Waarschuwingsplicht als aannemer: waarom bellen niet meer volstaat

"Ik heb hem toch gewaarschuwd" is een zin die je op de bouwplaats vaak hoort, en in een geschil vaak niets waard blijkt. Een monteur zag iets vreemds aan de fundering, belde de klant, en dacht daarmee klaar te zijn. Tot de klant achteraf beweert dat hij nooit iets gehoord heeft, of dat hij het probleem heel anders heeft begrepen dan bedoeld.

Sinds de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) op 1 januari 2024 inging, is dit geen welles-nietes meer. Artikel 7:754 van het Burgerlijk Wetboek kreeg een tweede lid dat vastlegt hoe een aannemer moet waarschuwen, en een telefoontje voldoet daar niet aan. Dat bevestigt het Informatiepunt Leefomgeving (IPLO), het informatiepunt van Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen over regels voor de fysieke leefomgeving: in een praktijkvoorbeeld over een scheve schuur bleek een mondelinge, telefonische waarschuwing over een gebrek aan de fundering niet te voldoen aan de wet, omdat de waarschuwing schriftelijk moet zijn.

Het punt is niet dat waarschuwen nieuw is — die plicht bestond al. Het punt is dat de vorm er sinds 2024 toe doet. Een aannemer die alleen belt of op de bouwplaats iets roept, kan achteraf niet meer aantonen dat hij zijn waarschuwingsplicht is nagekomen. En zonder dat bewijs draait de aansprakelijkheid voor een gebrek weer terug naar de aannemer, ook als de oorzaak feitelijk bij de opdrachtgever lag.

De regel zelf is niet ingewikkeld, maar wel precies. Volgens IPLO moet een aannemer waarschuwen voor drie soorten problemen: onjuistheden in de opdracht die hij kende of redelijkerwijs had moeten kennen, gebreken of ongeschiktheid van zaken die de opdrachtgever zelf heeft aangeleverd (zoals de grond), en fouten of gebreken in plannen, tekeningen, berekeningen, bestekken of uitvoeringsvoorschriften die van de opdrachtgever komen.

De waarschuwing zelf moet aan een paar eisen voldoen. Artikel 7:754 lid 2 BW schrijft voor dat ze schriftelijk en ondubbelzinnig is — "op papier, per e-mail of appbericht" noemt IPLO als voorbeelden, dus een WhatsAppje aan de klant telt mee, zolang de inhoud duidelijk is. De juridische nieuwssite Omgevingsweb voegt toe dat de waarschuwing concreet moet wijzen op de mogelijke gevolgen van de onjuistheid: voor de kosten, de planning, de kwaliteit of de aansprakelijkheid. Een alternatieve oplossing voorstellen is niet verplicht, maar wordt door Omgevingsweb als verstandig genoemd.

Belangrijk detail: er geldt geen overgangsrecht. IPLO is daar duidelijk over — de eisen gelden ook voor aannemingsovereenkomsten die al vóór 1 januari 2024 zijn gesloten. Je kunt dus niet zeggen dat dit alleen voor nieuwe projecten geldt. En de plicht geldt zowel bij particuliere opdrachtgevers als bij bedrijven, al mag je bij bedrijven contractueel meer afwijken van de regel dan bij particulieren.

Wat je concreet vastlegt, is simpel: wie er gewaarschuwd is, waarover, wanneer, en via welk kanaal. De vorm mag blijven zoals die nu al vaak is — een appbericht, een e-mail, een notitie in het project — zolang die vindbaar blijft en aan de klant is gestuurd, niet alleen intern genoteerd.

Het probleem bij de meeste bedrijven is niet dat ze nooit waarschuwen. Het probleem is dat de waarschuwing niet op een vaste plek staat. Een WhatsAppje van de uitvoerder aan de klant staat op de telefoon van de uitvoerder, niet in het projectdossier. Een telefoontje staat nergens. Als er een half jaar later een geschil ontstaat, moet iemand dan in oude telefoons en mailboxen gaan zoeken naar iets dat misschien al verwijderd is.

Een vaste plek voor dit soort berichten — gekoppeld aan het project, niet aan de telefoon van één medewerker — lost dat op. Niet door een nieuw formulier te verplichten voor iets dat al via WhatsApp of e-mail gaat, maar door dat bericht automatisch te bewaren op de plek waar ook de rest van het projectdossier staat: naast de offerte, de werkbonnen en het opleverdossier. Zo verdwijnt een waarschuwing niet mee met een vertrekkende medewerker of een oude telefoon.

Dit hoeft niets te kosten aan hoe je nu al communiceert met klanten. Het enige wat verandert, is waar het bericht na het versturen blijft staan.

Het gevolg van een ontbrekende of verkeerde waarschuwing is niet een boete van een toezichthouder — er is geen Arbeidsinspectie die hier op controleert. Het gevolg speelt pas als er een gebrek ontstaat en de vraag is wie daarvoor aansprakelijk is.

In het oude recht kon een aannemer die aantoonbaar gewaarschuwd had, zich vrijpleiten voor de gevolgen van een gebrek dat daarna toch optrad. Die bescherming werkt nu alleen nog als de waarschuwing ook aan de nieuwe vormvereisten voldoet. Waarschuw je mondeling, dan heb je volgens IPLO in feite niet gewaarschuwd in de zin van de wet — met als gevolg dat de aannemer weer verantwoordelijk kan worden gehouden voor iets waar hij de opdrachtgever wél op had gewezen, maar niet op de juiste manier.

Dat risico wordt groter naarmate een project langer loopt en er meer partijen bij betrokken zijn: een onderaannemer die iets opmerkt en dat mondeling doorgeeft aan de hoofdaannemer, die het weer mondeling doorgeeft aan de klant, is twee schakels verwijderd van een waarschuwing die aan de wettelijke eisen voldoet. Bij een geschil moet dan niet alleen worden aangetoond dat er gewaarschuwd is, maar ook door wie, aan wie, en in welke vorm.

Niet elk telefoontje op de bouwplaats moet voortaan schriftelijk worden vastgelegd. De waarschuwingsplicht uit artikel 7:754 BW gaat specifiek over onjuistheden in de opdracht en gebreken in wat de opdrachtgever heeft aangeleverd — niet over elk voortgangsgesprek of elke praktische vraag tijdens de uitvoering.

Bij kleine, eenmalige klussen zonder noemenswaardig risico (een eenvoudige reparatie, een kleine aanpassing zonder constructieve gevolgen) is een zwaar systeem met projectdossiers overkill. Een paar WhatsAppjes die je bewaart in het gesprek met de klant voldoen dan praktisch gezien al aan de schriftelijkheidseis, zonder dat daar iets extra's voor nodig is.

De investering in een vaste plek voor waarschuwingen en projectcommunicatie wordt pas de moeite waard bij projecten met meerdere betrokkenen, een langere looptijd, of een reëel risico op gebreken die je niet zelf veroorzaakt hebt — denk aan werk op een bestaande fundering, aan de grond van de klant, of op basis van tekeningen die een ander heeft gemaakt. Dat zijn precies de situaties waarin de waarschuwingsplicht van de wet ook het meest van toepassing is.

En een systeem invoeren heeft geen zin als niemand het gebruikt op het moment dat het ertoe doet. Een uitvoerder die onder tijdsdruk toch even belt in plaats van te typen, zet de hele exercitie buitenspel. De vastlegging moet minstens zo makkelijk zijn als het telefoontje dat hij anders zou plegen — anders kies je toch weer voor het snelle, niet-aantoonbare kanaal.