Calamiteitenverlof: wat je als werkgever moet doorbetalen

Calamiteitenverlof staat in de wet, maar de meeste werkgevers kennen alleen de naam, niet de inhoud. De regeling staat in artikel 4:1 van de Wet arbeid en zorg en heet officieel "calamiteiten- en ander kort verzuimverlof". Het is geen aparte vrije dag die je toekent, maar een wettelijk recht van de werknemer.

De wet onderscheidt twee varianten onder dezelfde regeling. De eerste is calamiteitenverlof: verlof bij onvoorziene omstandigheden die een onmiddellijke onderbreking van het werk vereisen, of bij zeer bijzondere persoonlijke omstandigheden zoals een bevalling van de partner of het overlijden van een huisgenoot of naast familielid. De tweede is kort verzuimverlof: verlof om een wettelijke of door de overheid opgelegde verplichting te vervullen die niet in de vrije tijd kon, of om te gaan stemmen.

In alle gevallen geldt dezelfde kern: de werknemer heeft recht op "kort verlof met behoud van loon, voor een korte, naar billijkheid te berekenen tijd". Er is geen vaste lijst met dagen die je als werkgever moet toekennen en geen formulier dat de werknemer vooraf moet indienen. Het verlof ontstaat op het moment dat de situatie zich voordoet, en de werknemer meldt het, meestal telefonisch of per app, zodra dat kan.

Voor een werkgever betekent dit vooral dat je dit verlof niet kunt behandelen als een gunst. Het is net zo'n wettelijk recht als het recht op vakantiedagen of loon bij ziekte, alleen minder bekend omdat het zelden voorkomt en de wet geen vaste duur noemt.

Rijksoverheid.nl noemt een aantal concrete situaties waarin een werknemer calamiteitenverlof of kort verzuimverlof kan opnemen:

• het kind van de werknemer wordt opeens ziek en moet van school worden gehaald
• de partner van de werknemer moet bevallen
• een waterleiding springt en er moet meteen een loodgieter geregeld worden
• een direct familielid overlijdt
• de werknemer kan alleen onder werktijd stemmen
• de werknemer moet naar de dokter en dit kan alleen onder werktijd, of moet iemand uit de naaste omgeving daarbij begeleiden

Het gemeenschappelijke kenmerk is steeds dat de situatie onvoorzien is en niet buiten werktijd op te lossen was. Een doktersafspraak die drie weken vooruit wordt ingepland, en die prima om 17.00 uur had gekund, valt daar niet onder. Een acute tandartsafspraak omdat iemand ondraaglijke pijn heeft en alleen dezelfde ochtend terecht kan, wel.

Dat onderscheid is in de praktijk het lastigste deel voor werkgevers: niet de vraag of het verlof bestaat, maar of de aanleiding er daadwerkelijk onder valt. Een verhuizing plannen, een lang tevoren geboekte vakantie verlengen of een sollicitatiegesprek voeren zijn geen calamiteiten, hoe vervelend de timing ook is voor de werknemer. De wet is op dit punt bewust vaag gehouden: artikel 4:1 noemt "onvoorziene omstandigheden" en "zeer bijzondere persoonlijke omstandigheden" zonder uitputtende lijst, zodat ook niet-genoemde situaties met een vergelijkbaar karakter meetellen.

Hier gaat het vaakst mis bij werkgevers die ergens hebben gelezen dat er een maximum van één dag geldt. Dat getal bestaat wel, maar dan voor rijksambtenaren onder de ARAR-regeling, niet voor de algemene wet die voor elk bedrijf geldt. Voor gewone werkgevers en werknemers noemt de wet geen vast aantal uren of dagen.

Rijksoverheid.nl is daar expliciet over: "Er geldt geen maximum aantal uren calamiteitenverlof of kort verzuimverlof in een jaar." De duur hangt af van wat nodig is om het probleem op te lossen. Een loodgieter regelen kost een paar uur, een begrafenis of crematie van een direct familielid regelen kan een paar dagen vragen.

De wettekst zelf gebruikt de formulering "een korte, naar billijkheid te berekenen tijd". Dat is met opzet een rekbaar begrip: de rechter en de wetgever laten de invulling bewust over aan werkgever en werknemer samen, per situatie. In de praktijk betekent dit dat je als werkgever niet een vast aantal uren kunt afspreken dat voor elke calamiteit geldt, en ook niet een werknemer kunt terugfluiten omdat "normaal is dit maar een halve dag".

Wat wel kan: achteraf, in alle redelijkheid, bespreken of de duur in verhouding stond tot de situatie. Als een medewerker drie dagen wegblijft voor een kapotte wasmachine, mag je daar vragen over stellen. Bij een overlijden in de naaste familie ligt dat anders. De toetssteen is steeds "naar billijkheid", niet een getal dat je zelf hebt verzonnen of ergens hebt opgepikt.

Het loon loopt gewoon door tijdens calamiteitenverlof. Artikel 4:1 lid 1 van de Wet arbeid en zorg geeft de werknemer recht op "kort verlof met behoud van loon". Dat is 100% van het loon, zonder wachtdag en zonder korting, in tegenstelling tot bijvoorbeeld de eerste ziektedag onder sommige cao's.

Er is geen wettelijke basis om dit verlof te verrekenen met vakantiedagen. Calamiteitenverlof is een eigen, afzonderlijk verlofrecht naast het recht op vakantie, niet een onderdeel daarvan. Sommige cao's kennen afwijkende afspraken, bijvoorbeeld dat boven-wettelijke vakantie-uren mogen worden ingezet, maar dat kan alleen met instemming van de werknemer en moet dan ook in die cao of arbeidsovereenkomst staan. Check dus eerst je eigen cao voordat je dit verlof op het vakantiesaldo boekt: zonder die afspraak op schrift sta je als werkgever met een onterechte inhouding.

Voor de loonadministratie is het verstandig om calamiteitenverlof als eigen verlofsoort te registreren, los van vakantie, ziekte en zorgverlof. Dat voorkomt twee problemen. Ten eerste blijft je vakantiesaldo klopt aan het einde van het jaar. Ten tweede kun je bij een geschil of controle aantonen hoe vaak en waarom dit verlof is opgenomen, wat nuttig is als een werknemer het patroon lijkt te misbruiken.

Een paar uur loonkosten per incident lijkt klein, maar bij een bedrijf met meerdere medewerkers en een paar calamiteiten per jaar per persoon telt dit op. Het is geen reden om het verlof te weigeren of te korten, want dat is wettelijk niet toegestaan, maar wel een reden om het gewoon mee te nemen in je personeelsplanning als vaste, kleine kostenpost.

Je mag calamiteitenverlof niet vooraf weigeren voor een situatie die onder de wet valt, maar je mag wel achteraf om bewijs vragen. Rijksoverheid.nl is daar duidelijk over: "Uw werkgever mag u achteraf vragen om aan te tonen dat het verlof nodig was." Denk aan een afsprakenbevestiging van de tandarts, een rouwkaart, of een factuur van de loodgieter. Vraag dit bewijs na, niet vooraf: de spoed van de situatie is precies de reden dat er geen tijd is voor goedkeuring vooraf.

In de praktijk werkt het meestal zo: de medewerker meldt zich, kort en to the point, meestal per telefoon of appje bij de leidinggevende. Jij noteert datum, geschatte duur en reden in de verlofregistratie. Bij terugkomst volgt eventueel een kort gesprek, vooral als de duur opvallend lang was of als het een terugkerend patroon wordt.

Een paar grenzen zijn het vermelden waard. Calamiteitenverlof is niet hetzelfde als zorgverlof, dat bedoeld is voor de verzorging van een ziek familielid over een langere periode en andere regels en een eigen urenlimiet heeft. Het is ook geen vervanger voor vakantie: een werknemer die zijn vakantieaanvraag te laat heeft ingediend, kan dat niet via deze weg alsnog regelen. En het is geen onbetaald verlof: zodra een situatie onder artikel 4:1 valt, loopt het loon door, punt.

Twijfel je of een concrete aanvraag onder de wet valt? Bespreek het met de medewerker, vraag naar de aanleiding, en leg je afweging kort vast. Bij herhaalde onduidelijke gevallen is het verstandig om de cao te raadplegen of een arbeidsjurist te bellen voordat je eenzijdig loon inhoudt, want een onterechte inhouding is sneller een probleem dan een paar uur extra verlof.