Ontslag op staande voet: wat je moet vastleggen voordat je het doet

Ontslag op staande voet is de zwaarste vorm van ontslag die je als werkgever hebt. Je beëindigt de arbeidsovereenkomst met onmiddellijke ingang: geen opzegtermijn, en geen toestemming van UWV of de kantonrechter vooraf nodig. Dat kan alleen met een dringende reden.

"U mag de werknemer alleen ontslaan als daar een redelijke grond voor is." — Rijksoverheid

Voor ontslag op staande voet ligt de lat nog hoger dan bij een gewoon ontslag: de reden moet zo ernstig zijn dat je niet kunt verwachten dat je de werknemer nog een dag langer in dienst houdt. De Rijksoverheid noemt diefstal en misleiding als voorbeelden van zo'n dringende reden.

Slecht functioneren, een keer te laat komen of een meningsverschil met een leidinggevende zijn geen dringende reden. Daarvoor bestaan andere ontslagroutes, met een opzegtermijn en vaak een procedure bij UWV of de kantonrechter. Ontslag op staande voet is bedoeld voor de uitzondering, niet voor het sneller afronden van een traject dat eigenlijk via een andere weg moet lopen.

Twijfel je of jouw situatie dringend genoeg is voor dit middel? Die twijfel is zelf al vaak een signaal dat het antwoord nee is.

Naast de dringende reden geldt een tweede harde eis: je moet onverwijld handelen. Dat betekent dat je de werknemer ontslaat zodra je weet van de dringende reden, en dat je die reden op dat moment ook meteen meedeelt. Wacht je te lang, dan vervalt je recht om op staande voet te ontslaan — ook als de dringende reden zelf nog overeind staat.

Onverwijld is geen vast aantal dagen. Je mag de tijd nemen om de situatie te onderzoeken, juridisch advies te vragen of de werknemer te horen. Wat niet mag, is wachten zonder reden. Een week stilzitten omdat het je niet uitkomt, of een ontslag aankondigen ver na het moment waarop je allang wist wat er speelde, staat dit ontslag in de weg.

In de praktijk betekent dit dat je vanaf het moment dat je iets vermoedt een tijdlijn moet kunnen laten zien: wanneer wist je het, wat heb je gedaan om het te onderzoeken, en wanneer heb je gehandeld. Een kantonrechter toetst dit achteraf, en de bewijslast dat je onverwijld hebt gehandeld ligt bij jou als werkgever. Zonder een goed te reconstrueren tijdlijn is dat moeilijk aan te tonen — ook als je feitelijk wel snel was.

Omdat zowel de dringende reden als de onverwijldheid achteraf getoetst worden, bepaalt je dossier of het ontslag standhoudt. Leg dit vast voordat je de werknemer informeert:

• De datum en het tijdstip waarop jij, of een leidinggevende, van het incident op de hoogte raakte.
• Wat er precies is gebeurd, in feiten, niet in interpretaties. "Werknemer nam op 14 maart om 16.40 uur geld uit de kassa" in plaats van "werknemer is onbetrouwbaar".
• Verklaringen van getuigen, zo kort mogelijk na het incident opgeschreven en waar mogelijk door de getuige zelf ondertekend.
• Bewijsmateriaal zoals camerabeelden, e-mails, facturen of pinbonnen, en het moment waarop jij dat bewijs precies in handen kreeg — want dat moment is relevant voor de onverwijldheid.
• De stappen die je daarna hebt gezet: wanneer je onderzoek deed, wanneer je juridisch advies vroeg, wanneer je de werknemer hoorde.
• Het gesprek waarin je het ontslag meedeelt, met de reden expliciet genoemd. Mondeling mededelen mag, maar leg het gesprek daarna schriftelijk vast en stuur dat verslag naar de werknemer.

Dit dossier bouw je op vóórdat je de werknemer ontslaat, niet erna. Een reconstructie achteraf, als de werknemer al een advocaat heeft ingeschakeld, overtuigt een kantonrechter een stuk minder dan aantekeningen die je maakte op het moment zelf.

Een ontslag op staande voet dat geen stand houdt, is duur. De werknemer kan naar de kantonrechter stappen om het ontslag te laten vernietigen. Lukt dat, dan loopt de arbeidsovereenkomst gewoon door, met terugwerkende kracht loon over de periode dat er feitelijk niet is gewerkt. In plaats daarvan kan de werknemer ook kiezen voor een vergoeding.

Andersom werkt het ook: als het ontslag wél standhoudt en de werknemer de dringende reden opzettelijk of door eigen schuld heeft veroorzaakt, kan de werknemer jou een vergoeding verschuldigd zijn die gelijk is aan het loon over de opzegtermijn die normaal had gegolden. En bij ernstig verwijtbaar handelen van de werknemer ben je doorgaans geen transitievergoeding verschuldigd.

Die laatste twee punten zijn precies waarom sommige werkgevers te snel naar ontslag op staande voet grijpen: het voelt als de goedkope en snelle route. Maar een ontslag dat achteraf wordt vernietigd kost uiteindelijk meer dan een reguliere ontslagprocedure had gekost, in loon, in advocaatkosten en in de tijd die het traject in beslag neemt. De kans dat een rechter een ontslag op staande voet afwijst, is niet denkbeeldig: rechters toetsen zowel de dringende reden als de onverwijldheid streng, en wegen daarbij ook de omstandigheden van de werknemer mee.

Ontslag op staande voet is niet de juiste route voor functioneren dat tegenvalt, een conflict dat is geëscaleerd, of een werknemer die je gewoon liever niet meer in dienst hebt. Voor die situaties bestaan andere wegen: een verbetertraject met een schriftelijk vastgelegd dossier, ontslag met wederzijds goedvinden via een vaststellingsovereenkomst, of een ontslagprocedure via UWV of de kantonrechter met een reguliere opzegtermijn.

Twijfel je of een gedraging ernstig genoeg is voor ontslag op staande voet, kies dan vaker voor de voorzichtige route: een schorsing met behoud van loon, terwijl je het dossier verder opbouwt. Dat geeft je de tijd die "onverwijld" je formeel niet geeft, zonder dat je het recht op ontslag op staande voet meteen verspeelt, zolang je ook dan voortvarend blijft handelen en niet laat liggen.

De vuistregel: hoe groter de impact van de beslissing, hoe meer het loont om eerst een arbeidsrechtjurist te laten meekijken voordat je de werknemer informeert. Dat kost tijd, maar een vernietigd ontslag kost meer: in loon, in advocaatkosten en in de rust in je team. Ontslag op staande voet is een middel voor de uitzonderlijke situatie, niet voor de snelle oplossing van een probleem dat eigenlijk langer sluimert.