Fiscale eenheid voor de btw tussen je bv's: voorwaarden en gevolgen

Veel mkb-bedrijven groeien uit tot een groepje bv's: een holding, een werk-bv, soms een apart vastgoed-bv voor het bedrijfspand. Zodra die bv's onderling spullen of diensten aan elkaar leveren, moet je daar normaal btw over rekenen en aangeven, ook al blijft het geld binnen je eigen groep en betaalt de ene bv de andere.

Een fiscale eenheid voor de btw voorkomt die onderlinge btw-rompslomp. De Belastingdienst omschrijft het zo: "Bij een fiscale eenheid worden meerdere ondernemers samen gezien als 1 ondernemer voor de btw." De eenheid bestaat meestal uit een moederbedrijf met een of meer dochters.

Binnen de eenheid gelden de leden voor de btw niet meer als los van elkaar. Dat betekent dat je over leveringen en diensten tussen de leden geen btw meer in rekening brengt. Voor de buitenwereld verandert er niets: aan klanten en leveranciers buiten de eenheid gebruik je nog gewoon het btw-nummer van je eigen bv, niet van de eenheid.

Dit is geen keuze die je los toepast op één factuur. Zodra bv's aan de voorwaarden voldoen, bestaat de fiscale eenheid in principe van rechtswege, ook zonder dat de Belastingdienst dat al heeft vastgelegd. Dat maakt het net zo belangrijk om te weten wanneer je er wél in zit als wanneer je het aanvraagt.

De Belastingdienst toetst drie soorten verwevenheid, en je moet aan alle drie voldoen. De bv's moeten daarnaast zelfstandige btw-ondernemers zijn die in Nederland zijn gevestigd; een buitenlandse vaste inrichting van een Nederlands hoofdhuis telt niet mee.

Financieel verweven. Dit is in elk geval het geval als "meer dan 50% van de aandelen, inclusief de zeggenschap daarover" in dezelfde handen ligt. Voor stichtingen geldt een strengere eis: de ene stichting moet dezelfde financiële zeggenschap hebben als een meerderheidsaandeelhouder zou hebben.

Organisatorisch verweven. De bv's staan onder één overkoepelende leiding die feitelijk als eenheid functioneert, of de leiding van de ene bv is in de praktijk ondergeschikt aan die van de andere. Een holding die alleen aandelen houdt maar niet meestuurt, voldoet hier dus niet automatisch aan.

Economisch verweven. Dit geldt in twee situaties: de bv's hebben in hoofdzaak hetzelfde economische doel, bijvoorbeeld een gemeenschappelijke klantenkring, of de ene bv verricht voor meer dan 50% aanvullende activiteiten voor de andere.

Daarnaast moet minstens één lid een bv, cv, stichting of vereniging zijn. Een fiscale eenheid tussen uitsluitend natuurlijke personen, zoals twee eenmanszaken of een vof, kan niet. Een eenmanszaak kan dus alleen meedoen als er ook minstens één bv, cv, stichting of vereniging bij zit.

Het directe voordeel is dat je over leveringen en diensten tussen de leden van de eenheid geen btw meer rekent, afdraagt en terugvraagt. Voor bv's die allebei volledig btw-aftrekgerechtigd zijn, is dat vooral een administratieve verbetering: je bespaart de facturatie, de aangifte en de wachttijd tussen afdragen en teruggaaf, maar een blijvend financieel voordeel is er dan niet, omdat de btw die je nu nog wél rekent toch weer volledig aftrekbaar is bij de andere bv.

Dat ligt anders zodra een van de bv's niet volledig btw-aftrekgerechtigd is, bijvoorbeeld een vastgoed-bv die vrijgesteld verhuurt, of een bv met deels vrijgestelde activiteiten. Dan is btw die de ene bv nu aan de andere in rekening brengt voor een deel een echte kostenpost. Binnen een fiscale eenheid verdwijnt die onderlinge btw-last.

Daarnaast kun je volgens de Belastingdienst kiezen: "De fiscale eenheid kan één btw-aangifte doen voor alle ondernemingen samen, of ieder afzonderlijk een eigen btw-aangifte." Eén gecombineerde aangifte kan schelen in administratietijd, zeker als je nu voor elke bv apart een boekhouder of systeem laat draaien.

Voor groepen waar geld structureel heen en weer gaat tussen de bv's, bijvoorbeeld een holding die personeel detacheert aan de werk-bv, scheelt dit ook het risico dat je een onderlinge factuur een keer vergeet of te laat verstuurt. Dat laatste is op zichzelf geen fiscaal probleem zolang je btw-plichtig en aftrekgerechtigd bent, maar het kost tijd die een eenheid overbodig maakt.

De fiscale eenheid is geen gratis vereenvoudiging. Het belangrijkste nadeel is dat alle leden van de eenheid hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de btw-schuld van de hele eenheid, niet alleen voor hun eigen deel. Loopt het mis bij de ene bv, bijvoorbeeld een naheffing of een faillissement met een openstaande btw-schuld, dan kan de Belastingdienst ook de andere bv's in de eenheid daarvoor aanspreken.

Dat risico weegt het zwaarst bij bv's met een ongelijke risicoprofiel binnen de groep: een stabiele werk-bv die via een fiscale eenheid mee aansprakelijk wordt voor de btw-schulden van een risicovollere zusterbv, bijvoorbeeld een bv die losse projecten doet of net is gestart. Voordat je een eenheid aangaat, is het de moeite waard om dat tegen elkaar af te wegen, zeker als de bv's niet evenveel risico lopen.

Er is ook een praktisch punt met eHerkenning. Aangifte doet de eenheid via Mijn Belastingdienst Zakelijk, waarvoor de eenheid op termijn een eigen eHerkenning moet hebben. Een bv die al eHerkenning heeft, kan tijdelijk voor de eenheid inloggen, maar dat is een overbrugging, geen permanente oplossing. Vergeet je dit te regelen, dan loop je het risico dat niemand op tijd aangifte kan doen.

Wijzigingen in de eenheid, zoals een bv die erbij komt, een bv die eruit gaat of de eenheid die wordt beëindigd, moet je bovendien zelf melden bij je belastingkantoor. De Belastingdienst noemt dit expliciet van belang voor de tenaamstelling van de aangifte en de aansprakelijkheid: laat je dat liggen, dan kan de aansprakelijkheid langer doorlopen dan je denkt.

Omdat een fiscale eenheid in principe vanzelf ontstaat zodra de voorwaarden zijn vervuld, is een formele aanvraag strikt genomen niet verplicht. Je kunt ook al handelen alsof de eenheid bestaat, zonder dat de Belastingdienst dat heeft vastgelegd. Het risico daarvan is dat jij moet kunnen aantonen dat aan alle drie de voorwaarden is voldaan, mocht de inspecteur daar later naar vragen.

Daarom is het in de praktijk verstandiger om dat vooraf schriftelijk te laten vastleggen bij je belastingkantoor. Je krijgt dan een beschikking waarin staat vanaf welk moment de bv's een fiscale eenheid vormen. Dat geeft zekerheid, juist omdat de organisatorische en economische verwevenheid minder hard te bewijzen zijn dan het aandelenpercentage.

Een fiscale eenheid kan daarbij ook terugwerkende kracht hebben: als je kunt aantonen dat de bv's al eerder financieel, organisatorisch en economisch verbonden waren, kan de eenheid ingaan vóór het moment waarop de inspecteur de beschikking afgeeft.

Wil je weten of je structuur aan de voorwaarden voldoet, dan is dat in de praktijk een vraag voor je boekhouder of belastingadviseur, juist omdat de organisatorische en economische toets minder zwart-wit zijn dan het financiële criterium. Twijfel je of de voordelen opwegen tegen de hoofdelijke aansprakelijkheid, overleg dat dan eerst, voordat je een factuur tussen je eigen bv's stuurt die achteraf niet nodig bleek te zijn.