Btw automatisch opzij zetten: zo voorkom je een kapitaaltekort

Een klant maakt een factuur over en het hele bedrag komt op je rekening. Dat voelt als omzet, en een deel daarvan ook als winst. Maar een stuk van dat bedrag is btw die je hebt geïnd namens de Belastingdienst, en die moet er na het kwartaal weer uit.

De Belastingdienst stuurt daar geen rekening voor. Op de eigen pagina over btw-aangifte staat het zo: "U krijgt geen aanslag, maar u moet het btw-bedrag zelf aan ons overmaken." Er komt dus geen brief met een te betalen bedrag waar je op kunt wachten. Jij berekent het verschil tussen de btw die je in rekening hebt gebracht en de btw die je zelf hebt betaald aan leveranciers, en jij maakt het over.

Dat werkt prima als je het geld nog hebt. Het gaat mis bij bedrijven die de btw-component niet apart houden: het geld is gebruikt voor lonen, voorraad of een investering, en bij de aangifte moet er alsnog een bedrag gevonden worden dat er eigenlijk al lang niet meer is bedoeld om vrij te besteden. Daar komt dan vaak een probleem bovenop: een kwartaal met een slechte maand ertussen, waardoor het tekort nog groter uitpakt dan verwacht.

Het probleem zit niet in de hoogte van het bedrag — dat is meestal prima te overzien — maar in het moment waarop je ermee geconfronteerd wordt. Zonder vooraankondiging reserveren is de enige manier om dat moment pijnloos te laten verlopen.

Voor de btw zelf is het rekenwerk simpel, omdat het tarief vastligt. Sommige banken bieden inmiddels een functie waarbij dit automatisch gebeurt: "Bij sommige banken kun je als zakelijke klant automatisch je btw opzij zetten. Van elke betaalde factuur gaat dan automatisch 21 of 9 procent naar een aparte spaarrekening", meldt De Zaak. Welk percentage voor jou geldt, hangt af van het btw-tarief dat op je facturen staat.

Let op: dit is het bedrag dat je hebt geïnd, niet het bedrag dat je uiteindelijk afdraagt. Je mag de btw die je zelf aan leveranciers hebt betaald, aftrekken. Wie veel inkoopt, draagt per saldo minder af dan 21 of 9 procent van de omzet. Een vast percentage per factuur apart zetten is daarom een veilige bovengrens, geen exacte uitkomst.

Voor inkomstenbelasting ligt er geen vast tarief, maar de KVK geeft een vuistregel: "Veel ondernemers zetten ongeveer een derde van hun inkomsten opzij voor belastingen." De KVK voegt daar meteen aan toe dat de juiste hoogte van je situatie afhangt. Dat derde-deel is dus een startpunt, niet een rekenregel, en het verschilt per rechtsvorm: een eenmanszaak of vof betaalt inkomstenbelasting over de winst, een bv betaalt vennootschapsbelasting, en dat loopt via een andere systematiek. Wie met een voorlopige aanslag werkt, spreidt de inkomstenbelasting al over het jaar, zoals de KVK beschrijft: "Met de voorlopige aanslag kun je elke maand een deel betalen, in plaats van alles in een keer." Dan is het bedrag dat je nog apart moet zetten kleiner dan die ene derde.

De eenvoudigste vorm is een tweede rekening of een spaarpotje bij je zakelijke rekening, puur bedoeld voor btw en belasting. De KVK noemt dat principe expliciet: "Een goede manier om het overzicht te houden, is door je inkomsten te verdelen over verschillende potjes." Zodra het geld fysiek op een andere plek staat, is de kans klein dat je het per ongeluk uitgeeft aan iets anders.

Er zijn twee manieren om dat potje te vullen zonder dat je er steeds aan moet denken. De eerste is de bankfunctie die hierboven al genoemd is: een vast percentage van elke binnenkomende betaling gaat automatisch naar de btw-rekening, op het moment dat het geld binnenkomt. Niet elke bank biedt dit, dus het is de moeite waard om dit specifiek bij je eigen bank te checken voordat je uitgaat van deze optie.

Heeft je bank die functie niet, dan is een vaste periodieke overboeking het alternatief: elke week of elke maand een percentage van de omzet van die periode naar de btw-rekening, ingesteld als vaste opdracht. Dat is minder precies dan per factuur, maar voorkomt alsnog dat het geld in de hoofdrekening blijft staan tot de aangifte.

Een derde, aanvullende stap: veel boekhoudpakketten laten het lopende btw-saldo dat je verschuldigd bent gewoon zien, los van wat er op je rekening staat. Wie dat saldo één keer per maand bekijkt en bijstort op de btw-rekening, zit dichter bij het werkelijke bedrag dan bij een vast percentage per factuur.

De Belastingdienst stelt zelf vast hoe vaak je aangifte moet doen: "U doet btw-aangifte per maand, kwartaal of jaar", met kwartaal als de meest gebruikte frequentie voor kleinere bedrijven. Welke frequentie voor jou geldt, staat op de aangiftebrief of in Mijn Belastingdienst Zakelijk.

De uiterste datum voor het indienen is steeds de laatste dag van de maand die volgt op het tijdvak. Voor het eerste kwartaal (januari tot en met maart) is dat dus 30 april, voor het tweede kwartaal (april tot en met juni) 31 juli. Voor maandaangiften geldt dezelfde logica: de laatste dag van de volgende maand. Dit is ook het moment waarop het bedrag feitelijk overgemaakt moet zijn, want een aparte aanslag met een eigen betaaldatum stuurt de Belastingdienst niet.

Te laat indienen of te laat, te weinig of helemaal niet betalen kan een boete opleveren. De Belastingdienst noemt dit uitdrukkelijk op de eigen pagina's over btw-aangifte doen en betalen. Omdat er geen herinnering met een bedrag volgt — alleen een deadline die je zelf moet bewaken — is dit precies het moment waarop het verschil voelbaar wordt tussen bedrijven die de btw al opzij hebben staan en bedrijven die hem op dat moment nog ergens vandaan moeten halen. Een geautomatiseerde reservering verandert niets aan de deadline, maar wel aan hoe spannend die deadline is.

Een vast percentage per factuur is een veiligheidsmarge, geen boekhouding. Omdat de aftrekbare btw op inkopen niet wordt meegerekend, staat er na een paar kwartalen vrijwel altijd meer op de btw-rekening dan je daadwerkelijk moet afdragen. Dat is geen probleem — overschot mag je gewoon weer gebruiken — maar reken er niet op dat het gereserveerde bedrag exact gelijk is aan de aangifte. Check dat bij de aangifte zelf, niet pas als het verschil je verrast.

Voor de inkomstenbelasting ligt het gevoeliger, omdat daar geen vast tarief bestaat zoals bij btw. De "ongeveer een derde" van de KVK is een gemiddelde, geen persoonlijke berekening. Wie recht heeft op veel aftrekposten of de zelfstandigenaftrek, zet mogelijk te veel opzij; wie een goed jaar draait zonder die aftrekposten, zet mogelijk te weinig opzij. Een boekhouder of de voorlopige aanslag van de Belastingdienst geeft een beter persoonlijk beeld dan een vaste vuistregel.

En soms is er simpelweg niets te automatiseren: ondernemers die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling brengen helemaal geen btw in rekening, en hoeven dus ook niets opzij te zetten voor een btw-aangifte. Check dat eerst, voordat je tijd steekt in een systeem voor een bedrag dat voor jou niet bestaat.