Wat moet er op een offerte staan? (en wat niet verplicht is)

Voor een factuur ligt het vast: de Belastingdienst bepaalt wat erop moet staan, en de KVK noemt die lijst letterlijk een verplichting. Je btw-identificatienummer en het toegepaste btw-tarief, het bedrag exclusief en inclusief btw, je KVK-nummer, een factuurdatum en doorlopend factuurnummer, de leverdatum, naam en adres van jou en je klant, en een omschrijving van wat je hebt geleverd. Blijf je onder de kleineondernemersregeling, dan mag je zelfs helemaal geen factuur met btw sturen.

Voor een offerte bestaat die lijst niet. De KVK schrijft op haar eigen pagina over het maken van een factuur dat een offerte geen wettelijke eisen heeft: het is een praktische stap om vooraf duidelijk te maken welk werk je doet en wat dat kost, zodat het factuurbedrag later geen verrassing is. De officiële bedrijvenportal van de overheid, business.gov.nl, noemt een offerte dan ook een voorstel aan je klant — geen contract.

Dat 'geen wettelijke eisen' betekent niet dat de inhoud er niet toe doet. Het betekent dat jij zelf bepaalt wat erin staat, en dat een onduidelijke offerte later in je nadeel kan werken als een klant een andere prijs of een andere planning had verwacht dan jij bedoelde.

Omdat er geen wet is die de inhoud voorschrijft, is een checklist vooral bedoeld om misverstanden te voorkomen. Business.gov.nl, de bedrijvenportal van de Rijksoverheid en de KVK, noemt deze onderdelen als basis voor een offerte:

• Je eigen bedrijfsgegevens
• De gegevens van je klant
• De datum van de offerte
• Een offertenummer
• Een omschrijving van de werkzaamheden of het geleverde product
• Je uurtarief of een vaste projectprijs
• De geldigheidsduur van de offerte
• Eventuele afspraken over een aanbetaling
• Een verwijzing naar je algemene voorwaarden

Daarnaast raadt de portal aan om de planning en een lever- of startdatum te benoemen, zeker bij werk dat in fases loopt. Algemene voorwaarden opstellen is volgens dezelfde bron niet verplicht, maar wel verstandig: zonder verwijzing naar voorwaarden kun je je er bij een geschil niet op beroepen, ook niet als je ze wel hebt.

Een vast sjabloon met deze onderdelen voorkomt dat je bij haast een regel vergeet, en maakt het voor een klant makkelijker om twee offertes van verschillende aanbieders naast elkaar te leggen — wat voor jou juist gunstig is als je prijs-kwaliteitverhouding klopt.

De geldigheidsduur staat wel op het lijstje van business.gov.nl, maar een vaste termijn schrijft de overheid niet voor. Je kiest zelf een periode — veel bedrijven houden dertig of negentig dagen aan — en zet die er expliciet bij. Doe je dat niet, dan blijft onduidelijk of een klant die na een half jaar nog akkoord gaat, je nog aan de oorspronkelijke prijs kan houden, zeker als je tarieven of materiaalprijzen in de tussentijd zijn gestegen.

Voor een aanbetaling liggen er wel concrete grenzen, maar die verschillen per situatie. Volgens business.gov.nl geldt bij de verkoop van producten aan consumenten een maximum van 50% aanbetaling, en moet je dat vastleggen in je algemene voorwaarden. Bij diensten aan consumenten mag je helemaal geen aanbetaling vragen. Werk je uitsluitend met andere bedrijven (business-to-business), dan geldt dat maximum van 50% niet en kun je zelf afspreken welk deel je vooraf factureert.

Dit onderscheid is relevant voor wie zowel particulieren als bedrijven bedient. Een aannemer die een consument een verbouwing aanbiedt, mag dus geen 70% vooraf vragen, ook niet als dat gangbaar voelt in de sector. Zet het gekozen percentage en moment van betalen altijd letterlijk in de offerte, niet alleen in een los gesprek.

Een offerte is volgens business.gov.nl een voorstel aan je klant, nog geen overeenkomst. Dat voorstel wordt bindend op het moment dat de klant akkoord gaat, ondertekent en de offerte aan je terugstuurt. Tot dat moment kun je de voorwaarden nog aanpassen; daarna ben je aan de afgesproken prijs en inhoud gebonden, en je klant ook.

Dat maakt de manier waarop je een offerte verstuurt net zo belangrijk als de inhoud. Business.gov.nl adviseert om een offerte als pdf per e-mail te versturen, met een begeleidende tekst. Verwijs je naar algemene voorwaarden, doe dat dan zowel in de offerte zelf als in die e-mail, en zorg dat je kunt aantonen dat de klant ze heeft ontvangen — anders sta je bij een discussie achteraf met lege handen.

Praktisch gevolg: bewaar niet alleen de uiteindelijke factuur, maar ook de offerte die ertoe leidde, inclusief de datum van verzending en van akkoord. Bij een meningsverschil over wat er precies was afgesproken — een vaak terugkerend knelpunt bij werk dat gefaseerd verloopt of waarbij later meerwerk ontstaat — is de offerte je eerste en vaak enige schriftelijke bewijs van wat beide partijen voor ogen hadden.