Fiets van de zaak voor personeel: wat de bijtelling kost

Schaf je als werkgever een fiets aan of lease je die, en mag je medewerker die ook privé gebruiken, dan telt de Belastingdienst een vast percentage bij het loon op: 7% van de adviesprijs van de fiets, inclusief accessoires zoals een extra slot of een tassendrager. Dat bedrag heet de bijtelling, en de medewerker betaalt daarover loonbelasting en premies volksverzekeringen, net als over gewoon loon.

De Belastingdienst geeft zelf een rekenvoorbeeld: bij een adviesprijs van €2.000 is de bijtelling €140 per jaar. Bij een belastingtarief van 35,70% kost dat de medewerker ongeveer €50 per jaar, zo'n €4,16 per maand. Op een e-bike van €3.500 komt de bijtelling uit op €245 per jaar, bij hetzelfde tarief ruim €7 netto per maand.

Opvallend: het maakt niet uit hoe vaak of waarvoor de fiets privé wordt gebruikt. Zodra privégebruik is toegestaan, geldt het vaste percentage van 7% - onbeperkt privégebruik verandert het bedrag niet. Dat is anders dan bij een auto van de zaak, waar de bijtelling wel afhangt van het type voertuig en de CO2-uitstoot.

Betaalt de medewerker zelf mee aan de fiets, dan trekt de werkgever die eigen bijdrage af van de bijtelling. Die aftrek kan echter nooit hoger zijn dan de bijtelling zelf: bij een eigen bijdrage van €200 op een fiets met €140 bijtelling, is de bijtelling nul - niet negatief. Het verschil wordt dus niet verrekend met ander loon.

Er zijn twee situaties waarin je geen bijtelling betaalt. De eerste: de fiets mag uitsluitend zakelijk gebruikt worden. Dan is er geen bijtelling, maar krijgt de medewerker ook geen kilometervergoeding voor de zakelijke ritten met die fiets - het een sluit het ander uit zolang de fiets eigendom van de werkgever blijft.

De tweede situatie: privégebruik is wel toegestaan, maar de fiets staat vrijwel nooit - maximaal 10% van de tijd - bij het woon- of verblijfadres van de medewerker gestald. Dat is vooral van toepassing op deelfietsen zoals een OV-fiets, die overal in het land staat en niet standaard mee naar huis gaat na een werkdag.

Een misverstand dat hardnekkig is: woon-werkverkeer is op zichzelf geen voorwaarde voor de bijtelling. Of een medewerker de fiets gebruikt om naar het werk te fietsen of alleen in het weekend, maakt voor het percentage van 7% geen verschil. Waar het om gaat is of privégebruik is toegestaan en of de fiets thuis staat - niet waarvoor hij wordt gebruikt.

Dat betekent ook dat een werkgever die denkt "de fiets staat alleen bij ons op de zaak, dus geen bijtelling" zich kan vergissen zodra de medewerker de fiets een paar avonden per week meeneemt. Leg daarom vooraf schriftelijk vast of privégebruik is toegestaan en, zo nee, hoe je dat in de praktijk controleert. Zonder afspraak op papier is bij een controle moeilijk aan te tonen welke regeling van toepassing is.

Er zijn in de praktijk drie varianten, en ze werken fiscaal heel verschillend.

1. Fiets van de zaak. De werkgever blijft eigenaar, de medewerker mag de fiets ook privé gebruiken, en er geldt de 7%-bijtelling zoals hierboven beschreven. Er is dan geen aparte kilometervergoeding voor zakelijke ritten met die fiets.

2. Renteloze lening. De werkgever leent de medewerker geld om zelf een fiets te kopen. Die lening is belastingvrij. Omdat de medewerker nu eigenaar is, mag de werkgever voor zakelijke kilometers - inclusief woon-werkverkeer - tot €0,25 per kilometer onbelast vergoeden (2026). Die vergoeding mag de medewerker gebruiken om de lening af te lossen. Rekenvoorbeeld van de Belastingdienst: een lening van €2.500, bij 20 kilometer per werkdag (€5) en 20 werkdagen per maand (€100 per maand), is in ongeveer 25 maanden terugbetaald.

3. Eigen fiets met kilometervergoeding. De medewerker rijdt op een fiets die al eigendom is, en de werkgever vergoedt alleen de zakelijke kilometers, eveneens tot €0,25 per kilometer onbelast, inclusief woon-werkverkeer. Geen bijtelling, geen lening, alleen een vergoeding per rit.

Welke variant het beste past, hangt af van wat je wilt bereiken: een fiets van de zaak is aantrekkelijk als je een duurdere e-bike wilt aanbieden zonder dat de medewerker die zelf hoeft te financieren. Een lening of kilometervergoeding past beter als de medewerker toch al een fiets heeft of liever zelf de keuze maakt.

Voor de werkgever zijn er twee aparte kostenposten: de aanschaf of lease van de fiets zelf, en de manier waarop de bijtelling fiscaal wordt afgehandeld.

De aanschafkosten zijn vergelijkbaar met elke andere bedrijfsinvestering: koop je de fiets, dan schrijf je die af; lease je, dan loopt een vast maandbedrag via de leasemaatschappij, vaak inclusief onderhoud en verzekering. Bij een leaseconstructie ligt het risico van diefstal of schade meestal bij de leasemaatschappij, wat de administratieve last voor de werkgever beperkt.

Voor de bijtelling zelf heeft de werkgever een keuze. Standaard telt het bedrag mee als loon van de medewerker, die daar dan belasting over betaalt zoals in het rekenvoorbeeld hiervoor. De werkgever kan er ook voor kiezen de bijtelling onder te brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. In dat geval betaalt de medewerker niets extra, en neemt de werkgever de kosten voor zijn rekening binnen het beschikbare budget van die regeling. Dat is gunstig voor de medewerker, maar gaat ten koste van de ruimte die er nog is voor andere onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan het hele personeel.

Welke keuze verstandig is, hangt dus af van hoeveel ruimte er nog over is binnen de werkkostenregeling en van hoeveel medewerkers gebruik maken van een fietsplan. Bij een klein team met één of twee fietsen is dat meestal geen probleem; bij een grotere groep medewerkers met dure e-bikes kan het budget sneller op zijn dan je denkt.

De meest gemaakte fout is het combineren van een kilometervergoeding met een fiets van de zaak. Zodra de werkgever eigenaar is en privégebruik is toegestaan, geldt alleen de 7%-bijtelling - een aparte vergoeding voor zakelijke kilometers mag daar niet naast bestaan. Betaal je die toch, dan loop je het risico dat de Belastingdienst het bedrag bij een controle alsnog als loon aanmerkt.

Een tweede valkuil is geen afspraken vastleggen over wat er gebeurt als een medewerker uit dienst gaat. Bij een fiets van de zaak blijft de werkgever eigenaar, dus moet helder zijn of de fiets wordt ingeleverd, overgenomen tegen een vastgestelde prijs, of blijft staan tot het einde van een leasetermijn. Zonder afspraak op papier ontstaat hierover regelmatig discussie, vooral bij abrupt vertrek.

Een derde punt is de eigen bijdrage. Werkgevers denken soms dat een hogere eigen bijdrage de bijtelling kan "overcompenseren" en zo loon kan verlagen, maar zoals eerder beschreven kan de aftrek nooit hoger zijn dan de bijtelling zelf. Een te hoge eigen bijdrage levert de medewerker dus geen extra belastingvoordeel op.

Tot slot: accessoires die bij de fiets horen - een extra slot, een tassendrager, een kinderzitje - vallen onder dezelfde regeling als de fiets zelf wanneer die eigendom van de werkgever is. Koopt de medewerker zelf een fiets en stelt de werkgever losse accessoires beschikbaar, dan zijn die in principe belast, al kan de werkgever ze onderbrengen in de vrije ruimte. Leg per situatie vast wie wat heeft aangeschaft, zodat dat onderscheid bij een controle te maken is.