Btw-aangifte voorbereiden automatiseren: dit blijft handwerk

Het eerste kwartaal loopt af, en ergens in april moet de btw-aangifte de deur uit. Je weet dat het eraan komt, maar de bonnetjes van januari liggen nog in een schoenendoos of een fotomapje op je telefoon, de facturen van een paar klanten zijn per ongeluk in de spammap beland, en je weet niet zeker of die ene aankoop van vorige maand al is ingeboekt.

Dat gebeurt niet omdat je slecht in administratie bent. Het gebeurt omdat het verzamelen van bonnen en facturen iets is dat je tussendoor doet, verspreid over drie maanden, terwijl het werk waar je klanten voor betalen op de eerste plaats komt. Tegen de tijd dat de aangifte moet, ben je twee avonden kwijt aan het bij elkaar zoeken van dingen die je in het moment zelf in twee minuten had kunnen vastleggen.

Bij een eenmanszaak met een paar facturen per maand is dat vervelend, maar te overzien. Bij een bedrijf met tien of twintig leveranciers, wisselende onderaannemers en een aparte kostenrekening per project wordt het een aparte klus die telkens terugkomt — vier keer per jaar, of twaalf keer als je maandaangifte doet.

Voordat je de aangifte kunt indienen, moet een aantal dingen kloppen. Alle verkoopfacturen van de periode moeten geboekt zijn, inclusief de btw die je in rekening hebt gebracht. Alle inkoopfacturen en bonnetjes moeten verwerkt zijn, zodat je de btw die je zelf hebt betaald kunt terugvragen. Bankafschriften moeten aansluiten op wat er geboekt staat, anders klopt het totaal niet.

Daar komt bij dat je moet controleren op dubbelingen — een factuur die je handmatig hebt ingevoerd én automatisch via de bank is binnengekomen, telt anders dubbel. En bij grotere aankopen (auto's, apparatuur, verbouwingen) gelden aparte regels voor het aftrekken en herzien van btw over meerdere jaren, wat het overzicht nog lastiger maakt.

Pas als dat allemaal klopt, kun je de aangifte zelf indienen via Mijn Belastingdienst Zakelijk of laten indienen door je boekhouder. De aangifte zelf invullen is meestal het makkelijkste deel van de vier stappen; het verzamelen en controleren eromheen kost het meeste tijd.

Het grootste tijdverlies zit in het handmatig overtypen en zoeken, niet in het rekenwerk zelf. Dat is ook het deel dat zich het makkelijkst laat automatiseren.

• Bonnetjes en inkoopfacturen: een foto van een bonnetje of een doorgestuurde factuur wordt automatisch herkend, ingeboekt op de juiste kostenpost en gekoppeld aan de bijbehorende btw.
• Bankkoppeling: transacties op je zakelijke rekening worden automatisch gematcht met openstaande facturen, zodat je niet meer handmatig hoeft af te stemmen wat betaald is en wat niet.
• Terugkerende facturen: vaste maandelijkse of kwartaalfacturen aan dezelfde klanten hoeven niet elke keer opnieuw te worden aangemaakt.
• Deadline-bewaking: een herinnering die vanzelf afgaat rond de 24e van de maand voor het einde van het tijdvak — het moment waarop je de aangifte kunt gaan indienen — voorkomt dat de laatste dag je overvalt.

Wat automatisering niet doet, is beoordelen of een uitgave zakelijk is, of een factuur klopt, of welk btw-tarief van toepassing is bij een grensgeval. Dat blijft mensenwerk, alleen hoef je het niet meer te combineren met drie avonden zoeken naar bonnetjes.

Voor een deel van de ondernemers is dit hele verhaal niet relevant. Val je onder de kleineondernemersregeling (KOR) — een omzet van maximaal €20.000 per kalenderjaar, zowel dit jaar als vorig jaar — dan breng je klanten geen btw in rekening en hoef je ook geen btw-aangifte te doen. Automatiseren van iets dat je wettelijk niet hoeft te doen, is geen besparing maar een oplossing zonder probleem.

Ook bij een heel laag aantal transacties per kwartaal — een handjevol facturen, een paar bonnetjes — weegt de tijd om een koppeling in te richten en te onderhouden vaak niet op tegen de paar uur die je er nu aan kwijt bent. Een half uur met een Excel-sheet en een map met bonnetjes is dan gewoon sneller dan een systeem opzetten dat je maar een paar keer per jaar gebruikt.

En als je administratie nu al chaotisch is — facturen die nergens staan, geen vast systeem voor bonnetjes — dan lost automatiseren dat niet op. Een koppeling werkt pas goed als de basis (één plek voor facturen, één manier van bonnetjes aanleveren) al staat. Eerst orde op zaken, dan pas automatiseren; anders automatiseer je de chaos mee.

Automatiseren verandert niets aan de regels van de Belastingdienst. Bij kwartaalaangifte moet de aangifte en de betaling uiterlijk op de laatste dag van de maand na het kwartaal binnen zijn — voor het eerste kwartaal dus 30 april, voor het tweede 31 juli, voor het derde 31 oktober, en voor het vierde 31 januari van het jaar erna. Bij maandaangifte geldt de laatste dag van de volgende maand. Indienen kan al vanaf de 24e van de maand vóór het einde van de periode.

Ben je te laat of doe je helemaal geen aangifte, dan geldt een boete van €82. Is je aangifte binnen 7 kalenderdagen na de uiterste datum alsnog binnen, dan krijg je geen boete.

Daarnaast blijft de bewaarplicht gewoon gelden: basisgegevens van je administratie — in- en verkoopfacturen, grootboek — moet je 7 jaar bewaren, en voor gegevens over onroerend goed is dat 10 jaar. De termijn gaat pas lopen zodra gegevens hun actuele waarde verliezen, bijvoorbeeld pas na afloop van een meerjarig contract. Een geautomatiseerd systeem kan die bewaartermijn voor je aanhouden, maar de verantwoordelijkheid dat het klopt blijft bij jou.

Begin niet met alles tegelijk. Kijk eerst welk deel van het proces nu de meeste tijd kost: is dat het bij elkaar zoeken van bonnetjes, het overtypen van inkoopfacturen, of het handmatig afstemmen van de bank? Dat is het onderdeel waar automatiseren het snelst iets oplevert.

Controleer daarna of je huidige boekhoudpakket al een bankkoppeling en bonnetjesherkenning heeft — bij veel gangbare pakketten zit dat er al in, alleen staat het niet altijd aan. Zet vervolgens een vaste herinnering rond de 24e van de laatste maand van elk kwartaal, los van of je verder iets automatiseert.

Werk je met een boekhouder, bespreek dan samen welk deel van de voorbereiding jij aanlevert en welk deel bij hen ligt — een koppeling die alleen bij jou werkt maar niet aansluit op hun proces, levert weinig op. Loopt de administratie inmiddels over meerdere systemen die niet met elkaar praten (planning, facturatie, boekhouding), dan is dat meestal het moment waarop bedrijven zoals Oarized worden ingeschakeld om die koppeling specifiek voor jouw situatie in te richten.