De 30%-regeling voor buitenlandse specialisten: wat je als werkgever moet weten

Als je een specialist uit het buitenland aanneemt, loopt diegene tegen extra kosten aan die een Nederlandse werknemer niet heeft: een verhuizing, dubbele huur omdat de oude woning nog niet is opgezegd, taallessen, een nieuw rijbewijs. De fiscale naam voor die kosten is extraterritoriale kosten, en de Belastingdienst noemt de regeling om ze te vergoeden sinds kort de expatregeling. De oude naam, de 30%-regeling, wordt in de praktijk nog overal gebruikt.

Jij als werkgever mag die kosten op twee manieren belastingvrij vergoeden. De eerste is de werkelijke kosten vergoeden: je rekent precies uit wat de verhuizing, de taalcursus en de dubbele huur hebben gekost, en vergoedt dat bedrag onbelast. De tweede is simpeler: je betaalt een vast percentage van het loon onbelast uit, zonder dat je per bonnetje moet aantonen waar het geld aan op is gegaan. Dat percentage is in 2026 maximaal 30%.

Je bent niet verplicht de volledige 30% te gebruiken - een lager percentage mag ook. Maar één ding moet je vooraf regelen: je kiest per kalenderjaar, in het eerste loontijdvak, welke van de twee methodes je dat jaar toepast. Dat leg je vast met de werknemer; halverwege het jaar wisselen kan niet.

"U kiest elk jaar in het eerste loontijdvak welke optie u gebruikt."

Die keuze maakt nogal verschil. Bij een laag salaris en hoge werkelijke kosten (een dure verhuizing, dubbele huur voor maanden) kan de werkelijke-kostenmethode gunstiger zijn dan 30%. Bij een goed salaris en beperkte kosten is het vaste percentage meestal simpeler en voordeliger.

Niet elke buitenlandse medewerker komt in aanmerking. De Belastingdienst toetst drie dingen.

Ten eerste: de werknemer moet een specifieke deskundigheid hebben die op de Nederlandse arbeidsmarkt moeilijk te vinden is. Dat wordt niet beoordeeld op diploma's of ervaring op zich, maar via een salarisnorm - verdient de werknemer genoeg (zie de volgende sectie), dan accepteert de Belastingdienst dat als bewijs van de deskundigheid.

Ten tweede: de werknemer moet 'ingekomen' zijn. Dat betekent dat hij of zij vanuit het buitenland is geworven, of binnen een multinational is overgeplaatst naar een Nederlandse vestiging. Iemand die al in Nederland woont en hier op een vacature solliciteert, komt niet in aanmerking, hoe gespecialiseerd de functie ook is.

Ten derde, en dit is de voorwaarde waar het vaakst misgaat: de werknemer moet in minstens 16 van de 24 maanden vóór de start van het dienstverband op meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens hebben gewoond. Een voorbeeld dat in de praktijk al tot een afwijzing heeft geleid: iemand die vlak voor zijn Nederlandse baan in Antwerpen studeerde, viel buiten de regeling, omdat Antwerpen binnen die grenszone ligt. Dezelfde persoon met een paar jaar aan de andere kant van de wereld op zijn cv komt er wél voor in aanmerking.

Je vraagt de regeling samen met de werknemer aan bij de Belastingdienst, die binnen acht weken reageert met een schriftelijke beschikking. Zonder die beschikking mag je niets belastingvrij vergoeden onder deze regeling.

Om in aanmerking te komen moet het fiscale loon van de werknemer in 2026 hoger zijn dan €48.013 per jaar. Onder die grens accepteert de Belastingdienst het salaris niet als bewijs van specifieke deskundigheid, en geldt de regeling niet, hoe schaars de functie ook is op de arbeidsmarkt. Er bestaat ook een lagere norm voor werknemers onder de 30 jaar met een afgeronde masteropleiding; het exacte bedrag daarvoor staat niet op de officiële Rijksoverheid- of Belastingdienstpagina's die voor dit artikel zijn geraadpleegd, dus check dat bedrag bij de Belastingdienst voordat je erop rekent.

Het belastingvrije bedrag is niet onbeperkt. Vanaf 2026 geldt voor alle gebruikers van de regeling dezelfde bovengrens: de Wet normering topinkomens (WNT)-norm van €262.000. Pas bij een jaarsalaris van €262.000 of hoger, en bij toepassing van de regeling het volledige jaar, bereik je het maximale belastingvrije bedrag van €78.600. Werk je een deel van het jaar met de regeling, dan wordt dat maximum naar rato berekend. Voor de meeste MKB-salarissen is dit plafond in de praktijk niet relevant - je zit dan simpelweg op 30% van het loon, ver onder de grens.

De regeling loopt maximaal vijf jaar per werknemer. Daarna vervalt het recht op de belastingvrije vergoeding, ook als de werknemer bij je in dienst blijft.

Per 1 januari 2027 gaat het percentage voor de meeste gebruikers omlaag van 30% naar 27%. Welke regels voor jouw werknemer gelden, hangt af van wanneer de beschikking is afgegeven:

• Beschikking uiterlijk 31 december 2023 afgegeven: blijft 30%, met de huidige salarisnorm, ook na 2026.
• Beschikking afgegeven in 2024: blijft 30% in 2025 en 2026, maar gaat in 2027 naar 27% (met de salarisnorm die op dat moment al gold, niet een nieuwe, hogere norm).
• Beschikking afgegeven vanaf 1 januari 2025: blijft 30% in 2025 en 2026, en gaat in 2027 naar 27% én naar een nieuwe, hogere salarisnorm.

Voor de praktijk betekent dit: een werknemer die je nu aanneemt, krijgt de komende twee jaar nog het volledige voordeel van 30%, maar moet er rekening mee houden dat het nettovoordeel na 2027 lager wordt. Neem dat mee in het gesprek over de arbeidsvoorwaarden - een specialist die drie tot vijf jaar bij je blijft, merkt het verschil in zijn loonstrookje vanaf 2027.

Dit is geen tijdelijke maatregel die zomaar weer kan verdwijnen: de afbouw staat al vast in wetgeving die is aangekondigd en gepubliceerd door de Rijksoverheid. Reken er dus op dat deze stappen doorgaan, en plan je aanbod aan nieuwe buitenlandse medewerkers daarop.

De aanvraag doe je samen met de werknemer, als een gezamenlijk verzoek aan de Belastingdienst. De harde deadline: binnen vier maanden na de eerste werkdag. Vraag je later aan, dan gaat de regeling pas in vanaf de maand na ontvangst van de aanvraag - de maanden ervoor ben je de belastingvrije ruimte definitief kwijt, dat kun je niet meer herstellen.

Een tweede veelgemaakte fout gaat over huisvesting. Geef je de werknemer een woning, dan is niet alles belastingvrij. Alleen het deel van de huisvestingskosten dat boven 18% van het loon uit dienstbetrekking uitkomt, telt als extraterritoriale kost; het eerste deel tot die 18% wordt gewoon als loon belast. Huurt de werknemer zelf een woning, dan mag je diezelfde 18%-rekenmethode gebruiken om het bedrag erboven onbelast te vergoeden. Meubilair vergoeden kan over het algemeen niet belastingvrij.

Let ook op wat niet meetelt als extraterritoriale kost. Uitzendtoelagen, bonussen, verlies op de verkoop van een woning in het herkomstland en compensatie voor een hoger belastingtarief in Nederland vallen allemaal buiten de regeling, ook als ze met de verhuizing samenhangen. Vergoed je die toch als extraterritoriale kosten, dan loopt die vergoeding het risico dat de Belastingdienst het bedrag bij een controle alsnog als belast loon aanmerkt - met een naheffing voor jou als werkgever tot gevolg.