Thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding combineren: wat mag en wat niet

Sinds hybride werken de norm is geworden, regelen veel werkgevers zowel een thuiswerkvergoeding als een reiskostenvergoeding. Op zich mag dat allebei onbelast — maar niet zomaar door elkaar. De Belastingdienst rekent per dag: een dag is een thuiswerkdag óf een reisdag, nooit allebei tegelijk voor de vergoeding.

Dat lijkt een detail, maar het raakt precies het proces waar het vaakst misgaat: de vaste vergoeding die aan het begin van het jaar wordt ingesteld en daarna niemand meer aanraakt. Iemand die drie dagen naar kantoor gaat en twee dagen thuiswerkt, krijgt allebei vergoed — maar niet voor dezelfde dag, en niet zomaar het volle bedrag van beide regelingen los van elkaar opgeteld.

Bij een controle kijkt de Belastingdienst niet naar de bedoeling, maar naar de berekening. Klopt die niet, dan is het verschil een naheffing, vermeerderd met belastingrente. Dat maakt dit een klein rekenprobleem met een reële prijs, en precies het soort proces dat je één keer goed inricht en daarna alleen nog bijstelt bij wijzigingen in het werkpatroon van een medewerker.

De regel is simpel te formuleren, lastiger om vol te houden in de praktijk: voor dezelfde dag mag je niet én een onbelaste reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer, én een onbelaste thuiswerkvergoeding geven. Dat bevestigt de Belastingdienst in de toelichting op de vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding: reist iemand op een dag naar de vaste werkplek, dan geldt voor die dag de reiskostenregel, niet de thuiswerkregel. (Kennisgroepen Belastingdienst)

Voor losse, variabele vergoedingen — je betaalt per werkelijk gereisde of thuisgewerkte dag — is dat te overzien: je kijkt gewoon naar de agenda van die dag. Voor een vaste vergoeding per maand of per jaar wordt het lastiger, omdat je dan een gemiddelde neemt over een heel jaar, gebaseerd op het vaste werkpatroon van de medewerker.

Reist of werkt iemand op een dag deels thuis en deels op kantoor, dan telt die dag voor de vergoeding als reisdag, niet als (halve) thuiswerkdag.

De onbelaste thuiswerkvergoeding bedraagt een vast bedrag per thuiswerkdag (€2,35 in 2024, en wordt jaarlijks geïndexeerd — check het actuele bedrag op belastingdienst.nl). Voor reiskosten met eigen vervoer geldt in 2026 een vrijstelling van maximaal €0,25 per kilometer. (Belastingdienst — Werkkostenregeling) Beide tellen niet mee voor de vrije ruimte, zolang je de regels volgt.

Werkt iemand op een vast patroon — bijvoorbeeld drie dagen naar kantoor en twee dagen thuis — dan hoef je niet elke dag apart te registreren. De Belastingdienst staat toe dat je een vaste vergoeding berekent op basis van een jaarnorm van 214 werkdagen, zodra iemand op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste werkplek reist of thuiswerkt.

Reken het voorbeeld door: bij drie reisdagen en twee thuiswerkdagen per week geldt drie vijfde van 214 dagen (ruim 128 dagen) als reisdagen, en twee vijfde (ruim 85 dagen) als thuiswerkdagen. Dat aantal dagen vermenigvuldig je met het kilometertarief respectievelijk het thuiswerkbedrag, en het resultaat deel je over twaalf maanden. Zo ontstaat een vast maandbedrag dat je niet elke maand hoeft te herberekenen — zolang het patroon niet wijzigt.

Wijzigt het patroon wél — iemand gaat structureel vaker thuiswerken, neemt langdurig verlof, of wisselt van functie — dan moet je de vaste vergoeding herrekenen vanaf het moment van de wijziging. Doe je dat niet, dan loopt de vergoeding niet meer synchroon met de werkelijkheid, en is precies dat verschil wat bij een controle wordt opgemerkt. (Kennisgroepen Belastingdienst)

In de praktijk gaat het meestal niet mis door onwil, maar door een proces dat stilstaat. Drie terugkerende patronen:

• Een vaste vergoeding wordt bij indiensttreding ingesteld op basis van het toen afgesproken werkpatroon, en daarna nooit meer bijgewerkt — ook niet als iemand een jaar later structureel meer thuiswerkt.
• Beide vergoedingen worden los van elkaar beheerd — reiskosten in het ene systeem of spreadsheet, thuiswerkdagen in het andere — waardoor niemand ziet dat de aannames niet meer kloppen met de praktijk.
• Bij tijdelijke afwijkingen (een sabbatical, langdurig ziekteverzuim, een periode volledig thuiswerken) blijft de vaste vergoeding gewoon doorlopen, terwijl de Belastingdienst juist bij een gewijzigde grondslag een herrekening verwacht.

Geen van deze situaties is fraude. Het zijn processen die één keer zijn ingericht en daarna aan hun lot zijn overgelaten — precies het type fout dat pas opvalt bij een looncontrole, met terugwerkende kracht over de hele periode dat het misging.

Drie dingen die dit in de praktijk hanteerbaar houden:

• Leg het werkpatroon per medewerker vast op het moment dat het wijzigt, niet pas bij de jaarafsluiting. Een simpel overzicht met ingangsdatum en patroon (bijvoorbeeld 'vanaf 1 maart: 2 dagen thuis, 3 dagen kantoor') is genoeg om de vaste vergoeding correct te herrekenen.
• Beheer reiskosten- en thuiswerkvergoeding in hetzelfde overzicht, niet in twee losse bestanden. Zo zie je in één oogopslag of de dagen bij elkaar optellen tot een reëel patroon, en niet tot meer dagen dan een werkweek telt.
• Zet een vast controlemoment per jaar (bijvoorbeeld bij de jaarovergang) waarop je per medewerker checkt of het geregistreerde patroon nog klopt met de praktijk van dat moment.

Voor de meeste kleinere bedrijven is dit met een spreadsheet en die jaarlijkse check prima te doen. Bij veel medewerkers met wisselende patronen loont het om dit in de salarisadministratie of het personeelssysteem te laten bijhouden, zodat een wijziging in het werkpatroon automatisch doorwerkt in de vergoeding — in plaats van pas bij de volgende looncontrole aan het licht te komen.