Vakantiegeld automatisch berekenen en uitbetalen: wat de wet eist

Vakantiegeld bouwt het hele jaar door op, maar de meeste bedrijven denken er pas aan als de uitbetaling eraan komt. Dat komt doordat het geen apart bedrag is dat ergens op een rekening staat te wachten: het is 8% van het loon dat iemand die maand verdiende, en dat percentage moet je optellen bij ieder salaris, iedere maand, voor iedere medewerker.

Bij een paar vaste medewerkers met een gelijk salaris is dat te overzien. Zodra er wisselingen in zitten, wordt het lastiger. Iemand die overwerkt, een medewerker die een tijd ziek is geweest, een uitzendkracht die halverwege het jaar begon, iemand die in mei uit dienst gaat: bij elk van die situaties telt een ander bedrag mee als basis voor het vakantiegeld. Dat reken je niet even snel na op een briefje.

Het gevolg is dat bedrijven in mei of juni ineens tegen een fors bedrag ineens aan lopen, terwijl dat geld eigenlijk al twaalf keer als klein deel had kunnen worden opgespaard. Of erger: iemand gaat tussentijds uit dienst en het opgebouwde vakantiegeld wordt vergeten, waardoor je achteraf alsnog moet uitbetalen en uitzoeken.

De regels rond vakantiegeld staan niet in een cao of interne afspraak, maar in de wet. Artikel 15 van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML) bepaalt dat een werknemer recht heeft op minimaal 8% van het loon dat ten laste van de werkgever komt. Artikel 17 van diezelfde wet regelt wanneer je dat uitbetaalt: standaard in de maand juni, over het loon en de uitkeringen tot en met 31 mei van dat jaar.

Je mag daarvan afwijken, maar alleen met een schriftelijke overeenkomst of een publiekrechtelijke regeling, en zelfs dan moet je minstens één keer per kalenderjaar uitbetalen. Veel cao's kiezen voor mei in plaats van juni, of voor een ander percentage boven het wettelijk minimum. Check dus altijd eerst de cao of arbeidsovereenkomst voor je uitgaat van de standaardregel.

Eén moment waar het vaak misgaat: uit dienst gaan. De wet is daar duidelijk over. Zodra het dienstverband eindigt, moet je het op dat moment opgebouwde vakantiegeld direct uitbetalen, ook als dat midden in het jaar is en los van de reguliere juni-uitbetaling.

"De vakantiebijslag [...] wordt uiterlijk in de maand juni uitbetaald over het loon en de uitkeringen tot en met de maand mei van het lopende kalenderjaar." — Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, artikel 17

Automatiseren betekent hier niet dat iets voor je beslist wat het percentage moet zijn. Dat staat vast: minimaal 8%, of het percentage uit je cao. Waar je wel tijd wint, is bij het bijhouden en optellen.

Concreet gaat het om drie dingen. Ten eerste: iedere salarisronde automatisch 8% (of jouw cao-percentage) van het brutoloon apart laten reserveren, in plaats van er in mei achter te komen hoeveel je in totaal moet uitbetalen. Zo bouw je het bedrag twaalf keer in kleine stappen op, in plaats van één keer in een klap.

Ten tweede: automatisch laten meetellen wat wél en niet meetelt in de grondslag. Overwerk, bepaalde toeslagen en uitkeringen tijdens ziekte tellen vaak mee, andere componenten niet. Als dat handmatig gebeurt, is dat een terugkerende bron van fouten, vooral bij medewerkers met wisselende uren.

Ten derde: een signaal krijgen zodra iemand uit dienst gaat, zodat het openstaande vakantiegeld meteen wordt meegenomen in de eindafrekening in plaats van er drie maanden later achter te komen dat het is blijven liggen. Dat laatste is het scenario dat het vaakst tot een nabetaling en een boze oud-medewerker leidt.

Dit is niet voor iedereen de moeite waard. Werk je met een klein, vast team zonder overwerk, ziekteverzuim van betekenis of tussentijdse in- en uitdiensttredingen, dan berekent je loonpakket dit vrijwel altijd al automatisch mee. Er is dan niets te automatiseren dat niet al gebeurt.

Ook als je de salarisadministratie hebt uitbesteed aan een boekhouder of payrollbureau, zit deze berekening meestal al in het standaardpakket. Extra automatisering bovenop wat je administratiekantoor al doet, levert dan geen tijdwinst op, alleen een extra systeem om bij te houden.

Waar het wel loont: bedrijven met veel wisselingen in personeel, seizoenswerk, uitzendkrachten of een cao met een afwijkend percentage en afwijkende uitbetaalmaand. Daar is de kans op een rekenfout of een gemiste eindafrekening reëel, en telt iedere fout financieel mee.

Twijfel je? Kijk terug naar de afgelopen twee juni-uitbetalingen. Klopten de bedragen in één keer, of moest er achteraf gecorrigeerd worden? Dat laatste is het signaal dat het de moeite waard is om hiernaar te kijken.

Begin bij de bron, niet bij een systeem. Zoek op wat jouw cao of arbeidsovereenkomsten zeggen over het percentage en de uitbetaalmaand. Wijk je af van de wettelijke 8% in juni, dan moet dat schriftelijk zijn vastgelegd. Staat dat nergens zwart op wit, dan geldt automatisch de wettelijke standaard.

Bepaal daarna of je wilt reserveren per salarisronde of blijft werken met een jaarlijkse optelsom. Reserveren per maand voorkomt de verrassing in mei, maar vraagt dat je loonpakket of boekhoudsysteem dat bedrag apart kan bijhouden.

Spreek intern af wie verantwoordelijk is voor het signaleren van uit dienst tredende medewerkers, zodat de eindafrekening nooit wordt vergeten. Dat is vaak het enige punt waar mensen zelf nog naar moeten kijken, ook als de rest al automatisch loopt.

Bedrijven die dit voor meerdere loonstromen tegelijk moeten regelen — bijvoorbeeld een vast team plus seizoenskrachten met een ander percentage — laten dit soms bouwen rond hun eigen loonpakket, zoals Oarized dat voor klanten doet. Voor een klein, stabiel team is dat zelden nodig; dan is een vinkje in je bestaande loonsoftware voldoende.