OSS-regeling voor btw: wanneer moet je die gebruiken bij verkoop in de EU

Verkoop je vanuit Nederland goederen aan particulieren in andere EU-landen — bijvoorbeeld via een webshop — dan geldt er één gezamenlijk drempelbedrag voor al je verkopen in de hele EU samen: €10.000 per kalenderjaar. Volgens de Belastingdienst geldt: was je omzet in het vorige kalenderjaar €10.000 of lager, en verwacht je dat dit jaar ook, dan mag je gewoon Nederlandse btw rekenen aan al je EU-klanten.

Zodra je totale omzet aan particulieren in andere EU-landen in de loop van het jaar boven de €10.000 komt, verandert dat. Vanaf het moment van overschrijding moet je voor elke levering de btw van het land van bestemming rekenen — dus de btw van het land waar je klant woont, niet die van Nederland. Verkoop je aan een klant in Duitsland, Frankrijk en Spanje, dan reken je dus drie verschillende tarieven, afhankelijk van waar de goederen naartoe gaan.

Dit drempelbedrag geldt alleen voor verkoop aan particulieren en vergelijkbare afnemers zonder btw-nummer. Verkoop je aan bedrijven met een geldig btw-nummer in een ander EU-land, dan geldt een andere regeling (de intracommunautaire levering), en telt die omzet niet mee voor deze drempel.

Zodra je boven de drempel zit, moet je eigenlijk in elk EU-land waar je aan particulieren verkoopt apart btw-aangifte doen. Dat is voor de meeste bedrijven onwerkbaar: een aparte registratie en aangifte per land. Daarom bestaat de OSS-regeling, het eenloketsysteem (ook wel de Unieregeling): je geeft alle buitenlandse btw in één keer aan bij de Nederlandse Belastingdienst, die het bedrag vervolgens verdeelt over de betreffende EU-landen.

De regeling is vrijwillig. Volgens de Belastingdienst meld je je aan via Mijn Belastingdienst Zakelijk, onder 'btw' en dan 'E-commerce'. Na aanmelding en goedkeuring krijg je een bevestiging en doe je per kwartaal aangifte — ook in kwartalen waarin je niets hebt geleverd. De aangifte moet uiterlijk de laatste dag van de maand na het kwartaal binnen zijn.

Kies je ervoor om de OSS-regeling niet te gebruiken, dan blijf je verplicht om je in elk afzonderlijk EU-land waar je boven de drempel verkoopt apart te registreren en aangifte te doen volgens de regels van dat land. Voor de meeste MKB-bedrijven is dat aanzienlijk meer administratie dan één kwartaalaangifte bij de Belastingdienst.

Zodra je boven de drempel zit, verandert er iets in hoe je moet factureren: het btw-tarief hangt niet meer af van waar jij zit, maar van waar je klant zit. Nederland kent 21% en 9%, maar andere EU-landen hebben eigen tarieven en eigen indelingen van welk product onder welk tarief valt. Een boekhoud- of webshoppakket met OSS-ondersteuning houdt deze tarieven per land bij en past het juiste tarief automatisch toe op basis van het afleveradres van de klant, zodat je dit niet handmatig per bestelling hoeft uit te zoeken.

Zonder die koppeling moet je zelf bijhouden welk tarief in welk land geldt voor elk type product dat je verkoopt, en dat handmatig verwerken in elke factuur. Bij een handvol bestellingen per maand is dat te doen; bij een webshop met dagelijkse orders naar meerdere EU-landen wordt dat foutgevoelig, omdat tarieven per productcategorie kunnen verschillen en van tijd tot tijd wijzigen.

Let ook op je omzetregistratie: je moet per EU-land kunnen aantonen hoeveel je daar hebt verkocht, ook al doe je maar één gezamenlijke aangifte. De meeste OSS-geschikte pakketten leggen dit automatisch per land vast; doe je het handmatig, dan heb je een apart overzicht per bestemmingsland nodig voordat je de kwartaalaangifte invult.

Voor veel MKB-bedrijven is dit onderwerp simpelweg niet aan de orde. Verkoop je vooral aan Nederlandse klanten, of aan bedrijven met een geldig btw-nummer in het buitenland, dan geldt de afstandsverkopendrempel niet voor jou. Lever je diensten in plaats van fysieke goederen, dan gelden weer andere regels dan hierboven beschreven — de afstandsverkopenregeling gaat specifiek over de levering van goederen aan particulieren.

Blijft je omzet aan EU-particulieren structureel onder de €10.000 per jaar, dan hoef je niets te registreren of aan te melden. Reken gewoon Nederlandse btw, zoals je al deed, en houd je jaaromzet in de gaten. Pas wanneer je verwacht dat je dit jaar boven de drempel uitkomt, is het moment om de OSS-registratie te regelen — het liefst vóórdat je daadwerkelijk over de grens gaat, want de regeling gaat in vanaf het kwartaal na aanmelding, niet automatisch met terugwerkende kracht vanaf het moment van overschrijding.

Bedrijven die net starten met een paar proefverkopen naar het buitenland, doen er goed aan simpelweg de omzet per land bij te houden in een spreadsheet, tot duidelijk is of dit een blijvend deel van de omzet wordt. Een systeem optuigen voor incidentele verkoop heeft weinig zin.