Terugkerende facturen automatiseren via incasso: wat de SEPA-regels verplichten

Werk je met klanten die elke maand of elk kwartaal hetzelfde bedrag betalen — een abonnement, een onderhoudscontract, een vast maandtarief voor een dienst — dan is een factuur sturen en wachten op een overschrijving een terugkerend klusje met een terugkerend risico: de klant vergeet hem, betaalt te laat, of maakt het verkeerde bedrag over. Automatische incasso draait die volgorde om. Met een getekende machtiging van de klant trekt jouw bank het bedrag zelf van zijn rekening, op de dag die je afspreekt, zonder dat er een factuur aan voorafgaat die iemand nog moet openen en betalen.

Dat werkt via het SEPA-incassosysteem, dat voor de hele eurozone op dezelfde manier is ingericht. Je klant tekent eenmalig een machtiging (een IBAN-incassomachtiging), en vanaf dat moment kun je herhaald incasseren zonder opnieuw toestemming te vragen — tot de machtiging wordt ingetrokken of verloopt.

Het is geen losse functie die je er zomaar bijzet: je moet de machtiging vastleggen, de klant van tevoren informeren over elk bedrag dat je gaat incasseren, en rekening houden met het feit dat een klant een afschrijving achteraf kan laten terugboeken. Dat laatste is precies waar automatisering vaak misgaat: een systeem dat alleen het incasseren regelt, maar niet het soepel afhandelen van een terugboeking, schuift het probleem door in plaats van het op te lossen.

Er bestaan twee incassovarianten, en de keuze bepaalt hoeveel risico je als ondernemer loopt. SEPA Core (de 'Standaard Europese incasso') is bedoeld voor incasso's bij particulieren en kleinere klanten. SEPA B2B ('Zakelijke Europese incasso') is bedoeld voor incasso's tussen bedrijven.

Het verschil zit in de bescherming van de betaler. Bij SEPA Core kan de klant een afschrijving tot acht weken na de incassodatum laten terugboeken, zonder dat hij daarvoor een reden hoeft te geven. Bij SEPA B2B bestaat dat recht niet: de klant kan een incasso alleen laten terugboeken als die onterecht was — dus zonder geldige machtiging, met een verlopen machtiging, of met een machtiging die niet overeenkomt met de afgesproken gegevens. Als compensatie voor dat zwakkere terugboekrecht moet de bank van de betaler bij SEPA B2B vooraf controleren of de machtiging klopt met de incasso-opdracht, vóór het geld wordt afgeschreven.

Voor een bedrijf dat terugkerend aan andere bedrijven factureert, is SEPA B2B dus vaak de logischere keuze: minder risico dat een betaling weken later alsnog wordt terugboekt. Voor incasso's bij consumenten is SEPA Core verplicht de norm — en moet je er in je planning rekening mee houden dat een deel van de afschrijvingen met vertraging kan terugkomen.

Voor beide varianten geldt dezelfde basisregel: je moet de klant minstens twee weken voor de incassodatum informeren over het bedrag en de datum van de afschrijving — tenzij je met de klant een kortere termijn hebt afgesproken. Bij een vast, voorspelbaar bedrag kan die vooraankondiging gewoon in de oorspronkelijke overeenkomst of factuur staan; bij een wisselend bedrag moet je elke keer opnieuw informeren.

Daarnaast gelden aanlevertermijnen bij de bank, die vooral relevant zijn voor hoe je je automatisering inricht. Bij SEPA Core moet de eerste incasso van een nieuwe machtiging minstens vijf werkdagen voor de incassodatum bij de bank zijn aangeleverd; een volgende, terugkerende incasso op basis van dezelfde machtiging mag tot twee werkdagen vooraf. Bij SEPA B2B geldt voor alle incasso's — eerste en volgende — een aanlevertermijn van één werkdag vooraf.

Voor een geautomatiseerd proces betekent dit dat je niet simpelweg op de vervaldatum zelf een incasso-opdracht kunt versturen. Je systeem moet de opdracht een paar werkdagen eerder inplannen, én de vooraankondiging aan de klant ruim daarvoor al hebben verstuurd. Bouw je dat niet in, dan loop je het risico dat een incasso te laat bij de bank aankomt of dat je de wettelijke aankondigingstermijn mist.

Dit is het deel dat bij automatisering het makkelijkst wordt vergeten, omdat het pas weken na de eigenlijke actie speelt. Bij SEPA Core kan een klant tot acht weken na de afschrijving het bedrag laten terugboeken zonder opgaaf van reden. Daarna kan dat alleen nog bij een onterechte incasso — zonder geldige machtiging — en dan geldt een termijn van dertien maanden na de afschrijving. Bij SEPA B2B geldt vanaf het begin alleen die laatste route: terugboeken kan uitsluitend bij een onterechte incasso, eveneens binnen dertien maanden.

Een machtiging vervalt daarnaast automatisch als er 36 maanden geen incasso op is uitgevoerd — handig om te weten als je een klant tijdelijk op pauze zet en later weer wilt incasseren: na drie jaar stilte moet je een nieuwe machtiging vragen.

Voor je boekhouding en je automatisering betekent dit vooral: boek een incasso niet meteen als definitief binnengekomen geld. Bij SEPA Core moet je er serieus rekening mee houden dat een deel van de afschrijvingen van de afgelopen acht weken nog terug kan komen, zeker bij een nieuwe of minder bekende klant. Een geautomatiseerd proces dat daarop geen vinger aan de pols houdt, laat je op het verkeerde moment denken dat een bedrag definitief binnen is.

Automatische incasso lost een specifiek probleem op: een vast, terugkerend bedrag zonder gedoe binnenhalen. Daarbuiten voegt het vooral extra regels toe zonder dat het iets oplevert.

• Je factureert maar een paar keer per jaar. Bij een enkele jaarfactuur of een handvol projectfacturen is het opzetten van machtigingen, vooraankondigingen en de aanlevertermijnen bij de bank meer administratie dan een gewone overschrijving met een betalingsherinnering erachteraan.
• Het bedrag wisselt voortdurend. Incasso is sterk bij een vast of goed voorspelbaar bedrag. Verandert het bedrag elke keer — bijvoorbeeld bij nacalculatie per project — dan moet je toch elke keer apart en op tijd informeren, en verdwijnt een groot deel van het gemak.
• Je klant is een groter bedrijf met een eigen betaalritme. Veel grotere organisaties betalen liever zelf, op hun eigen crediteurenproces, en zullen niet snel een machtiging tekenen. Een machtiging afdwingen werkt dan averechts.
• Je hebt nog geen stabiele klantrelatie. Bij een nieuwe klant loop je bij SEPA Core acht weken het risico dat de eerste afschrijvingen zonder opgaaf van reden worden terugboekt. Bouw die reserve pas op zodra de relatie een paar keer is bevestigd, niet vanaf de eerste factuur.

In die gevallen is een gewone factuur met een automatische betalingsherinnering vaak minder werk om op te zetten, en net zo effectief.