Automatisch bijbestellen van voorraad: hoe het bestelpunt werkt

Bij veel bedrijven werkt voorraad bijhouden nog op gevoel: iemand loopt langs het schap, ziet dat een artikel bijna op is, en belt of mailt de leverancier. Zolang het assortiment klein is en één persoon alles overziet, werkt dat prima. Zodra er meer artikelen, meer leveranciers of meer mensen bij komen, wordt het moment waarop iemand 'het is bijna op' opmerkt steeds later — en vaak te laat.

Het gevolg is voorspelbaar: een artikel is uitverkocht op het moment dat een klant het wil bestellen. Retaillogistiek-site The Retail Exec meldt dat ruim de helft van de shoppers die een product niet kon vinden, het al eens eerder ergens anders heeft gekocht. Wie vaker 'nee, niet op voorraad' moet verkopen, verliest niet alleen die ene verkoop, maar soms ook de klant voor de volgende keer.

Er is ook een kostenkant die minder opvalt. Dezelfde bron noemt voorraadkosten van ongeveer 25 tot 30% van de voorraadwaarde per jaar — opslag, kapitaal, risico op veroudering. Te laat bestellen kost omzet, maar te vroeg of te veel bestellen 'uit voorzichtigheid' kost structureel geld. Een bestelpunt dat op een rekensom is gebaseerd in plaats van op een onderbuikgevoel, voorkomt beide kanten van die fout.

Een bestelpunt is het voorraadniveau waarbij je opnieuw bestelt, zodat de nieuwe lading binnenkomt vlak voordat de oude op is. De basisformule is simpel:

Bestelpunt = (gemiddeld dagverbruik × levertijd in dagen) + veiligheidsvoorraad

Voorraadsoftwarebedrijf Symestic rekent een voorbeeld door: bij een dagverbruik van 100 stuks, een levertijd van 10 dagen en een veiligheidsvoorraad van 200 stuks is het verbruik tijdens de levertijd 100 × 10 = 1.000 stuks, en ligt het bestelpunt op 1.000 + 200 = 1.200 stuks.

Het lastigste onderdeel is de veiligheidsvoorraad: hoeveel buffer houd je aan voor een onverwacht drukke week of een late levering? Je kunt die buffer met een vuistregel instellen, maar nauwkeuriger is rekenen met de spreiding in je verkoop en levertijd. Symestic laat ook zien hoe levertijd en buffer zich tot elkaar verhouden: een levertijd die verdubbelt, verdubbelt ook het verbruik tijdens die levertijd, maar de benodigde buffer groeit daarbij maar met ongeveer 41% — omdat die meebeweegt met de wortel van de levertijd, niet lineair. Een kortere, betrouwbaardere levertijd bij je leverancier is daarom vaak een goedkopere manier om voorraad te verlagen dan een grotere buffer aanhouden.

Automatisch bijbestellen betekent niet dat zomaar ergens iets wordt besteld. Het betekent dat het bestelpunt per artikel vooraf is vastgelegd, en dat het voorraadsysteem na elke verkoop controleert of de voorraad daar nog boven zit. Zakt een artikel onder het bestelpunt, dan maakt het systeem automatisch een inkooporder of stuurt het een seintje naar wie de inkoop doet — zonder dat iemand eerst het magazijn moet aflopen.

Dat werkt alleen als een paar dingen kloppen. Elk artikel heeft een eigen, actuele levertijd nodig: de tijd van bestelling tot binnenkomst, inclusief verwerking bij de leverancier en controle bij ontvangst. Verkopen uit alle kanalen — webshop, kassa, telefonisch — moeten op hetzelfde voorraadniveau terechtkomen, anders telt het systeem verkeerd. En de bestelhoeveelheid moet passen bij wat de leverancier logisch levert: een doos van 24 stuks bestel je niet per 5.

De winst zit niet alleen in minder uitverkocht raken. Omdat de koppeling bij elke verkoop meetelt, zie je versnellingen en vertragingen in de vraag veel eerder dan bij een maandelijkse telronde. Dat is vooral waardevol bij artikelen met veel varianten of bij een groeiend aantal leveranciers, waar niemand meer op gevoel kan overzien welk artikel waar in de keten vastloopt.

Voor een klein assortiment is dit vaak overkill. Verkoop je twintig artikelen bij één vaste leverancier met een levertijd van een paar dagen, dan ziet degene die de voorraad beheert vaak sneller dat iets bijna op is dan een systeem dat eerst moet worden ingericht en onderhouden. Het opzetten van bestelpunten per artikel kost tijd: je hebt per artikel een redelijk betrouwbaar verbruikscijfer en een kloppende levertijd nodig, en die moet je periodiek bijhouden.

Dat onderhoud is ook de grootste valkuil. The Retail Exec noemt het voorbeeld van een levertijd die van 5 naar 9 dagen oploopt zonder dat het bestelpunt wordt aangepast: dan ontstaat juist een tekort, terwijl het hele doel van automatisch bijbestellen was dat te voorkomen. Het advies daar is om bestelpunten minimaal elk kwartaal te controleren. Een systeem dat op verouderde cijfers draait, is niet beter dan iemand die op gevoel bestelt — het voelt alleen betrouwbaarder aan, en dat is gevaarlijker.

Ook bij sterk wisselende of seizoensgebonden vraag — mode, cadeauartikelen rond een feestdag — werkt een vaste formule minder goed dan iemand die de markt kent en per moment bijstuurt. De formule gaat uit van een redelijk stabiel verbruik; bij grote pieken moet je die handmatig corrigeren, en dan is automatisering vooral een hulpmiddel, geen vervanging van het oordeel van wie de inkoop doet.