Zwangerschapsverlof van een medewerker: wat je als werkgever moet regelen

Zwangerschapsverlof en bevallingsverlof samen duren minstens 16 weken. Dat is wettelijk vastgelegd en geldt voor elke werkneemster, ongeacht de grootte van je bedrijf. Het verlof bestaat uit twee delen die op elkaar aansluiten.

Het eerste deel is het zwangerschapsverlof, vóór de bevalling. Je telt terug vanaf de dag na de uitgerekende bevallingsdatum: het verlof mag ten vroegste 6 weken voor die datum ingaan, en moet uiterlijk 4 weken ervoor ingaan. Neemt de werkneemster minder dan 6 weken vooraf op, dan wordt het verschil opgeteld bij het tweede deel.

Dat tweede deel is het bevallingsverlof. Dat gaat in op de dag na de bevalling en duurt minstens 10 weken. Komt de baby later dan gepland, dan loopt het zwangerschapsverlof automatisch door tot de daadwerkelijke bevallingsdatum, zonder dat dit van het bevallingsverlof afgaat. Het totale verlof kan in de praktijk dus ook langer dan 16 weken uitkomen.

Zodra je de uitgerekende datum weet, ligt de uiterste startdatum van het verlof vast. Daar kun je je vervanging op plannen, ook al is de exacte bevallingsdatum nog onzeker.

Rijksoverheid geeft de volledige rekenregels, inclusief de uitzondering bij een te late bevalling.

De werkneemster vraagt het verlof aan bij jou als werkgever, niet bij UWV. Dat moet uiterlijk 3 weken voordat het verlof ingaat. Omdat het verlof zelf uiterlijk 4 weken voor de uitgerekende bevallingsdatum moet starten, betekent dit in de praktijk dat de aanvraag minstens 7 weken voor die datum bij jou binnen moet zijn, volgens de regels van de Rijksoverheid.

Bij de aanvraag hoort een zwangerschapsverklaring van de huisarts of verloskundige. Daarin staat de uitgerekende bevallingsdatum, en die datum heb je nodig om zowel het verlof als later de uitkering aan te vragen. Bewaar deze verklaring in je eigen personeelsadministratie: UWV kan er tot een jaar na het einde van de uitkering nog naar vragen, bij een controle.

In de praktijk loopt dit meestal informeler dan de wettelijke termijn suggereert. Een werkneemster vertelt het vaak al vroeg in de zwangerschap, ruim voor de officiële aanvraagtermijn. Vraag dan toch om de zwangerschapsverklaring zodra die er is, ook als de formele aanvraag pas later volgt. Dan heb je de uitgerekende datum op papier en kun je zelf op tijd beginnen met de voorbereiding, in plaats van te wachten tot de aanvraag formeel binnen is.

Het verlof regel je met je werkneemster, de uitkering regel je met UWV. Als werkgever vraag je de zogeheten WAZO-uitkering in één keer aan voor je werkneemster, via de Verzuimmelder in het werkgeversportaal of via Digipoort. Daarin kies je de melding "WAZO-verlof", zo staat te lezen op de pagina van UWV voor werkgevers.

Dat kan vanaf 4 weken tot 2 weken voor de startdatum van het verlof. Eerder aanvragen mag ook, maar dan laat UWV weten wanneer de aanvraag precies wordt behandeld. Lukt de aanvraag niet via het werkgeversportaal, dan is er een apart formulier: "Aanvragen WAZO-uitkering".

Voor de aanvraag vul je de uitgerekende bevallingsdatum in, zoals die op de zwangerschapsverklaring staat. UWV keert de uitkering meestal uit aan jou als werkgever, en jij betaalt het loon van je werkneemster gewoon door tijdens het verlof. De uitkering zelf is 100% van het dagloon, met het wettelijke maximumdagloon als bovengrens. Vaste loononderdelen zoals vakantiegeld tellen mee in de berekening, losse onkostenvergoedingen niet.

Voor je eigen cashflow is dit verschil met gewoon ziekteverzuim nuttig om te weten: je loonkosten tijdens dit verlof worden via de uitkering gedekt, in plaats van dat je zelf iets moet regelen zoals bij langdurige ziekte.

Niet elke situatie verloopt volgens het standaardpad. In een paar gevallen regel je de aanvraag anders, of regelt de werkneemster die zelf.

Loopt het contract van je werkneemster af binnen 10 weken voor de uitgerekende bevallingsdatum, dan kun je als werkgever de aanvraag niet meer gewoon via de Verzuimmelder doen. In dat geval, en ook wanneer je werkneemster een Ziektewet- of WGA-uitkering ontvangt of vrijwillig verzekerd is, belt ze zelf met UWV voor het aanvraagformulier. Dit staat zo vermeld op de UWV-pagina voor werkgevers.

Ontvangt je werkneemster zelf al een WW-, Ziektewet- of loongerelateerde WGA-uitkering, dan vraagt ze de uitkering zelf aan via Mijn UWV met DigiD, niet via jou als werkgever. Haar verlof mag dan ingaan tussen 6 en 4 weken voor de uitgerekende datum, en ze bepaalt zelf de precieze dag.

Kun of wil je als werkgever de aanvraag niet zelf doen - bijvoorbeeld omdat je geen toegang hebt tot het werkgeversportaal - dan kan je werkneemster ook in dat geval zelf bellen met UWV.

Controleer bij twijfel altijd de actuele voorwaarden op uwv.nl of rijksoverheid.nl. Dit zijn de regels die golden op het moment van schrijven, maar uitvoeringsregels bij UWV kunnen wijzigen.

De wettelijke termijnen geven je een houvast voor je planning, ook los van de administratieve aanvraag. Zodra je de uitgerekende datum weet, ligt de uiterste startdatum van het verlof vast: ten laatste 4 weken daarvoor. Reken vanaf dat moment terug hoeveel tijd je nodig hebt om vervanging te regelen, en begin daar op tijd mee - niet pas als de formele aanvraag drie weken voor de ingangsdatum binnenkomt.

Bij een klein team is de vraag vaak niet alleen wie de taken overneemt, maar ook wie de klantcontacten en de lopende projecten kent. Leg daarom per project vast wie de vervanger kan bijpraten, en plan een overdrachtsmoment ruim voor de laatste werkdag, niet op de laatste werkdag zelf. Een zwangerschap is, anders dan een ziekmelding, meestal maanden van tevoren bekend - gebruik die voorspelbaarheid.

Houd er ook rekening mee dat het verlof door kan lopen na de uitgerekende datum: komt de baby later, dan schuift het bevallingsverlof automatisch mee, zonder dat het korter wordt. Plan vervanging daarom liever op de ruime kant, met een marge van een paar weken, dan precies op de uitgerekende datum.

Is de vervanging tijdelijk en extern - een uitzendkracht of zzp'er voor een paar maanden - dan is het de moeite waard om vooraf te bepalen wat die persoon wel en niet overneemt. Dat voorkomt dat er halverwege het verlof nog beslissingen bij de werkneemster terechtkomen die eigenlijk bij de vervanger horen.