dan 5 dienstjaren: 1 maand
• 5 tot 10 dienstjaren: 2 maanden
• 10 tot 15 dienstjaren: 3 maanden
• 15 dienstjaren of meer: 4 maanden

Reken deze termijn dus mee bij het bepalen van de einddatum in de VSO. Daarnaast moet uit de overeenkomst blijken dat het initiatief voor het ontslag bij jou als werkgever lag en dat je werknemer geen verwijtbare reden gaf, zoals diefstal of een andere dringende reden. Staat dat er niet duidelijk in, dan kan UWV de werknemer als verwijtbaar werkloos beoordelen en de uitkering weigeren.

Een VSO is geen standaardformulier dat je even invult. Elk van de volgende punten is iets wat UWV, de rechter of je werknemer later tegen je kan gebruiken als het ontbreekt.

• Wie het initiatief nam. Een zin dat het ontslag op initiatief van de werkgever is, zonder dat de werknemer een dringende reden gaf.
• De einddatum, berekend met de wettelijke opzegtermijn uit de vorige sectie.
• De bedenktermijn van 14 dagen, expliciet en met startdatum genoemd.
• De vergoeding: het bedrag, wanneer het wordt uitbetaald en of het netto of bruto is.
• Vakantiedagen en openstaande verlofuren: uitbetalen of al opgenomen.
• Een concurrentie- of relatiebeding, als dat in het oorspronkelijke contract stond: blijft het gelden, en zo ja, tegen welke vergoeding.
• Een eindafrekening van onkosten, leaseauto, laptop en andere bedrijfseigendommen.
• Een getuigschrift en positieve referentie, als je dat toezegt.
• Finale kwijting: de bepaling dat partijen na uitvoering van de VSO niets meer van elkaar te vorderen hebben.

Laat de VSO, zeker bij een vergoeding van enige omvang, vooraf checken door een arbeidsrechtjurist. De kosten daarvan vallen vaak in het niet bij de schade van een VSO die bij UWV niet door de toets komt en je werknemer alsnog zonder uitkering, maar met een ontbonden contract achterlaat.

Een VSO voelt vaak als de snelste uitweg uit een vervelende situatie, maar dat is niet altijd de goedkoopste of de veiligste.

Is het probleem onderpresteren, dan is een VSO vaak te vroeg als je nog geen compleet verbetertraject hebt doorlopen en vastgelegd. Zonder dat dossier heeft de werknemer weinig reden om in te stemmen met een VSO zonder stevige vergoeding, en sta je zelf zwak als hij niet tekent en je toch naar de rechter moet.

Gaat het om een kortlopend dienstverband van een paar maanden, dan is de transitievergoeding sowieso laag en wegen de juridische kosten van een zorgvuldige VSO vaak niet op tegen wat je bespaart. Een gewone opzegging met wederzijds goedvinden over de einddatum, zonder uitgebreid contract, kan dan praktischer zijn.

Is er wél een duidelijke dringende reden, zoals diefstal, fraude of herhaaldelijk niet verschijnen zonder bericht, dan is ontslag op staande voet de aangewezen route, niet een VSO met vergoeding. Een VSO aanbieden in zo'n situatie betekent dat je een vergoeding betaalt voor iets waarvoor je wettelijk niets had hoeven betalen, puur omdat je het gesprek of het dossier wilde vermijden.

En weigert de werknemer simpelweg te tekenen, dan kun je een VSO niet afdwingen. Je houdt dan de gewone ontslagroute over via UWV of de kantonrechter, met de bijbehorende gronden en bewijslast.