E-factureren aan de overheid: wat de verplichting betekent

Een e-factuur is geen pdf die je als bijlage in een mail zet. Het is een bestand met een vaste, gestructureerde opbouw, zodat het geautomatiseerd kan worden ingelezen en verwerkt in de administratie van de ontvanger, zonder dat iemand de gegevens handmatig overtypt. Factuurnummer, datum, bedragen, btw-tarief en ordernummer staan op een vaste plek in het bestand, in plaats van los in een briefje.

Voor een opdrachtgever in het bedrijfsleven mag je nog steeds een pdf sturen. Voor de Rijksoverheid niet. Het ministerie van Justitie en Veiligheid is daar op zijn eigen pagina duidelijk over: "Een pdf/e-mail is geen e-factuur en wordt teruggestuurd." Stuur je toch een gewone factuur per mail, dan komt die retour en loopt de betaling vertraging op, simpelweg omdat het systeem van de overheid het bestand niet als geldige factuur herkent.

Dit raakt vooral bedrijven die rechtstreeks leveren aan een ministerie, een uitvoeringsorganisatie of, steeds vaker, aan een gemeente of provincie: aannemers, installateurs, adviesbureaus, ICT-leveranciers en andere partijen die via een aanbesteding of een directe opdracht voor de overheid werken.

De verplichting geldt voor leveranciers van goederen en diensten aan de Rijksoverheid: de ministeries en de organisaties die daaronder vallen. Branchevereniging SRA, die accountants- en belastingadvieskantoren vertegenwoordigt, meldde destijds het moment waarop dit inging: "Per 1 januari 2017 bent u bij nieuwe inkoopovereenkomsten verplicht om uw factuur elektronisch in te dienen." Het gaat dus om overeenkomsten die vanaf die datum zijn afgesloten of verlengd, niet automatisch om elk lopend contract dat al eerder liep.

Voor decentrale overheden ligt het anders. Het Ondernemersplein van de Rijksoverheid schrijft dat gemeenten, provincies en waterschappen e-factureren weliswaar vaak vragen, maar dat dit per organisatie verschilt: zij "kunnen dit eisen", het is geen landelijke verplichting zoals bij het Rijk. In de praktijk betekent dat: kijk in de aanbesteding of de overeenkomst zelf of e-factureren als eis is opgenomen, en vraag het na bij de inkoper als dat niet duidelijk is.

Werk je als onderaannemer voor een hoofdaannemer die wél rechtstreeks voor het Rijk werkt, dan verandert er voor jou meestal niets: jij factureert de hoofdaannemer op de gewone manier, en die partij is degene die richting de overheid moet e-factureren.

Het Ondernemersplein noemt een paar manieren om een e-factuur bij de overheid af te leveren. De meeste boekhoudpakketten die e-factureren ondersteunen, kunnen het bestand direct aanmaken en versturen. Kan jouw software dat niet, dan is er de optie om je pakket te koppelen aan een serviceprovider die werkt via de internationale Peppol-standaard, of om de factuur via een algemeen factuurportaal in te dienen. Stuur je maar af en toe een factuur aan de Rijksoverheid, dan is er het Leveranciersportaal, bedoeld voor incidentele facturen zonder dat je iets hoeft te koppelen of in te richten.

Eén gegeven is daarbij onmisbaar: het Organisatie-identificatienummer, het OIN. Dit werkt als het digitale adres waar je factuur naartoe gaat. Justitie en Veiligheid is daar scherp over: "Zonder OIN kunt u uw e-factuur niet versturen. Het OIN staat op de inkooporder." Heb je geen inkooporder gekregen of kun je het nummer niet terugvinden, dan is de bestellende afdeling van de opdrachtgever de partij om dat na te vragen, niet de financiële administratie.

Een e-factuur moet daarnaast een aantal vaste gegevens bevatten: factuurnummer, factuurdatum, een omschrijving van de geleverde goederen of diensten, het ordernummer, het btw-tarief en het OIN. Mist er een van deze velden, dan is de kans groot dat de factuur niet wordt verwerkt.

Een factuur die niet aan de eisen voldoet, wordt niet een beetje vertraagd verwerkt: ze komt gewoon niet binnen. Stuur je een pdf of een factuur per mail, dan wordt die teruggestuurd, zoals Justitie en Veiligheid op de eigen website aangeeft. Hetzelfde gebeurt als het OIN ontbreekt of niet overeenkomt met de inkooporder: de factuur wordt niet geaccepteerd, en de betaling start simpelweg niet, omdat er voor de overheid formeel nog geen geldige factuur binnen is.

Dat is in de praktijk de belangrijkste valkuil: niet de techniek, maar de voorbereiding. Bedrijven die voor het eerst voor de overheid factureren, lopen vast omdat ze de inkooporder niet bij de hand hebben op het moment dat ze gaan factureren, of omdat ze de factuur alsnog als pdf versturen uit gewoonte. Heb je een inhoudelijke vraag over een factuur die is blijven steken, of over de afhandeling ervan, dan is dat iets voor de financiële administratie van de betreffende overheidsorganisatie, niet voor de helpdesk die de techniek van e-factureren ondersteunt.

Bewaar daarom bij elke opdracht voor de overheid de inkooporder apart, met het OIN en het ordernummer erop, zodat je die niet pas hoeft te zoeken op het moment dat je wilt factureren.

Deze verplichting is alleen relevant als je zelf, rechtstreeks, een factuur stuurt aan een overheidsorganisatie. Werk je in onderaanneming voor een bedrijf dat de opdracht van de overheid heeft gekregen, dan factureer je dat bedrijf gewoon zoals je dat altijd deed. Lever je alleen aan gemeenten of provincies, dan hangt het van die specifieke overeenkomst af of e-factureren verplicht is; vraag het na voordat je ervan uitgaat dat het wel of niet moet.

Heb je een lopend contract met het Rijk dat al vóór 1 januari 2017 is afgesloten en nog niet verlengd of opnieuw aanbesteed, dan geldt de verplichting daar in principe niet automatisch voor. Zodra dat contract wordt verlengd of er een nieuwe overeenkomst komt, verandert dat.

Het is ook niet nodig om meteen te investeren in een koppeling met een serviceprovider of Peppol als je maar af en toe, een of twee keer per jaar, aan de overheid factureert. Het Leveranciersportaal is precies voor die situatie bedoeld: je voert de factuur eenmalig handmatig in, zonder dat je software hoeft aan te passen. Een vaste koppeling via je boekhoudpakket wordt pas de moeite waard op het moment dat de overheid een terugkerende klant is en je dus regelmatig, bijvoorbeeld maandelijks, dit soort facturen verstuurt.