Energie-investeringsaftrek (EIA) bijhouden: de deadline van 3 maanden die je mist als je te laat meldt

De energie-investeringsaftrek (EIA) is een fiscale regeling waarmee je een extra deel van een investering in energiezuinige bedrijfsmiddelen aftrekt van de winst, los van de gewone afschrijving. Voor 2026 gaat het om 40% van de investeringskosten, zo meldt RVO - de uitvoerder van de regeling namens de Belastingdienst.

De regeling is niet beperkt tot één sector. Ze geldt voor IB-ondernemers en voor bv's die vennootschapsbelasting betalen, en voor investeringen die uiteenlopen van LED-verlichting, isolatie en warmtepompen tot elektrische bedrijfswagens en energiezuinige productiemachines.

De voorwaarde die het meeste verschil maakt in de praktijk: het bedrijfsmiddel moet voorkomen op de Energielijst die RVO elk jaar opnieuw publiceert. Niet de lijst van het jaar waarin het apparaat wordt geleverd of in gebruik genomen, maar de lijst van het jaar waarin je de investeringsverplichting bent aangegaan - meestal de besteldatum of de datum van het ondertekende contract. Koop je in december 2026 iets dat pas in januari 2027 wordt geleverd, dan telt de energielijst van 2026, niet van 2027.

Voor de meeste ondernemers is dit geen reden om een investering vroeg of laat te plannen. Het is wel een reden om, vóórdat je tekent, na te gaan of het apparaat op de actuele lijst staat - een investering die er niet op staat, komt sowieso niet in aanmerking, hoe energiezuinig hij ook is.

De EIA kent één harde deadline, en die is onvergevend. RVO omschrijft het zo: voor aanschafkosten moet je de aanvraag indienen binnen 3 maanden na de besteldatum. Voor kosten die je zelf maakt om iets te vervaardigen (voortbrengingskosten) geldt een vergelijkbare termijn van 3 maanden na het kwartaal waarin je die kosten hebt gemaakt.

Wat er gebeurt als je die termijn mist, laat RVO er geen misverstand over bestaan:

Als u te laat aanvraagt loopt u het belastingvoordeel mis.

Geen coulanceregeling, geen herstelmogelijkheid achteraf - de aftrek van 40% is dan gewoon weg, voor die ene investering.

Dit gaat vaker mis dan je zou verwachten, en niet omdat ondernemers de regeling niet kennen. Het gaat mis omdat de besteldatum - het moment waarop de klok gaat lopen - meestal ligt bij degene die de knoop doorhakt over de aanschaf, terwijl de melding bij RVO meestal wordt gedaan door de boekhouder of accountant. Zit daar een paar maanden tussen, bijvoorbeeld omdat de investering pas bij het opmaken van de jaarcijfers ter sprake komt, dan is de termijn allang verstreken voordat iemand aan melden denkt.

Voor de melding zelf heb je eHerkenning nodig, minimaal niveau eH2+ met machtiging voor RVO-diensten - geen DigiD. Regel dat op tijd: een eHerkenningsmiddel aanvragen kost zelf ook een paar dagen tot weken, en die tijd loopt gewoon mee binnen de termijn van 3 maanden.

Omdat de klok gaat lopen op het moment van de investeringsverplichting - niet op het moment van de factuur of de levering - heeft het zin om per investering een paar gegevens meteen vast te leggen, in plaats van ze achteraf te reconstrueren.

• De besteldatum of contractdatum. Niet de factuurdatum en niet de leverdatum: het moment waarop je je vastlegt aan de aankoop, bijvoorbeeld door een offerte te ondertekenen of een order te plaatsen.
• De energielijstcode van het jaar waarin je die verplichting aanging, inclusief een kopie van de lijst op dat moment - lijsten worden jaarlijks vervangen en zijn later niet altijd makkelijk terug te vinden voor precies het juiste jaar.
• Het investeringsbedrag, en een omschrijving die aansluit bij de omschrijving op de energielijst.
• De naam en gegevens van de leverancier, voor het geval RVO om onderbouwing vraagt.

Dit hoeft geen aparte administratie te zijn die naast je boekhouding komt te staan - het zijn een paar velden die je invult op het moment dat je toch al een investeringsbeslissing vastlegt, bijvoorbeeld in een inkooporder of een notitie bij de offerte. De meeste tijd gaat verloren wanneer dit er niet meteen bij staat en iemand drie maanden later moet uitzoeken wanneer een machine nu precies is besteld.

Voor een bedrijf dat één of twee keer per jaar een energiezuinige investering doet, is dit met een aantekening in de agenda of een regel in een spreadsheet prima te overzien: noteer de besteldatum, zet er een herinnering bij op 10 weken later, en dien de aanvraag ruim voor de termijn van 3 maanden in.

Het wordt lastiger zodra een bedrijf meerdere investeringen per jaar doet, verspreid over verschillende afdelingen of vestigingen, en de persoon die de aankoop beslist niet dezelfde is als degene die de melding bij RVO doet. Dan ontstaat het risico dat een investering nooit op het bordje komt van degene die weet dat er een deadline aan vastzit - niet omdat niemand de regeling kent, maar omdat niemand op dat moment beseft dat dít een EIA-investering is.

In die situatie helpt een vast moment in het inkoopproces: bij elke investering boven een bepaald bedrag checkt iemand standaard of het bedrijfsmiddel op de energielijst staat, en zo ja, wordt de besteldatum meteen vastgelegd met een herinnering. Dat hoeft geen ingewikkeld systeem te zijn - een vast vinkje op het inkoopformulier is vaak al genoeg.

Belangrijker dan het middel is het moment: de check moet gebeuren bij het plaatsen van de order, niet bij de jaarafsluiting. Tegen die tijd is de termijn van 3 maanden voor de meeste investeringen uit het eerste kwartaal van het jaar allang verstreken.