Rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit: wat moet je bijhouden

Sinds 1 juli 2024 geldt in Nederland de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit, meestal afgekort tot WPM. De verplichting komt voort uit het Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit en verplicht werkgevers om jaarlijks cijfers aan te leveren over hoe hun medewerkers reizen: woon-werkverkeer en zakelijke ritten samen.

Het gaat niet om een belasting of een heffing. Er wordt op dit moment ook geen individuele CO2-norm per bedrijf opgelegd. Je levert alleen gegevens aan, en de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) gebruikt die om op landelijk niveau te volgen of de uitstoot van werkgebonden mobiliteit daalt.

De regeling wordt uitgevoerd via een rapportageportaal van RVO. Werkgevers die eronder vallen, loggen daar in en vullen de reisgegevens van hun medewerkers in over het afgelopen jaar.

Omdat dit een relatief nieuwe en administratieve verplichting is, komt hij bij veel bedrijven pas in beeld op het moment dat de deadline dichtbij komt — en dan blijkt vaak dat niemand de reisgegevens structureel heeft bijgehouden. Dat is waar dit artikel op ingaat: wie moet rapporteren, wat je precies moet bijhouden, en of het de moeite waard is om dat te automatiseren.

De rapportageplicht geldt voor organisaties met 100 of meer medewerkers. Geteld worden medewerkers met een arbeidscontract voor ten minste twintig uur betaalde arbeid per maand. Werk je met veel kleine deeltijdcontracten onder die urengrens, dan tellen die medewerkers niet mee voor de drempel.

Zit je onder de honderd medewerkers, dan heb je op dit moment geen rapportageverplichting. Je hoeft dan niets aan te leveren bij RVO, ook niet als je bedrijf veel zakelijke kilometers maakt.

Wat de regeling later kan gaan doen als bedrijven de landelijke CO2-doelen niet halen, ligt nog niet vast. Er wordt periodiek geëvalueerd of de vrijwillige, collectieve aanpak voldoende resultaat oplevert; mocht dat niet zo zijn, dan kan er op een later moment een aanscherping komen. Voor nu blijft de verplichting beperkt tot het aanleveren van reisgegevens, zonder dat er een norm aan hangt die je moet halen.

Ben je een bedrijf dat net over de honderd medewerkers heen groeit, dan is het slim om daar niet pas bij te stilstaan als de deadline eraan komt. De telling is niet eenmalig — je zit structureel in de doelgroep zodra je boven de drempel komt, en dat verandert het beste moment om reisgegevens te gaan bijhouden.

Wat je aanlevert, is in de kern beperkt: het totaal aantal gereisde kilometers van je medewerkers, uitgesplitst naar het gebruikte vervoermiddel (auto, ov, fiets, lopend en dergelijke) en naar brandstofsoort bij gemotoriseerd vervoer. Dat geldt zowel voor woon-werkverkeer als voor zakelijke ritten.

Voor het eerste rapportagejaar, over 2024, moesten werkgevers deze gegevens uiterlijk 30 juni 2025 hebben aangeleverd bij RVO. Dat was een jaarlijkse deadline: je rapporteert telkens over het voorafgaande kalenderjaar, met de zomer als moment waarop RVO de gegevens binnen wil hebben.

Het aanleveren zelf gebeurt via het rapportageportaal van RVO, waarin je de cijfers invoert. Waar de cijfers vandaan komen, is aan jou — de regeling schrijft geen specifieke bron of methode voor, zolang de cijfers kloppen.

In de praktijk betekent dit dat je een jaar lang, of in ieder geval rond de peildatum, moet kunnen aantonen hoeveel kilometer er is gereisd en met welk vervoermiddel. Voor bedrijven die dit nooit hebben bijgehouden, is dat vaak het lastigste onderdeel: niet het invullen van het formulier, maar het reconstrueren van cijfers die nergens centraal staan.

De meeste bedrijven met honderd of meer medewerkers hebben de onderliggende data al ergens liggen, alleen niet op één plek. Een leasemaatschappij heeft de kilometerstanden van leaseauto's. Een declaratiesysteem heeft de zakelijke ritten met privévervoer. Een OV-kaartregeling of mobiliteitskaart heeft reisdata van het openbaar vervoer. En voor woon-werkverkeer met eigen vervoer is er vaak helemaal geen harde data, alleen een schatting op basis van postcode en aantal werkdagen.

Handmatig bijhouden betekent meestal: één keer per jaar, rond de deadline, gaat iemand van HR of de facilitaire dienst bij elke bron langs, exporteert wat er te exporteren valt, en vult de rest handmatig aan met schattingen. Dat werkt, maar het is foutgevoelig en het kost elk jaar opnieuw uitzoekwerk, vooral als er in het team iets wisselt.

Automatiseren betekent hier niet dat er een nieuw systeem bij komt waarin medewerkers zelf iets moeten invullen. Het betekent vooral dat de bestaande bronnen — leasebeheer, declaraties, een eventuele mobiliteitskaart — gekoppeld worden aan één overzicht, zodat de cijfers voor de jaarlijkse rapportage niet elk jaar opnieuw met de hand bij elkaar gezocht hoeven te worden. Dat overzicht kan ook nuttig zijn buiten de WPM om, bijvoorbeeld bij vragen over parkeerbeleid of een leaseregeling.

Voor een deel van de bedrijven die onder de WPM vallen, is een koppeling tussen systemen overdreven. Werkt je bedrijf met één leasemaatschappij die alle relevante kilometers en brandstofgegevens al in een export levert, en heb je verder weinig zakelijk verkeer met privévervoer of ov, dan is één keer per jaar een export downloaden en overtypen in het RVO-portaal simpelweg minder werk dan het bouwen of aanschaffen van een koppeling die je maar één keer per jaar gebruikt.

Hetzelfde geldt als je net over de honderd medewerkers heen zit en niet zeker weet of dat structureel blijft. Investeren in een geautomatiseerd overzicht voor een verplichting waar je mogelijk volgend jaar weer onder uit valt, weegt niet op tegen een handmatige jaarlijkse exercitie van een paar uur.

Automatiseren gaat pas lonen zodra de data over meerdere, losse bronnen verspreid zit die je toch al vaker nodig hebt — voor de leaseregeling, voor declaraties, voor duurzaamheidsrapportages aan klanten — en het reconstrueren van de cijfers elk jaar merkbaar tijd kost aan iemand die dat karwei erbij doet naast het gewone werk. Is dat niet het geval, dan is er weinig winst te halen met meer dan een goed bijgehouden spreadsheet die je elk jaar bijwerkt.