MIA en Vamil bijhouden: de meldtermijn van 3 maanden die je aftrek kost

Wie investeert in een bedrijfsmiddel dat beter is voor het milieu dan gebruikelijk, kan in aanmerking komen voor twee regelingen tegelijk: de milieu-investeringsaftrek (MIA) en de willekeurige afschrijving milieu-investeringen (Vamil). Beide staan los van de energie-investeringsaftrek (EIA) en de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) — je kunt MIA soms zelfs combineren met KIA op dezelfde investering.

De MIA werkt als een extra aftrekpost op je winst. Volgens RVO kun je met de MIA "tot 45% van de investeringskosten aftrekken van uw winst", bovenop de gewone afschrijving die je toch al mag toepassen. Dat is geen subsidie die wordt uitgekeerd, maar een lagere fiscale winst — en dus minder belasting.

De Vamil doet iets anders: die regelt niet hóéveel je mag aftrekken, maar wannéér. Met de Vamil mag je "tot 75% van uw investering" afschrijven op een moment dat jij kiest, in plaats van volgens het gebruikelijke afschrijvingsschema. Dat is vooral handig in een jaar waarin je toevallig veel winst maakt: je schuift de aftrek naar voren en verlaagt de belastbare winst precies wanneer het uitkomt.

Beide regelingen gelden alleen voor bedrijfsmiddelen die op de Milieulijst staan, een lijst die het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat volgens RVO "ieder jaar aanpast". Een investering die dit jaar kwalificeert, hoeft dat volgend jaar niet meer te doen — en andersom.

Het punt waar de meeste ondernemers misgrijpen, is niet de hoogte van de aftrek maar de termijn om hem aan te vragen. Volgens de Belastingdienst moet je de investering melden "binnen 3 maanden nadat u de investeringsverplichting bent aangegaan."

Dat startpunt is niet de datum van de factuur, de levering of de betaling. Het is het moment waarop de verplichting ontstaat — bijvoorbeeld het tekenen van de koopovereenkomst of het plaatsen van de order. Bestel je in januari een installatie die pas in mei wordt geleverd en betaald, dan loopt je termijn van drie maanden gewoon vanaf januari.

Voor bedrijfsmiddelen die je zelf laat bouwen of vervaardigen, geldt een net andere teller: melding moet binnen drie maanden na het einde van het kalenderkwartaal waarin je de voortbrengingskosten maakte.

Mis je die termijn, dan is er geen coulance. RVO is daar op zijn eigen site glashelder over: "Dient u uw aanvraag niet in binnen deze termijn? Dan komt uw investering niet in aanmerking." Geen bezwaarprocedure, geen alsnog-indienen — de aftrek is dan gewoon weg, ook als de investering verder aan alle voorwaarden voldoet.

"Dient u uw aanvraag niet in binnen deze termijn? Dan komt uw investering niet in aanmerking." — RVO

In de praktijk gaat dit vaak mis bij grotere aankopen waar meerdere mensen bij betrokken zijn: de directeur tekent de order, de boekhouder ziet de factuur pas maanden later, en de melding bij RVO wordt eenvoudigстой vergeten omdat niemand hem als taak had staan.

De Milieulijst is breed, maar niet vrijblijvend: staat je investering er niet met de juiste codeomschrijving op, dan is er niets om aan te vragen, hoe milieuvriendelijk het bedrijfsmiddel ook is in de praktijk. Volgens RVO bevat de lijst een brede mix aan categorieën, met voorbeelden zoals:

• een UV-gewasbeschermingsinstallatie voor de glastuinbouw
• een CO₂-vervloeiingsinstallatie
• elektrische bakfietsen voor vervoer
• een onkruidbestrijdingsmachine op basis van hoogspanning voor verhard oppervlak
• een toiletreinigingssysteem dat kalkaanslag verwijdert met ultrasone trillingen in plaats van schoonmaakmiddel

Dat laat meteen zien hoe specifiek de omschrijvingen zijn. Het gaat niet om "een duurzame vrachtwagen" in het algemeen, maar om een precies omschreven type installatie of uitvoering. Twijfel je of jouw investering onder een code valt, dan is dat iets om vooraf te checken — niet iets om achteraf te laten uitzoeken door een boekhouder die de factuur ziet nadat de meldtermijn al verstreken is.

Omdat het ministerie de lijst jaarlijks aanpast, is het ook geen kwestie van "vorig jaar kwam dit type installatie in aanmerking, dus nu ook". Een code kan verdwijnen, van percentage veranderen, of strenger worden geformuleerd. Voor wie vaker in dezelfde categorie investeert — bijvoorbeeld een aannemer die regelmatig elektrisch materieel aanschaft — loont het om bij elke nieuwe aanschaf opnieuw te controleren of de omschrijving nog klopt, in plaats van te varen op de kwalificatie van een eerdere investering.

Omdat de meldtermijn van drie maanden begint te lopen op een moment dat vaak niet samenvalt met de factuur of de betaling, is dit typisch een proces dat misgaat door overdracht tussen mensen, niet door onwil. Wie tekent de order, wie ziet de factuur, en wie weet dat er een deadline bij RVO loopt — dat zijn vaak drie verschillende momenten en soms drie verschillende mensen.

Een paar dingen die dit in de praktijk werkbaar houden:

• Leg bij elke investering die mogelijk op de Milieulijst staat, de datum van de investeringsverplichting apart vast — niet de factuurdatum. Dat is het tekenmoment van de order of overeenkomst.
• Zet de melddeadline (verplichtingsdatum plus drie maanden) direct als taak of herinnering klaar op het moment dat de order getekend wordt, niet pas als de factuur binnenkomt.
• Check de geldende Milieulijst-code vóórdat je bestelt, niet erna. Dan weet je vooraf of aanvragen zinvol is, in plaats van achteraf te ontdekken dat de omschrijving net niet past.
• Meld bij RVO zodra je genoeg gegevens hebt; je hoeft niet te wachten op de beslissing om je aangifte in te dienen. Zoals RVO het zelf zegt: "U kunt uw belastingaangifte later zo nodig wijzigen."

Dit is geen kwestie van ingewikkelde software nodig hebben. Het is een kwestie van één vast moment inbouwen — bij het tekenen van elke investeringsverplichting — waarop iemand expliciet checkt: staat dit op de Milieulijst, en is de melding bij RVO al de deur uit?