EORI-nummer aanvragen: wanneer het moet en wat het kost

Verkoop je iets aan een klant in de Verenigde Staten, bestel je onderdelen bij een fabrikant in China, of lever je een machine af in Zwitserland? Zodra een zending de grens van de EU over moet, vraagt de douane om een EORI-nummer. Dat staat voor Economic Operators Registration and Identification en is in feite een herkenningsnummer waarmee de douane jouw bedrijf koppelt aan een aangifte.

Volgens de KVK is het "een verplicht identificatienummer voor bedrijven die douanezaken regelen." Dat klinkt breder dan het in de praktijk is: je hebt het concreet nodig zodra je zelf goederen importeert of exporteert buiten de EU, een expediteur dat voor je laat doen, of een vergunning bij de douane aanvraagt. Het maakt niet uit hoe vaak je dit doet — ook een eenmalige zending naar het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland telt mee.

Wat het nummer niet is: een alternatief voor je btw-nummer of KvK-nummer. Je gebruikt het uitsluitend bij douaneaangiftes, niet op facturen aan Nederlandse of EU-klanten. Het is ook geen vergunning — het identificeert alleen wie de afzender of ontvanger is; de douane beoordeelt per zending nog steeds of iets mag worden in- of uitgevoerd.

Een veelgemaakte denkfout: ondernemers die alleen binnen de EU verkopen, denken dat dit hen niet raakt. Zodra je inkoopt buiten de EU — denk aan onderdelen uit Turkije, apparatuur uit de VS of voorraad uit China — heb je het nummer net zo hard nodig als bij export.

Er zijn twee routes, en welke voor jou geldt hangt af van wie de aangifte doet en welke rechtsvorm je hebt.

Zelf samenstellen kan als je bedrijf een RSIN heeft (dus een bv, stichting of vereniging) en je de douaneaangifte zelf, in Nederland, indient. Je plakt dan 'NL' voor je RSIN. Heeft je RSIN minder dan negen cijfers, vul dan aan met voorloopnullen tot negen cijfers. Je kunt dit nummer direct gebruiken; je hoeft het niet eerst te melden. De douane controleert het pas bij het eerste gebruik.

Aanvragen bij de Douane is verplicht in drie situaties: als een expediteur, boekhouder of douane-agent de aangifte namens jou indient, als je zowel in Nederland als in het buitenland aangifte doet, of als je een eenmanszaak hebt. Voor eenmanszaken geldt een extra bijzonderheid: het oude EORI-nummer dat op het BSN was gebaseerd, is niet meer geldig. De Douane stuurt eenmanszaken een nieuw nummer per brief.

Voor de aanvraag zijn er twee formulieren: één voor bedrijven met hoofdkantoor in Nederland, één voor bedrijven met hoofdkantoor buiten de EU. Zit je hoofdkantoor in een andere EU-lidstaat, dan vraag je het nummer daar aan, niet in Nederland. Twijfel je welke route voor jou geldt, dan helpt het Douane Contact Center (0800 01 43) je verder.

Het aanvragen van een EORI-nummer kost niets. Zowel de KVK als business.gov.nl zijn daar expliciet over: de aanvraag bij de Douane is altijd gratis, ongeacht welke route je volgt of hoe vaak je het nummer gebruikt. Je betaalt dus nooit voor het nummer zelf — wel, uiteraard, voor de diensten van een expediteur of douane-agent als je die inschakelt om aangiftes voor je te doen.

Over de doorlooptijd zijn beide officiële bronnen niet concreet: geen van beide vermeldt een vaste termijn waarbinnen je het nummer krijgt. Dat is iets om rekening mee te houden als je voor het eerst gaat importeren of exporteren: vraag het nummer niet pas aan op het moment dat de zending al onderweg is, maar ruim daarvoor. Blijkt bij navraag bij het Douane Contact Center dat de doorlooptijd in jouw geval langer is dan verwacht, dan weet je dat op tijd in plaats van bij een zending die vaststaat.

Zelf samenstellen gaat in de praktijk sneller, simpelweg omdat er niets aangevraagd hoeft te worden: je berekent het nummer, gebruikt het bij je eerste aangifte, en de douane controleert het dan. Dat is een reden om — als je ervoor in aanmerking komt — die route te kiezen in plaats van de aanvraagroute, puur om vertraging te voorkomen.

Wat er concreet misgaat als je geen geldig nummer hebt, staat met zoveel woorden op business.gov.nl: "Zonder EORI-nummer kan de douane je in- of uitvoer niet verwerken, waardoor je zending vertraagt." Geen nummer, of een nummer dat niet aansluit bij de aangifte, betekent dus niet meteen een boete, maar wel: de zending ligt vast tot het rechtgezet is — vaak nét op het moment dat een klant wacht op levering of jouw voorraad niet aankomt.

Een paar praktijksituaties waarin dit misgaat:

• Je webshop begint met inkopen bij een leverancier in het Verenigd Koninkrijk, en niemand heeft gecheckt of er naast het Nederlandse nummer ook een geldig Brits EORI-nummer (dat begint met 'GB') nodig is.
• Je schakelt voor het eerst een expediteur in, die ervan uitgaat dat jij al een nummer hebt aangevraagd — terwijl jij dacht dat hij dat zou regelen.
• Je bedrijf verandert van rechtsvorm (bijvoorbeeld van eenmanszaak naar bv) en het oude nummer hoort niet meer bij de nieuwe RSIN.

Belangrijk detail: een Nederlands EORI-nummer geldt in de hele EU, maar niet daarbuiten. Voor zendingen van en naar het Verenigd Koninkrijk heb je dus, naast je Nederlandse nummer, ook een Brits EORI-nummer nodig, aan te vragen bij de Britse overheid.

Twijfel je of een nummer klopt — van jezelf, een leverancier of een klant — dan kun je dat controleren in de EU-databank voor EORI-nummers. Die zoekt alleen op nummer, niet op bedrijfsnaam: je hebt dus altijd het nummer zelf nodig voordat je kunt controleren of het geldig is.

Je eigen nummer vind je terug in eerdere brieven van de Douane, op oude douaneaangiftes, of op facturen van je expediteur. Ben je het kwijt, dan is navragen bij de Douane sneller dan opnieuw een aanvraag starten — zeker als je al weet dat je eerder een nummer hebt gekregen.

Een praktisch moment om dit te checken: elke keer dat de structuur van je bedrijf verandert. Zet je een eenmanszaak om in een bv, dan krijg je een nieuw RSIN, en dus ook een nieuw EORI-nummer — het oude vervalt. Begin je een tweede rechtspersoon voor een ander deel van je bedrijf, dan heeft die zijn eigen nummer nodig; het is gekoppeld aan het RSIN, niet aan de handelsnaam of het KvK-dossier als geheel.

Werk je met meerdere expediteurs, of verkoop je via meerdere kanalen die buiten de EU leveren, zet het nummer dan één keer goed vast in je administratie — bijvoorbeeld naast je btw-nummer en KvK-nummer — in plaats van het telkens opnieuw op te zoeken zodra er een aangifte gedaan moet worden.