Reiskosten doorberekenen aan klanten: wat mag, en komt er btw bij?

Ja, dat mag. Reiskosten die je maakt om bij een klant te komen, zijn gewoon bedrijfskosten. Je hebt twee manieren om ze terug te verdienen: je verwerkt ze in je uurtarief, of je zet ze apart op de factuur.

Voor de Belastingdienst maakt het niet uit welke methode je kiest. Beide tellen mee als omzet. Het verschil zit 'm in de duidelijkheid naar je klant. Verwerk je de kosten in een hoger uurtarief, dan ziet de klant alleen één bedrag. Zet je ze apart, dan is meteen duidelijk waar het geld voor is — en dat voorkomt discussie achteraf, vooral bij klanten die ver weg zitten of bij wie je vaak langskomt.

Veel zzp'ers en kleine bedrijven kiezen voor de aparte post, juist omdat het transparanter is. Je rekent dan je uurtarief voor het werk, plus een los bedrag of kilometervergoeding voor de reis. Dat laatste moet je wel goed vastleggen: hoeveel kilometer je hebt gereden, wanneer en voor welke klant. Zonder registratie kun je bij een controle niet aantonen dat de kosten zakelijk waren.

Let op: dit gaat over reiskosten die je aan een klant doorberekent. Dat is iets anders dan de onbelaste kilometervergoeding die een werkgever aan een werknemer mag geven — die regeling gaat over loonbelasting, niet over wat je een klant in rekening brengt.

Zodra je reiskosten doorberekent aan een klant, worden ze onderdeel van je omzet. En over omzet reken je btw. De hoofdregel is simpel: de doorberekende reiskosten krijgen hetzelfde btw-tarief als de dienst die je levert.

Werk je met 21% btw op je uren, dan reken je ook 21% btw over de doorberekende reiskosten. Werk je in een sector met 9% btw, dan geldt dat tarief ook voor de reiskosten. Dit staat los van wat jijzelf aan btw betaalde over bijvoorbeeld brandstof of een treinkaartje.

Informer beschrijft het zo: 'Over de zakelijke reiskosten reken je namelijk hetzelfde btw-tarief als de geleverde producten of diensten.' Het artikel voegt toe dat het voor de Belastingdienst niet uitmaakt of je de reiskosten apart vermeldt of in je tarief verwerkt: in beide gevallen worden ze 'gewoon gezien als omzet'.

Een voorbeeld: je factureert 10 uur werk tegen €75 per uur (€750) en 80 kilometer reiskosten tegen €0,25 per kilometer (€20). Je totale vergoeding is dan €770. Werk je met 21% btw, dan reken je 21% over het hele bedrag van €770, dus €161,70 — niet alleen over de €750 aan uren. Je kunt de btw op de factuur in één regel tonen of per kostenpost, zolang het totaal maar klopt.

Er bestaat een uitzondering op de hoofdregel: de zogeheten doorlopende post. Dat zijn kosten die je in naam en voor rekening van je klant betaalt aan een derde, waarbij die derde de factuur op naam van je klant stelt. Denk aan griffierechten die een advocaat voorschiet, of notariskosten bij een aan- of verkoop. Over zulke kosten reken je geen btw, omdat jij niet de afnemer van die dienst bent — je klant is dat.

Dat is precies waarom reiskosten er niet onder vallen. Het besluit van de Belastingdienst uit 2009 over 'diverse kostenposten bij uitbestede werkzaamheden' legt het onderscheid uit: een doorlopende post is een betaling 'op naam en voor rekening van zijn opdrachtgever/cliënt aan degene die de prestatie heeft verricht'. Je brandstof, je autokosten of je treinkaartje koop je op eigen naam, niet op naam van je klant. Daardoor zijn het jouw kosten, die je vervolgens doorberekent — en dan geldt volgens hetzelfde besluit dat kosten die niet als doorlopende post zijn aan te merken 'onderdeel van de vergoeding' vormen voor het werk dat je hebt verricht.

"De kosten die worden doorberekend aan de opdrachtgever/cliënt behoren niet tot de vergoeding" — maar dat geldt alleen voor een doorlopende post. Reiskosten die je zelf maakt, vallen daar dus buiten.

Met andere woorden: je trekt eerst zelf de btw af die je over je eigen reiskosten betaalde (voor zover aftrekbaar), en berekent daarna btw over het totale bedrag dat je aan je klant factureert, inclusief de reiskosten.

Er is geen wettelijk vastgesteld bedrag voor wat je een klant per kilometer mag doorberekenen. Dat is onderhandelbaar tussen jou en je klant, en vaak ook sectorafhankelijk. Informer noemt dat zzp'ers in de praktijk vaak tussen de €0,20 en €0,30 per kilometer rekenen, naast de 21% btw die daarover komt.

Dat is een ander bedrag dan het tarief dat je soms in advieswebsites tegenkomt voor de onbelaste reiskostenvergoeding tussen werkgever en werknemer. Die regeling gaat over loonbelasting en heeft een eigen, jaarlijks vastgesteld maximum. Voor wat je een klant in rekening brengt, geldt dat maximum niet: je mag zelf bepalen welk bedrag reëel is, zolang je er btw overheen rekent.

Zet reiskosten als aparte regel op de factuur, met het aantal kilometers of de reisduur, het tarief per eenheid, en het btw-bedrag. Dat maakt de factuur controleerbaar voor je klant en voor jezelf bij een eventuele controle. Gebruik je het openbaar vervoer, vermeld dan het bedrag exclusief de 9% btw die op veel ov-kaartjes zit, en reken er vervolgens het btw-tarief van je eigen dienst overheen — meestal 21%. Bewaar de onderliggende bonnen of ritregistratie: zonder bewijs kun je bij een controle niet aantonen dat de kosten zakelijk en reëel waren.

Apart factureren is niet altijd de beste keuze. Bij een klant op tien minuten rijden levert een aparte regel van een paar euro vooral extra administratie op, en weinig voordeel. In dat geval is het eenvoudiger om een iets hoger uurtarief te hanteren en reiskosten daarin te verwerken. Je factuur blijft overzichtelijk en je hoeft niet voor elk ritje een kilometerstand bij te houden.

Apart specificeren wordt wél de moeite waard zodra de afstand groot is, zodra je vaak bij dezelfde klant langsgaat, of zodra een klant zelf vraagt om een duidelijke kostenonderbouwing — dat laatste komt vaak voor bij aanbestedingen en grotere opdrachtgevers met een eigen inkoopafdeling. Ook bij projecten waarbij je reiskosten vooraf hebt begroot in een offerte, is het logisch om ze later als aparte post terug te laten komen op de factuur: dan klopt de factuur met de afspraak die je vooraf hebt gemaakt.

Een laatste overweging: als je structureel voor dezelfde klant reist, kan het de moeite waard zijn om vooraf een vast bedrag per bezoek af te spreken in plaats van elke keer de exacte kilometers te verrekenen. Dat scheelt rekenwerk aan beide kanten, al moet dat vaste bedrag nog steeds een reële schatting van de werkelijke kosten blijven.