Btw-aftrek herzien: wat je jarenlang moet bijhouden na een investering

Je trekt de btw op een investering meestal in één keer af, in het jaar dat je de factuur krijgt. De hoogte van die aftrek hangt af van hoe je het bedrijfsmiddel op dat moment gebruikt. Koop je een machine die je voor 100% inzet voor belaste omzet, dan trek je de volledige btw af. Gebruik je een pand voor de helft voor belaste verhuur en voor de helft voor vrijgestelde verhuur, dan trek je de helft van de btw af.

Het probleem is dat zo'n gebruik verandert. Je verhuurt een pand nu aan een btw-plichtige huurder, maar over drie jaar aan een partij die vrijgesteld is. Je zet een machine eerst volledig in voor belaste productie, maar later deels voor een nevenactiviteit die niet belast is. De Belastingdienst rondt de aftrek daarom niet in het jaar van aanschaf definitief af, maar volgt die nog een aantal jaren. Wijkt het gebruik in een van die jaren meer dan 10% af van het gebruik in het jaar van ingebruikname, dan moet je een deel van de eerder afgetrokken btw terugbetalen. Stijgt het belaste gebruik juist, dan mag je andersom een deel extra terugvragen. Dat tweede scenario wordt in de praktijk vaak over het hoofd gezien, terwijl het net zo vaak voorkomt als een toename van verhuur aan belaste huurders of een verschuiving van activiteiten binnen hetzelfde bedrijf.

Deze regel heet herziening van de btw-aftrek. De uitleg van de Belastingdienst beschrijft het mechanisme, en die pagina is ook de bron voor de termijnen die hieronder staan.

Hoe lang de Belastingdienst het gebruik volgt, hangt af van het soort investering.

• Roerende investeringsgoederen - machines, bedrijfsauto's, inventaris en andere zaken waarop je afschrijft voor de inkomsten- of vennootschapsbelasting: de aftrek wordt nog 5 jaar gevolgd. Dat is het jaar van ingebruikname plus de 4 jaar daarna.
• Onroerende zaken - een bedrijfspand dat je koopt, bouwt of ingrijpend verbouwt: de aftrek wordt 10 jaar gevolgd, het jaar van ingebruikname plus de 9 jaar daarna.

Elk jaar binnen die termijn vergelijk je het werkelijke gebruik met het gebruik in het jaar van ingebruikname. Zolang het verschil onder de 10% blijft, verandert er niets. Is het verschil groter dan 10%, dan herzie je een deel van de btw-aftrek in de aangifte over het laatste tijdvak van dat boekjaar.

Een voorbeeld: je schaft een machine aan en trekt de btw voor 80% af, omdat je het apparaat op dat moment voor 80% inzet voor belaste opdrachten. Twee jaar later daalt dat belaste gebruik naar 60%, bijvoorbeeld omdat je er ook onbelast werk mee doet voor een vrijgestelde nevenactiviteit. Het verschil van 20 procentpunt ligt boven de drempel van 10%, dus herzie je een vijfde deel (één jaar van de vijf) van het verschil in aftrek over dat jaar. Bij een pand reken je met een tiende deel per jaar, omdat de termijn daar 10 jaar beslaat in plaats van 5.

Dit geldt alleen bij gemengd gebruik - deels belast, deels vrijgesteld. Gebruik je een investering het hele jaar voor 100% belaste activiteiten, dan blijft de verhouding per definitie gelijk en speelt herziening niet.

Sinds 1 januari 2026 geldt een vergelijkbare regel voor een categorie die daar eerder buiten viel: grote onderhouds- en verbouwingsklussen aan een bedrijfspand, zonder dat je het pand zelf koopt of nieuw bouwt. Denk aan het schilderen van de buitenkant, het isoleren van de gevel of een dakrenovatie.

De Belastingdienst noemt dit investeringsdiensten. De regel geldt voor diensten aan een onroerende zaak met een waarde van € 30.000 of meer, exclusief btw, die je voor het eerst gebruikt op of na 1 januari 2026. Vond de dienst plaats vóór die datum, dan val je nog onder de oude regels, waarbij de btw-aftrek direct definitief was.

Voor een investeringsdienst die wél onder de nieuwe regel valt, geldt een herzieningsperiode van 5 jaar: het jaar van eerste gebruik plus de 4 jaar daarna. Ook hier vergelijk je jaarlijks de verhouding belast/vrijgesteld gebruik met die in het jaar van eerste gebruik, en herzie je bij een verschil van meer dan 10%. Dat staat zo beschreven in het nieuwsbericht van de Belastingdienst over deze wijziging, gepubliceerd op 3 november 2025.

Praktisch betekent dit dat een verbouwing die je nu laat uitvoeren, niet meer een eenmalige boekhoudkundige post is. Verandert de bestemming van het pand binnen vijf jaar na de verbouwing - bijvoorbeeld omdat je een deel verhuurt aan een vrijgestelde huurder terwijl je dat eerder zelf belast gebruikte - dan kan dat alsnog een correctie op de destijds afgetrokken btw opleveren.

Deze regel raakt niet elk bedrijf even hard. Hij speelt vooral bij bedrijven waar het gebruik van een bedrijfsmiddel of pand is opgesplitst tussen belaste en vrijgestelde activiteiten, of waar die verdeling in de loop van de jaren kan verschuiven. Typische situaties: een vastgoedbedrijf dat een pand deels belast en deels vrijgesteld verhuurt, een zorgpraktijk met een belaste en een vrijgestelde tak onder één dak, een financiële of verzekeringsdienstverlener die een bedrijfsruimte ook gebruikt voor een belaste nevenactiviteit, of een vereniging of stichting met gemengde inkomsten.

Een aannemer, winkel of adviesbureau dat voor 100% belaste omzet maakt en dat ook de komende jaren blijft doen, merkt in de praktijk niets van deze regel. De verhouding blijft 100% belast, dus er is niets om te herzien. Het wordt pas relevant op het moment dat er een wijziging optreedt: een nieuwe huurder met een andere btw-status, een nevenactiviteit die erbij komt, een gedeeltelijke verhuur aan een derde, of - specifiek voor de regel sinds 2026 - een grote verbouwing aan een pand dat niet voor 100% belast wordt gebruikt.

Twijfel je of jouw situatie onder gemengd gebruik valt, dan is dat iets om met je boekhouder of belastingadviseur door te nemen voordat je de investering doet. Achteraf een correctie verwerken is vervelender dan hem vooraf inschatten.

Het lastige aan herziening is niet de rekensom, maar dat niemand er op dat moment aan denkt. De investering staat in het jaar van aanschaf netjes in de boeken, de btw is verwerkt, en drie of acht jaar later is er niemand meer die zich herinnert welk percentage destijds is gebruikt om de aftrek te berekenen.

Een paar dingen die voorkomen dat het een verrassing wordt:

• Leg bij elke investering boven een paar duizend euro vast wat het gebruikspercentage belast/vrijgesteld was in het jaar van ingebruikname, en op basis van welke onderbouwing (bijvoorbeeld verhuurde vierkante meters, omzetverhouding of uren).
• Noteer de einddatum van de herzieningstermijn (jaar van ingebruikname plus 4 of 9 jaar) direct bij de investering, niet alleen in het hoofd van wie er nu over gaat.
• Check die verhouding niet alleen bij de jaarlijkse btw-aangifte, maar ook bij elke wijziging die de verhouding kan raken: een nieuwe huur- of gebruiksovereenkomst, een gewijzigde activiteit, of een verbouwing.
• Bewaar de onderbouwing. Bij een controle moet je kunnen aantonen waarom je destijds voor een bepaald percentage hebt gekozen, en de bewijslast daarvoor ligt bij jou.

Dit soort dossiers overleven meestal geen personeelswissel of overstap naar een ander boekhoudpakket, juist omdat ze jarenlang niets doen tot het moment dat er een correctie nodig is. Een vast plekje in de administratie - een los overzicht met investering, ingebruiknamejaar, percentage en einddatum - is voldoende om te voorkomen dat die correctie je overvalt.