Btw bij cadeaubonnen en waardebonnen: wanneer moet je die aangeven?

Verkoop je cadeaubonnen, dan geldt sinds 1 januari 2019 een aparte btw-regeling. Nederland implementeerde toen de Europese voucherrichtlijn in de Wet op de omzetbelasting 1968, artikel 2a. Die regel is niet vrijblijvend: hij bepaalt het exacte moment waarop je btw moet afdragen, en dat moment verschilt per type bon.

De wet noemt een voucher een instrument waarbij je verplicht bent het als (gedeeltelijke) betaling te accepteren voor een levering of dienst, waarbij op de bon zelf of in de bijbehorende voorwaarden staat welke levering dat is of wie hem moet leveren.

Binnen die definitie maakt de wet één cruciaal onderscheid:

• Enkelvoudige voucher — bij uitgifte staat al vast welk btw-tarief van toepassing is en waar de bon ingewisseld kan worden.
• Meervoudige voucher — bij uitgifte staat dat nog niet vast, bijvoorbeeld omdat de bon zowel aan 9%- als 21%-producten besteed kan worden.

Dat onderscheid, en niet de naam die je eraan geeft, bepaalt wanneer je btw moet aangeven. Een 'cadeaubon' kan dus in de ene winkel enkelvoudig zijn en in de andere meervoudig.

Verkoop je een bioscoopbon die alleen in jouw Nederlandse bioscoop te besteden is, dan ligt het btw-tarief al vast op het moment van verkoop: 9% over een filmticket, ongeacht welke film de klant later kiest. Dat maakt de bon enkelvoudig, en de regel is dan simpel: je draagt de btw af bij uitgifte van de bon, niet pas wanneer de klant hem gebruikt.

Hetzelfde geldt voor een tegoedbon van een kapsalon die alleen knipbeurten verkoopt, of een wasstraatbon die uitsluitend voor autowassen geldt. In al die gevallen is het btw-bedrag bij verkoop al vast te stellen, dus reken je de btw dan af over het betaalde bedrag.

Wissel de klant de bon later daadwerkelijk in, dan hoef je geen btw meer te berekenen: die is al afgedragen. Komt de bon nooit terug, bijvoorbeeld omdat hij verloopt, dan houdt dat volgens de regeling geen recht op teruggaaf in, tenzij je de bon fysiek terugneemt en het bedrag aan de klant terugbetaalt.

Verstrek je een enkelvoudige voucher gratis weg, bijvoorbeeld als actie, dan ben je in principe btw verschuldigd over de waarde ervan — met één uitzondering die verderop in dit artikel aan bod komt.

Verkoopt je webshop een cadeaubon van €50 die de klant aan het hele assortiment kan besteden — boeken met 9% btw en kleding met 21% — dan weet je bij verkoop nog niet welk tarief van toepassing wordt. Die bon is meervoudig, en daarvoor geldt een andere regel: je draagt pas btw af op het moment dat de klant de bon daadwerkelijk besteedt, en wel over de producten die hij dan koopt.

Bij de verkoop van de bon zelf reken je dus geen btw. Pas bij de kassa, wanneer bekend is wat de klant koopt, bereken je het juiste tarief over het bestede bedrag. Betaalt de klant bij, dan telt dat bijbetaalde bedrag gewoon mee in de btw-berekening. Is het exacte aankoopbedrag niet te herleiden, dan ga je uit van de waarde die op de bon staat.

Wordt de bon nooit ingewisseld, dan is er ook nooit een levering geweest waarover btw verschuldigd kan worden — de omzet van de verkochte bon blijft dan feitelijk onbelast, zolang je niets anders aan de klant hebt geleverd. Rekent een tussenpersoon of distributeur een eigen vergoeding voor de verkoop of promotie van de bon, dan is daar wel gewoon btw over verschuldigd, ongeacht of de onderliggende bon enkelvoudig of meervoudig is.

Een waardebon is iets anders dan een cadeaubon, en de wet behandelt hem ook anders. Een cadeaubon geeft recht op een product of dienst zonder dat er per se bijbetaald hoeft te worden; een waardebon geeft alleen recht op korting, en de klant moet bij het inwisselen altijd iets bijbetalen. Denk aan een bon van €10 korting op een boodschappenmand, uitgegeven door de supermarkt zelf of door een fabrikant via een actie.

Voor een waardebon geldt: btw is verschuldigd op het moment van inwisseling, over het bedrag dat de klant daadwerkelijk bijbetaalt. Heeft de klant de bon zelf gekocht, dan telt ook dat aankoopbedrag mee in de btw-berekening. Heeft hij de bon gratis gekregen, bijvoorbeeld bij een eerdere aankoop, dan reken je alleen btw over het bijbetaalde deel.

Zegels en spaarpunten — denk aan een spaarkaart die recht geeft op een geldbedrag zodra er genoeg gespaard is — volgen weer een ander spoor. Gebruikt een klant zegelwaarde om te betalen, dan is er btw verschuldigd over het product of de dienst die hij daarmee afrekent. Het 'zegelvoordeel', het verschil tussen wat de klant voor de zegels betaalde en wat hij ervoor terugkrijgt, kun je als ondernemer soms terugvragen, maar alleen als je de zegels zelf hebt uitgegeven bij je eigen omzet en de korting drukt op je eigen bedrijfsresultaat. Een volwaardige klantenkaart die je later voor producten kunt inwisselen, wordt in de praktijk als voucher behandeld, niet als zegel.

De meest voorkomende fout is dat een winkel of webshop elke tegoedbon hetzelfde boekt, terwijl de btw-behandeling per type bon verschilt. Zet je een meervoudige cadeaubon bij verkoop al als omzet met btw in de boekhouding, dan heb je op dat moment feitelijk te vroeg en mogelijk te veel btw aangegeven — en moet je dat bij de btw-aangifte weer herstellen zodra blijkt wat de klant werkelijk heeft gekocht.

Eén concrete vrijstelling is het onthouden waard: verstrek je een gratis product met een waarde van maximaal €15, zoals een relatiegeschenk of een monster, dan ben je daarover geen btw verschuldigd. Verstrek je een gratis dienst, zoals een gratis wasbeurt bij een wasstraat, dan geldt sowieso geen btw-plicht over die dienst, al kan het wel gevolgen hebben voor de aftrek van voorbelasting die je zelf hebt betaald over de inkoop.

Leg in je administratie per cadeaubon-type vast of hij enkelvoudig of meervoudig is, en op welk moment je de btw daadwerkelijk hebt afgedragen. Bij een controle moet je kunnen aantonen waarom je op dat moment wel of geen btw hebt berekend. Verkoop je bonnen via meerdere kanalen, bijvoorbeeld een eigen winkel én een platform van een derde partij, dan loont het de moeite om vooraf met je boekhouder vast te leggen wie in die keten welke btw afdraagt — want dat kan per kanaal verschillen.