Thuiswerken toestaan: wat de wet van je als werkgever vraagt

Een werknemer die al minstens 26 weken bij je in dienst is, mag je op grond van de Wet flexibel werken vragen om (deels) thuis te mogen werken. Dat valt onder een verzoek om een andere werkplek, net als een verzoek om andere werktijden of een ander aantal uren.

Het verzoek moet schriftelijk worden ingediend, en wel minstens twee maanden voordat de werknemer de verandering wil laten ingaan. Heeft de werknemer al eerder zo'n verzoek gedaan, dan moet dat vorige verzoek minstens een jaar geleden zijn. Je kunt dus niet elke maand een nieuw verzoek krijgen van dezelfde medewerker.

Als werkgever moet je op tijd reageren. Volgens de KVK moet je uiterlijk één maand voor de gewenste ingangsdatum met de werknemer in overleg gaan over het verzoek, en daarna schriftelijk laten weten wat je besluit is. Reageer je niet op tijd, dan mag de werknemer gewoon gaan werken zoals hij had aangevraagd. Dat maakt tijdig reageren niet alleen netjes, maar ook noodzakelijk: stilzwijgen werkt in het voordeel van de werknemer, niet van jou.

Dit recht geldt voor een verzoek om de werkplek te wijzigen, wat een andere toets kent dan een verzoek om de werktijden of arbeidsduur aan te passen. Voor die laatste twee geldt een zwaardere weigeringsgrond. Voor de werkplek, en dus ook voor thuiswerken, ligt de lat volgens de KVK lager: je mag weigeren, maar alleen met een goede reden die je schriftelijk onderbouwt.

Een verzoek om thuis te werken moet je in principe serieus overwegen, maar weigeren mag met een goede reden. De KVK noemt een aantal concrete gronden die je kunt gebruiken:

• Er is geen collega die het werk op de werkplek kan overnemen.
• Het past niet in het personeelsplan of de bezetting.
• Er is niet genoeg geld of werk om het verzoek te honoreren.
• Het verzoek levert problemen op voor het werkschema of de planning.
• De veiligheid binnen het bedrijf komt in het gedrang.
• Je bedrijf heeft minder dan tien werknemers.

Een weigering moet je schriftelijk onderbouwen: je legt uit waarom juist deze reden op dit verzoek van toepassing is, niet alleen dat een van de gronden in het algemeen geldt. Een werknemer die een onderbouwde weigering krijgt, moet daarna minstens een jaar wachten voordat hij een nieuw verzoek voor dezelfde wijziging kan indienen.

Je mag ook een tussenweg voorstellen, bijvoorbeeld twee dagen thuis in plaats van de gevraagde vier, zolang je ook die keuze schriftelijk motiveert. Belangrijk is dat een mondelinge toezegging of een losse WhatsApp-berichtje geen vervanging is voor dit proces: bij een geschil achteraf telt vooral wat er schriftelijk is vastgelegd, over zowel het verzoek als je reactie erop.

Zodra een medewerker structureel thuis werkt, blijft de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing, ook buiten je eigen kantoor. Volgens Ondernemersplein, het ondernemersloket van de Rijksoverheid en de KVK, heb je als werkgever een zorgplicht: je moet zorgen voor een goede en veilige thuiswerkplek, voor zover dat binnen je mogelijkheden past.

Concreet betekent dit dat thuiswerken onderdeel moet zijn van je risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), omdat het andere risico's met zich meebrengt dan werken op de bedrijfslocatie. In het Plan van Aanpak dat bij de RI&E hoort, beschrijf je wat je doet om die risico's te beperken, inclusief beleid tegen werkstress en psychosociale belasting.

Voor de werkplek zelf geldt een concrete regel: werkt iemand meer dan twee uur per dag met een beeldscherm thuis, dan mogen het beeldscherm en het toetsenbord niet aan elkaar vastzitten, en moet de werkplek verder ergonomisch verantwoord zijn, met hulpmiddelen zoals een goede bureaustoel of een los toetsenbord waar nodig. Je moet je thuiswerkende medewerkers hierover voorlichten: wat een goede thuiswerkplek is, en wat risico's zoals RSI zijn.

Heb je geen (volledige) RI&E en Plan van Aanpak die rekening houden met thuiswerken, dan kan de Nederlandse Arbeidsinspectie je daarvoor een boete opleggen. Dat risico geldt los van de vraag of een medewerker zelf om thuiswerken heeft gevraagd of dat jij het hebt voorgesteld.

Wie de thuiswerkplek inricht en betaalt, is vaak de eerste vraag die in de praktijk tot onduidelijkheid leidt. Volgens Ondernemersplein hoef je als werkgever niet alles te leveren: heeft een medewerker thuis al een goede werkplek, dan is er geen verplichting om nog een extra computer of meubilair ter beschikking te stellen.

Is de thuiswerkplek niet op orde, dan moet je binnen je mogelijkheden hulpmiddelen betalen of uitlenen, zoals een bureaustoel of een extra beeldscherm. Dat is niet vrijblijvend: het is onderdeel van de zorgplicht uit de vorige sectie, niet een extraatje dat je kunt weigeren omdat het geld kost.

Voor de kosten geldt dat vergoedingen voor hulpmiddelen die voortkomen uit je arboverplichting, meestal onbelast via de werkkostenregeling aan werknemers vergoed kunnen worden. Let op: dit is een andere regeling dan de vaste onbelaste thuiswerkvergoeding per gewerkte dag, die bedoeld is voor kosten zoals extra energie- en waterverbruik, niet voor meubilair of apparatuur. Beide regelingen samen toepassen kan, maar ze dekken verschillende kosten en moeten niet worden verward.

Ten slotte is de werknemer geen toeschouwer in dit verhaal: hij is zelf ook verantwoordelijk voor een gezonde en veilige thuiswerkomgeving, bijvoorbeeld door de aangeboden hulpmiddelen daadwerkelijk te gebruiken in plaats van toch aan de keukentafel te blijven werken.

De meeste problemen met thuiswerken ontstaan niet bij het principebesluit, maar in de uitvoering daarna. Een paar terugkerende valkuilen:

• Mondeling toezeggen, niets vastleggen. Een leidinggevende zegt "ja, dat is goed" in een gesprek, maar er komt geen schriftelijke bevestiging. Bij een latere discussie over bijvoorbeeld het aantal dagen is er dan niets om op terug te vallen.
• De RI&E niet bijwerken. Een medewerker werkt al maanden structureel thuis, maar de risico-inventarisatie gaat nog steeds alleen over het kantoor. Bij een controle van de Arbeidsinspectie is dit een van de eerste dingen die wordt gecontroleerd.
• Weigeren zonder schriftelijke onderbouwing. Een verzoek mondeling afwijzen omdat "het niet past" voldoet niet aan de eis dat je de weigering schriftelijk en concreet motiveert. Bij een geschil staat een werkgever dan met lege handen.
• De deadline laten verlopen. Reageer je niet binnen de termijn, dan mag de werknemer gewoon gaan thuiswerken zoals aangevraagd. Dit wordt nog weleens over het hoofd gezien bij een verzoek dat binnenkomt in een drukke periode.
• Thuiswerkvergoeding en arbovoorzieningen door elkaar halen. De vaste onbelaste vergoeding per thuiswerkdag en de vergoeding voor arbomiddelen zijn twee verschillende regelingen met andere voorwaarden; ze op één hoop vegen levert bij een controle al snel een correctie op.

Geen van deze punten vraagt om nieuwe software of een ingewikkeld systeem. Het gaat om een vast ritme: verzoek schriftelijk afhandelen, RI&E bijwerken, en de twee vergoedingsregelingen apart houden.