Opzegtermijn werkgever: deze termijn moet je aanhouden bij ontslag

Zeg je een vast contract van een werknemer op, dan geldt een wettelijke opzegtermijn. Hoe lang die is, hangt af van hoe lang de werknemer bij je in dienst is. Rijksoverheid.nl geeft de volgende staffel voor contracten voor onbepaalde tijd:

• Korter dan 5 jaar in dienst: 1 maand opzegtermijn
• 5 tot 10 jaar in dienst: 2 maanden
• 10 tot 15 jaar in dienst: 3 maanden
• 15 jaar of langer in dienst: 4 maanden

De opzegtermijn gaat in op de dag waarop je schriftelijk opzegt, en je moet in principe opzeggen tegen het einde van de maand, tenzij de cao of het contract iets anders bepaalt. Zeg je op 10 maart op met een opzegtermijn van 1 maand, dan loopt het contract door tot en met 30 april.

Eén uitzondering op de staffel: heeft de werknemer de AOW-leeftijd bereikt, dan geldt altijd een opzegtermijn van 1 maand, ongeacht het aantal dienstjaren.

Dit is de wettelijke basisregel. Een cao kan een kortere termijn toestaan. Een langere termijn mag ook, maar dan moet die schriftelijk in de arbeidsovereenkomst staan, en moet jouw opzegtermijn als werkgever minstens twee keer zo lang zijn als die van de werknemer.

In twee gevallen hoef je als werkgever geen opzegtermijn in acht te nemen.

Tijdens de proeftijd kun je het contract direct beëindigen, zonder reden op te geven en zonder dat er een opzegtermijn geldt. Dat kan over en weer: ook de werknemer kan tijdens de proeftijd per direct vertrekken. Een proeftijd moet wel schriftelijk zijn afgesproken, en de maximale duur hangt af van de looptijd van het contract.

Bij ontslag op staande voet geldt ook geen opzegtermijn: het contract stopt per direct. Dit mag alleen bij een dringende reden, zoals diefstal, agressie of een ernstige vertrouwensbreuk. De bewijslast ligt bij jou als werkgever, en de eisen zijn streng: je moet de werknemer direct na het voorval informeren en de reden schriftelijk vastleggen. Een ontslag op staande voet dat achteraf niet dringend genoeg wordt bevonden, kan door de rechter worden teruggedraaid, met loondoorbetaling en soms een extra vergoeding als gevolg.

Buiten deze twee situaties geldt de wettelijke opzegtermijn altijd, ook bij een reorganisatie, disfunctioneren of een verstoorde arbeidsrelatie. Het aantal dienstjaren blijft dan de doorslaggevende factor voor de duur.

Moet je eerst een ontslagprocedure doorlopen bij het UWV (bijvoorbeeld bij bedrijfseconomisch ontslag of ontslag na twee jaar ziekte) of bij een cao-ontslagcommissie, dan mag je de duur van die procedure aftrekken van de opzegtermijn. Rijksoverheid.nl en UWV stellen daarbij één harde grens: er moet altijd minimaal 1 maand opzegtermijn overblijven.

Een voorbeeld: een werknemer is 7 jaar in dienst, dus de wettelijke opzegtermijn is 2 maanden. Duurt de UWV-procedure 5 weken, dan trek je die 5 weken af van de 2 maanden. Blijft er minder dan 1 maand over, dan geldt alsnog de minimumtermijn van 1 maand.

De proceduretijd telt vanaf de dag dat het UWV je aanvraag compleet heeft ontvangen tot de dag van de beslissing. Is je aanvraag onvolledig, dan schuift die startdatum op en verlies je dus tijd die je niet kunt verrekenen. Zorg daarom dat je de aanvraag in één keer compleet indient: de juiste formulieren, een onderbouwing van de ontslaggrond en, bij bedrijfseconomisch ontslag, de financiële stukken die de noodzaak aantonen.

Bij ontbinding via de kantonrechter geldt deze verrekening niet. Daar bepaalt de rechter zelf de einddatum van de arbeidsovereenkomst, los van de wettelijke opzegtermijn.

Zeg je een contract op zonder de juiste opzegtermijn aan te houden, dan ben je de werknemer een vergoeding verschuldigd. Volgens Ondernemersplein is die vergoeding gelijk aan het loon dat de werknemer zou hebben ontvangen over de periode die je te kort hebt gegeven. Hield je bijvoorbeeld een opzegtermijn van 1 maand aan terwijl er 2 maanden golden, dan betaal je het loon over die extra maand alsnog uit, ook al heeft de werknemer dan niet meer gewerkt.

Dit bedrag staat los van een eventuele transitievergoeding, die je in de meeste ontslagsituaties sowieso moet betalen zodra de arbeidsovereenkomst twee jaar of langer heeft geduurd. De opzegtermijn en de transitievergoeding zijn twee verschillende verplichtingen die naast elkaar bestaan.

Een veelgemaakte fout is de opzegtermijn laten ingaan vanaf het gesprek waarin je het ontslag aankondigt, in plaats van vanaf de datum waarop je de opzegging schriftelijk bevestigt. Alleen de schriftelijke opzegging telt als startpunt. Leg daarom altijd de opzegdatum, de reden en de berekende einddatum vast in een brief of e-mail aan de werknemer, en bewaar die vastlegging in het personeelsdossier.

Niet alleen jij als werkgever hebt een opzegtermijn. Een werknemer die zelf ontslag neemt bij een vast contract, heeft standaard een opzegtermijn van 1 maand. Die termijn is niet afhankelijk van het aantal dienstjaren, in tegenstelling tot jouw opzegtermijn als werkgever.

In de arbeidsovereenkomst of cao kun je een langere opzegtermijn voor de werknemer afspreken. Doe je dat, dan geldt er een harde koppeling: jouw opzegtermijn als werkgever moet dan minstens twee keer zo lang zijn als die van de werknemer. Spreek je dus 2 maanden opzegtermijn af voor de werknemer, dan moet jouw eigen opzegtermijn minimaal 4 maanden zijn, ook als de wettelijke staffel voor jou eigenlijk een kortere termijn zou toestaan.

Een kortere opzegtermijn dan de wettelijke basis kan alleen als de cao die mogelijkheid expliciet biedt. Staat er niets over in de cao of in het contract, dan geldt gewoon de wettelijke termijn uit de staffel.

Check daarom bij ieder nieuw contract of de opzegtermijn expliciet is vastgelegd, en of die afspraak past binnen deze grenzen. Een onjuist geformuleerde bepaling kan achteraf nietig blijken, waarna automatisch de wettelijke termijn herleeft.