Payrolling inzetten: wat de wet precies verplicht

Payrolling is personeel inhuren via een payrollbedrijf dat officieel werkgever wordt. Het payrollbedrijf leent de medewerker aan jouw bedrijf uit en neemt de werkgeverslasten over: salarisadministratie, arbeidscontracten, loonheffingen en pensioenopbouw. Jij blijft wel degene die de medewerker werft, aanstuurt en het werk verdeelt.

Dat is het verschil met een uitzendbureau. Bij uitzendwerk zoekt het uitzendbureau zelf mensen bij elkaar en koppelt die aan opdrachtgevers. Bij payrolling heb je vaak al iemand gevonden — via een eigen vacature, je netwerk, of iemand die al voor je werkte als zzp'er — en zet je het payrollbedrijf alleen in om het werkgeverschap van die ene persoon over te nemen.

Voor jou als ondernemer verandert er in de praktijk vooral iets aan de administratie: je stuurt geen salarisstrook, geen loonheffing en geen pensioenpremie meer zelf. Het payrollbedrijf regelt dat en stuurt jou een factuur. De medewerker blijft wel feitelijk jouw personeel: die werkt op jouw locatie, onder jouw leiding, volgens jouw planning.

De wet stelt één harde eis aan de arbeidsvoorwaarden van een payrollwerknemer: die moeten minimaal gelijk zijn aan wat je eigen personeel krijgt. Ondernemersplein, het officiële overheidsloket voor ondernemers, is daar duidelijk over: de arbeidsvoorwaarden voor payrollwerknemers zijn "minimaal dezelfde als die van werknemers bij u in dienst."

Dat betekent dat je, voordat de payrollwerknemer bij jou begint, aan het payrollbedrijf moet doorgeven welke arbeidsvoorwaarden je eigen medewerkers krijgen: salaris, toeslagen, reiskostenvergoeding, roostervrije dagen, eventuele bonusregelingen. Het payrollbedrijf gebruikt die informatie om het salaris van de payrollwerknemer op te bouwen — dit heet de inlenersbeloning.

Heb je zelf geen personeel in dienst, bijvoorbeeld omdat je een eenmanszaak bent die voor het eerst iemand via payroll inhuurt? Dan gelden de arbeidsvoorwaarden die in jouw sector gebruikelijk zijn voor vergelijkbare functies, in plaats van een vergelijking met je eigen, niet-bestaande personeel.

Dit raakt direct de prijs die een payrollbedrijf aan jou rekent. Vraag je een payrollbedrijf om een offerte, dan moet dat bedrijf eerst weten wat jouw eigen arbeidsvoorwaarden zijn voordat het een reëel tarief kan geven. Een offerte zonder die vraag is een offerte die de wettelijke inlenersbeloning nog niet heeft doorgerekend.

De Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) regelde de gelijke arbeidsvoorwaarden voor payrollwerknemers en trad in werking op 1 januari 2020. Dat staat met zoveel woorden in het officiële invoeringsbesluit: "De Wet arbeidsmarkt in balans treedt in werking met ingang van 1 januari 2020."

Voor pensioen gold een uitzondering. Diezelfde regeling (artikel 8a, leden 4 tot en met 6, van de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs) trad pas een jaar later in werking, op 1 januari 2021, na een toezegging die het kabinet in de Eerste Kamer had gedaan. Tot die datum had een payrollwerknemer dus wel recht op gelijke arbeidsvoorwaarden, maar nog niet automatisch op een pensioenregeling die gelijkwaardig was aan die van je eigen personeel.

Sinds 2021 geldt: de pensioenregeling van een payrollwerknemer is adequaat als die meedoet in dezelfde regeling als vergelijkbare functies bij jouw bedrijf. Heb je daar geen pensioenregeling voor, dan telt de regeling die in je sector gebruikelijk is. Het payrollbedrijf mag ook een eigen pensioenregeling optuigen in plaats van aansluiten bij die van jou, zolang die qua opbouw niet achterblijft.

Vraag bij een nieuwe payrollofferte dus altijd concreet welke pensioenregeling wordt toegepast, en bij welk fonds die loopt. Een payrollbedrijf dat dat niet scherp kan beantwoorden, heeft zijn pensioenadministratie niet op orde.

Het payrollbedrijf is verantwoordelijk voor het afdragen van loonheffingen en sociale premies over het loon van de payrollwerknemer. Gebeurt dat niet, dan kan de Belastingdienst jou als inlener daarvoor aansprakelijk stellen. Ondernemersplein noemt dit risico expliciet en wijst op een manier om het te beperken: werk met een payrollbedrijf dat het SNA-keurmerk heeft. Bij een gecertificeerd bedrijf is de aansprakelijkheid van de inlener kleiner.

Check dat keurmerk dus vóórdat je een contract tekent, niet erna. De Stichting Normering Arbeid houdt een openbaar register bij van gecertificeerde bedrijven; een snelle zoekopdracht daarin kost je twee minuten en bespaart je een naheffing als het misgaat.

Voor ontslag geldt geen verschil met je eigen personeel: een payrollwerknemer heeft dezelfde ontslagbescherming. Je kunt een payrollwerknemer niet zomaar laten gaan omdat het project is afgelopen of de opdracht stopt — daarvoor moet een geldige ontslaggrond zijn, beoordeeld door UWV of de rechter, net als bij een medewerker die rechtstreeks bij jou in dienst is. Payrolling is dus geen manier om personeel makkelijker te kunnen laten gaan dan bij een vast contract.

Payrolling is in de praktijk vaak duurder per uur dan iemand gewoon zelf in dienst nemen. Je betaalt niet alleen het salaris en de wettelijke lasten, maar ook een marge voor het payrollbedrijf dat de administratie, het werkgeversrisico en de pensioenregeling overneemt. Voor een paar vaste medewerkers die je toch al jarenlang in huis hebt, is dat een dure manier om iets te regelen dat een eigen HR-administratie of een boekhouder ook kan doen.

Payrolling is wel nuttig in een paar concrete situaties: je wilt iemand snel aan het werk zetten zonder zelf een arbeidscontract, salarisadministratie en pensioenregeling op te zetten; je hebt een tijdelijke piek waarvoor je geen eigen personeelsdossier wilt opbouwen; of je wilt het werkgeversrisico — ziekte, re-integratie, ontslagprocedures — bij een partij leggen die daar de administratie voor heeft.

Één constructie waarvoor payrolling niet bedoeld is: een zzp'er 'omzetten' naar payroll om schijnzelfstandigheid te vermijden. Werkt een zzp'er via een payrollbedrijf, dan heeft die geen recht meer op zelfstandigenaftrek en btw-aftrek over dat werk, terwijl het voor jou als inlener nog steeds een gewone arbeidsrelatie is met alle bijbehorende verplichtingen. Dat is dus geen eenvoudige tussenvorm, maar een keuze met directe fiscale gevolgen voor de ander.