Aanbetaling vragen voor een project: wat de btw ervan verwacht

Een project van drie maanden met €40.000 aan materiaal dat je zelf inkoopt, kost je eerst geld voordat je er iets aan verdient. Je betaalt de leverancier, de onderaannemer en de uren van je mensen, en pas bij oplevering — of bij een tussentijdse termijn — komt daar geld voor terug. Bij één project is dat te overzien. Bij drie of vier gelijktijdige projecten loopt de voorfinanciering snel op tot een bedrag dat je werkkapitaal echt onder druk zet.

Een aanbetaling lost dat voor een deel op. Je vraagt een deel van de aanneemsom vooraf, meestal gekoppeld aan de inkoop van materiaal of aan de start van de werkzaamheden. Dat is geen uitzondering en geen teken van wantrouwen naar de klant — in de bouw, installatietechniek en interieurbouw is het gangbaar, juist omdat de materiaalkosten vaak voor rekening van de opdrachtnemer vooruit worden betaald.

Het verkleint ook een ander risico: een klant die halverwege afhaakt of niet kan betalen, terwijl jij al materiaal hebt ingekocht en uren hebt gemaakt. Een aanbetaling neemt dat risico niet weg, maar beperkt hoeveel je kwijt kunt zijn voordat je het merkt.

Waar het vaak misgaat, is niet de vraag óf je een aanbetaling vraagt, maar hoe je die vervolgens verwerkt in je facturatie en je btw-aangifte. Daar gaat de rest van dit artikel over.

Een aanbetaling is voor de btw geen apart hokje — het is een vooruitbetaling voor een levering of dienst die je nog moet verrichten. De Belastingdienst maakt daarbij onderscheid tussen twee situaties.

Bij een verplichte vooruitbetaling, bijvoorbeeld omdat je dat zo met de klant hebt afgesproken, reik je een factuur uit vóór het tijdstip waarop het bedrag opeisbaar wordt. Je geeft de btw dan aan in het aangiftetijdvak waarin de datum van die factuur valt.

"Reik daarvoor dan een factuur uit vóór het tijdstip waarop het bedrag opeisbaar wordt. De btw geeft u aan in het aangiftetijdvak waarin de datum van de factuur valt." — Belastingdienst, factuurstelsel

Betaalt de klant vrijwillig vooruit, zonder dat daar zo'n afspraak aan ten grondslag ligt, dan ben je btw verschuldigd zodra je het geld ontvangt — ook als je nog geen factuur hebt gestuurd. Vergeet je die factuur, dan blijft de btw-plicht gewoon bestaan; je moet het bedrag dan alsnog in de juiste aangifte opnemen.

Daarnaast schrijft de Belastingdienst voor dat je een factuur stuurt zodra je een vooruitbetaling voor een levering of dienst hebt ontvangen. Alleen bij vooruitbetalingen voor leveringen van goederen aan een ondernemer in een ander EU-land geldt hierop een uitzondering (Belastingdienst, facturen maken voor uw btw-administratie). Voor een regulier bouw- of installatieproject in Nederland is die uitzondering niet aan de orde: je stuurt een voorschotfactuur, met de btw apart vermeld, op het moment dat je het voorschot ontvangt of eerder al hebt afgesproken.

De btw-regel zelf is niet ingewikkeld. Waar het misgaat, is in de verwerking tussen de voorschotfactuur en de eindfactuur.

Een voorschotfactuur vermeldt het voorschotbedrag, de btw daarover, en een duidelijke verwijzing naar het project of de offerte waar het bij hoort. Zonder die verwijzing is een voorschot een los bedrag op de bankrekening, en moet iemand achteraf uitzoeken bij welk project het hoort — precies het soort handmatig uitzoekwerk dat bij meerdere lopende projecten tijd kost en fouten oplevert.

Bij de eindfactuur, aan het einde van het project of bij oplevering, bereken je de totale aanneemsom en trek je het al gefactureerde voorschot — inclusief de btw die je daarover al hebt afgedragen — daarvan af. Doe je dat niet, dan reken je de btw over het voorschotbedrag twee keer: een keer bij het voorschot en nog eens bij de eindfactuur over het volledige bedrag. Dat merk je meestal niet meteen. Het komt pas naar boven bij de btw-aangifte of bij een controle, als het verschil tussen wat er is gefactureerd en wat er is afgedragen niet meer klopt.

• Geef de voorschotfactuur een verwijzing naar het project- of offertenummer.
• Zet de btw op de voorschotfactuur apart, net als op een gewone factuur.
• Trek op de eindfactuur het voorschotbedrag én de daarover al afgedragen btw af van de totale aanneemsom.
• Bewaar voorschot- en eindfactuur bij elkaar in je administratie, niet als losse posten.

Bij één of twee projecten per jaar hou je dit overzichtelijk in een spreadsheet. Bij tien of meer lopende projecten, elk met een eigen voorschot en eigen termijnen, is een directe koppeling tussen je projectadministratie en je facturatie de enige manier om dit foutloos te houden — anders leunt de controle op het geheugen van wie de factuur destijds heeft gemaakt.

Voor een regulier zakelijk project met een bedrijf als opdrachtgever bepaal je dit zelf; er is geen wettelijk vastgesteld percentage. In de praktijk sluit het aan bij wat je zelf al voorschiet: als je voor €15.000 aan materiaal inkoopt voordat je begint, is een aanbetaling die dat bedrag ongeveer dekt goed te verdedigen naar de klant toe. Vraag je daarnaast een aanbetaling die ook de eerste weken aan personeelskosten dekt, dan is dat een keuze — geen verplichting.

Voor de bouw van een nieuwe woning aan een particuliere opdrachtgever gelden aanvullende regels uit het Burgerlijk Wetboek, onder meer over het moment en de omvang van tussentijdse betalingen tijdens de bouw. Ga je dat soort projecten aan, laat je aannemingsovereenkomst dan langs een jurist of je brancheorganisatie lopen — die regels zijn specifieker dan bij een regulier zakelijk project en vallen buiten de btw-vraag die dit artikel behandelt.

Splits het voorschot bij een langer project bij voorkeur in meerdere termijnen, gekoppeld aan mijlpalen: bijvoorbeeld bij opdrachtbevestiging, bij start van de werkzaamheden, en bij oplevering. Dat verkleint het bedrag dat je in één keer aan een klant vraagt, en het spreidt je risico gelijkmatiger over het project — in plaats van alles aan het begin of aan het einde te leggen.

Houd er rekening mee dat elke extra termijn ook een extra factuur, een extra btw-boeking en een extra moment van verrekening betekent. Meer termijnen is niet automatisch beter; het is een afweging tussen risicospreiding en administratieve last.

Niet elke situatie is gebaat bij een aanbetaling. Bij een vaste klant waarmee je al jaren werkt en waarbij nooit een betaling is uitgebleven, voegt een voorschotfactuur vooral extra administratie toe zonder dat het een risico afdekt dat zich in de praktijk voordoet.

Bij kleine klussen — een dag werk, een beperkt materiaalbedrag — weegt de moeite van een aparte voorschotfactuur, boeking en latere verrekening niet op tegen het bedrag dat ermee gemoeid is. Je bent dan meer tijd kwijt aan het correct verwerken van het voorschot dan het je aan zekerheid oplevert.

In de consumentenmarkt kan een aanbetaling ook averechts werken. Een particuliere klant die voor het eerst met je in zee gaat, kan een aanbetaling opvatten als een teken dat je de opdracht niet zonder zekerheid aandurft. Bij een kleine verbouwing of een eenmalige klus is een deelbetaling bij oplevering, of een reguliere betalingstermijn na factuurdatum, vaak voldoende en drempelverlagend voor de klant.

Werk je met een raamovereenkomst waarbij je per uitgevoerde opdracht factureert, dan heeft een aanbetaling al helemaal geen functie: er is geen aparte investering vooraf om te dekken, en de gewone factuurcyclus dekt het risico al af. Vraag jezelf per project af of de aanbetaling een concreet bedrag aan voorfinanciering dekt — en niet alleen omdat het in de sector gangbaar is.