Verzendproces automatiseren: pakketten aanmelden bij de vervoerder zonder overtypen

Bij veel kleine webshops en bedrijven die zelf pakketten versturen, staat de bestelling in het webshopsysteem, maar moet de naam, het adres, het gewicht en het pakkettype apart worden ingevoerd in het portaal van de vervoerder — PostNL Zakelijk, DHL, DPD of een ander. Twee systemen die los van elkaar staan, en een mens die de brug vormt.

Dat gaat op een rustige dag prima. Het wringt op een dag met veel bestellingen, aan het einde van de middag net voor de ophaaltijd van de vervoerder, of wanneer er iemand anders dan normaal het inpakken en verzenden doet. Een cijfer verwisseld in een postcode, een pakket dat als brievenbuspakket wordt aangemeld terwijl het er niet in past, een verzendbevestiging die niet naar de klant gaat omdat die stap er handmatig bij komt — dat zijn geen uitzonderingen, dat is wat er gebeurt als een repeterende handeling van iemands aandacht afhangt.

Het onderliggende probleem is niet dat er een vervoerdersportaal bestaat. Het probleem is dat gegevens die al in je webshop staan, nog een keer worden overgetypt voordat ze bij de vervoerder landen. Elke keer dat iemand overtypt, is er een kans dat het net iets anders wordt dan wat er in de bestelling stond.

Verzendautomatisering betekent dat de gegevens van een bestelling — ontvanger, adres, gewicht, inhoud, gekozen verzendmethode — rechtstreeks vanuit de webshop of het orderoverzicht naar de vervoerder gaan, zonder dat iemand ze nog een keer intikt. In de praktijk loopt dat meestal via een tussenlaag (een verzendplatform of een plugin van de webshop) die met meerdere vervoerders tegelijk kan praten, zodat je niet voor elke vervoerder een los systeem hoeft te openen.

Wat er dan automatisch gebeurt:

• Zodra een bestelling als 'gereed om te verzenden' wordt gemarkeerd, wordt het verzendlabel aangemaakt en is het direct te printen.
• Het systeem kiest, op basis van vooraf ingestelde regels, de juiste vervoerder en dienst — bijvoorbeeld een pakket onder een bepaald gewicht via de brievenbus, een zwaarder pakket via de deur-aan-deurbezorging, een bestelling naar het buitenland via een andere vervoerder dan binnenlands.
• De klant krijgt automatisch een track-en-trace-code zodra het label is aangemaakt, zonder dat iemand dat apart moet versturen.
• Een retourlabel kan vooraf worden klaargezet of door de klant zelf worden aangevraagd via een retourportaal, zodat retouren niet via een los telefoontje of mailtje binnenkomen.

De kern is steeds dat het verzendproces een automatisch gevolg is van de status van de bestelling, in plaats van een los administratief werkje dat iemand er nog bij moet doen.

Dit is waar verzendautomatisering meer is dan gemak: als je aan consumenten verkoopt, bepaalt de wet wie het risico draagt zolang het pakket onderweg is. Artikel 7:11 van het Burgerlijk Wetboek is daar duidelijk over: "Bij een consumentenkoop waarbij de zaak bij de koper wordt bezorgd, is de zaak voor het risico van de koper vanaf het moment dat de koper of een door hem aangewezen derde, die niet de vervoerder is, de zaak heeft ontvangen" (wetten.overheid.nl, Burgerlijk Wetboek Boek 7).

In gewone taal: zolang jij als verkoper de vervoerder kiest of aanbiedt, blijft het pakket voor jouw risico tot het bij de klant is afgeleverd — niet tot het bij de vervoerder is afgegeven. Komt een pakket niet aan, dan is dat in de regel jouw verlies, niet dat van de klant, en moet je opnieuw leveren of terugbetalen. Alleen als de klant zelf een vervoerder aanwijst die jij niet als optie hebt aangeboden, gaat het risico al over op het moment dat die vervoerder het pakket ontvangt.

Dat is precies waarom een werkende track-en-trace-koppeling niet alleen service is, maar ook bewijs. Kan een klant straks beweren dat een pakket nooit is aangekomen, dan is een automatisch vastgelegde aflevertijd met handtekening of foto je enige houvast. Een losse verzendbon die iemand met de hand invult, levert dat bewijs meestal niet op.

De kosten bestaan uit twee lagen die je niet moet verwarren: de prijs van het platform dat de labels aanmaakt en de koppelingen onderhoudt, en de verzendkosten die de vervoerder zelf rekent per pakket. Die laatste betaal je sowieso, geautomatiseerd of niet.

Als voorbeeld de prijzen van Sendcloud, een van de bekendere Nederlandse verzendplatforms (Sendcloud, Prijzen):

• Gratis: geen abonnementskosten, wel een toeslag van €0,10 per label, met een beperking van 50 brievenbuslabels per maand en alleen verzenden tegen de eigen tarieven van Sendcloud.
• Lite: €28 per maand, tot 4.800 labels per jaar, eigen vervoerderscontract mogelijk, maximaal 3 gebruikers en 3 shopkoppelingen.
• Growth: €87 per maand, tot 12.000 labels per jaar, inclusief een eigen trackingpagina en een retourportaal.
• Premium: €175 per maand, tot 120.000 labels per jaar, met uitgebreider retourbeheer en verzendanalyse.
• Pro: €639 per maand, tot 360.000 labels per jaar, met een customer success manager.

De toeslag per label (vanaf €0,07 tot €0,10, afhankelijk van het abonnement) komt dus nog boven op wat je al aan de vervoerder betaalt voor het vervoer zelf. Voor een bedrijf dat een paar honderd pakketten per maand verstuurt, loont een betaald abonnement vooral als de extra's — meerdere vervoerders, een eigen trackingpagina, een retourportaal — ook echt gebruikt worden. Zomaar het duurste plan nemen omdat het meer labels toestaat dan je nodig hebt, is geld dat niet terugkomt.

Verstuur je een paar pakketten per week via één vaste vervoerder, dan is een los verzendplatform er vaak niet voor nodig. PostNL Zakelijk en de meeste andere vervoerders bieden een eigen portaal aan waarin je zonder abonnementskosten labels aanmaakt, en veel webshopplatforms (WooCommerce, Shopify, Lightspeed) hebben een gratis of goedkope plugin die rechtstreeks met die ene vervoerder koppelt. Een extra laag ertussen voegt dan vooral complexiteit toe: een extra account, een extra koppeling die kan breken bij een update, en maandelijkse kosten voor functies die je niet gebruikt.

Het kantelpunt ligt niet bij een vast aantal pakketten, maar bij de vraag of je meerdere vervoerders naast elkaar nodig hebt, of specifieke functies zoals een eigen retourportaal, een gepersonaliseerde trackingpagina of verzendregels die automatisch de goedkoopste optie kiezen. Heb je die niet nodig, dan betaal je voor functionaliteit die bij jouw volume geen tijd of geld bespaart.

Het loont ook niet als je verzendpatroon sterk wisselt — bijvoorbeeld een paar drukke weken per jaar en daarna bijna niets. Een abonnement met een vaste maandprijs en een jaarlimiet aan labels is dan ongunstig; een model waarbij je alleen per label betaalt past beter bij pieken en dalen. Kijk dus eerst naar hoeveel vervoerders je echt gebruikt en hoe grillig je volumes zijn, voordat je een vast abonnement afsluit.

Begin met uitzoeken wat je webshopplatform al standaard aanbiedt. Shopify, WooCommerce, Lightspeed en de meeste andere pakketten hebben officiële plugins voor de grote vervoerders, en die koppeling is vaak gratis of voor een paar euro per maand — ruim voordat je aan een los verzendplatform toe bent. Check ook of je huidige boekhoud- of ordersysteem al een directe koppeling met je vervoerder aanbiedt; dan is er misschien niets bij te bouwen.

Pas als je met meerdere vervoerders werkt, of functies nodig hebt zoals een eigen retourportaal of automatische keuze van de goedkoopste verzendoptie, is een apart verzendplatform de moeite waard. Begin dan met een gratis of instapplan, en kijk een maand mee hoeveel labels je echt aanmaakt en welke functies je daadwerkelijk gebruikt voordat je naar een duurder abonnement overstapt.

Leg vooraf vast wie verantwoordelijk is voor het moment waarop een bestelling als 'verzendklaar' wordt gemarkeerd — dat is het punt waarop de automatisering begint. Is dat moment niet duidelijk, dan verzend je alsnog te laat of dubbel, ook met het beste platform erachter. En controleer, voordat je live gaat, of de trackingcode die de klant krijgt ook echt klopt met het pakket — een koppeling die labels genereert maar de verkeerde track-en-trace naar de klant stuurt, is erger dan geen koppeling.