Jaarrekening deponeren via SBR: wat verandert er voor grote bedrijven

Standard Business Reporting, afgekort SBR, is de vaste manier waarop bedrijven in Nederland hun jaarrekening digitaal aanleveren bij de Kamer van Koophandel. Je stelt de jaarrekening niet meer op als los document dat je ergens uploadt, maar als een vast gestructureerd bestand in de taal XBRL. Daardoor kan een computer de cijfers direct inlezen, zonder dat iemand bij de KVK ze handmatig moet overtypen of controleren.

Dat heeft gevolgen voor hoe je de jaarrekening maakt. Je kunt niet zomaar een PDF of Word-document indienen: de jaarrekening moet voldoen aan de Nederlandse Taxonomie, een vaste set regels voor hoe elk cijfer wordt aangeduid. In de praktijk doet je boekhoudpakket, of de software van je accountant, dat werk voor je, zolang dat pakket SBR ondersteunt.

SBR wordt niet alleen gebruikt voor de jaarrekening bij de KVK. Ook de aangifte vennootschapsbelasting en de btw-aangifte aan de Belastingdienst lopen via dezelfde standaard. Voor de jaarrekening gaat het specifiek om deponering bij het Handelsregister: het moment waarop je jaarrekening openbaar wordt en door iedereen kan worden ingezien, bijvoorbeeld door een klant die wil weten of je bedrijf solvabel genoeg is om een opdracht aan te nemen (KVK, Deponeren met SBR).

Niet elk bedrijf moest vanaf dezelfde datum overstappen. De verplichting is gefaseerd ingevoerd, gekoppeld aan de wettelijke grootteklasse van je onderneming:

• Micro- en kleine rechtspersonen: verplicht sinds boekjaar 2016.
• Middelgrote rechtspersonen: verplicht sinds boekjaar 2017.
• Grote rechtspersonen: verplicht vanaf boekjaar 2025, wat in de praktijk betekent dat de deponering vanaf 1 januari 2026 via SBR moet verlopen (KVK, Deponeren met SBR; Ondernemersplein, Jaarrekening indienen).

Of je bedrijf micro, klein, middelgroot of groot is, bepaalt de wet op basis van drie criteria: het balanstotaal, de netto-omzet en het gemiddeld aantal medewerkers. Val je op twee van de drie criteria in een hogere klasse, dan geldt die hogere klasse. Check bij twijfel de indeling van je eigen jaarrekening, of vraag het na bij je accountant, want de klasse bepaalt niet alleen of je via SBR moet deponeren, maar ook welke onderdelen van de jaarrekening verplicht zijn.

Voor de meeste mkb-bedrijven verandert er dus niets: als je al jaren via je boekhoudpakket deponeert, deed je dat al via SBR. De verandering raakt vooral grote ondernemingen die hun jaarrekening nog via een los ingediend document, of via een externe partij zonder SBR-koppeling, lieten deponeren. Zij moeten nu nagaan of hun software, of die van hun accountant, de Nederlandse Taxonomie en het XBRL-formaat ondersteunt.

Het indienen zelf verloopt in een vaste volgorde. Eerst stel je de jaarrekening op; voor middelgrote en grote bedrijven moet dat in XBRL-formaat, de machineleesbare structuur die bij SBR hoort. Vervolgens vul je het juiste KVK-nummer in — een verkeerd nummer is een van de meest gemaakte fouten, en kan ervoor zorgen dat je jaarrekening niet aan het juiste bedrijf wordt gekoppeld. Daarna verstuur je het bestand via SBR en Digipoort, de centrale infrastructuur waarmee overheidsinstanties digitale berichten van bedrijven ontvangen.

De KVK voert automatisch een aantal controles uit. Komt er niets naar boven, dan krijg je een bevestiging van ontvangst per e-mail. Is er een probleem, dan krijg je een foutmelding terug en moet je de jaarrekening herstellen en opnieuw indienen.

Voor micro- en kleine bedrijven kan dit via financiële software, en voor een beperkt aantal rechtsvormen — zoals commerciële stichtingen en verenigingen, vof's, cv's en coöperaties — ook via de dienst Zelf Deponeren Jaarrekening van de KVK. Voor middelgrote en grote bedrijven is dat laatste niet voldoende: zij hebben financiële software nodig die SBR ondersteunt, plus een PKIoverheid-certificaat om de verzending te ondertekenen. Deponeren bij de KVK zelf is gratis, maar het softwarepakket en het certificaat niet: wat dat precies kost, verschilt per leverancier, dus vraag dat na bij je softwareleverancier of accountant (KVK, Deponeren met SBR).

SBR verandert niets aan de termijnen die al voor de jaarrekening golden. Die jaarrekening moet uiterlijk binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar zijn ingediend bij de KVK. Is de jaarrekening al vastgesteld door de aandeelhouders of leden, dan moet je binnen 8 dagen na die vaststelling deponeren (Ondernemersplein, Jaarrekening indienen).

Uitstel op deze termijn is niet mogelijk. Is de jaarrekening op het moment dat de 12 maanden verstrijken nog niet vastgesteld, dan moet je een niet-vastgestelde jaarrekening indienen. Die kun je later vervangen door een nieuwe versie, zodra die wel is vastgesteld.

Te laat deponeren is geen formaliteit die je straffeloos kunt negeren: het is een economisch delict.

De Belastingdienst en andere instanties controleren hierop, en bij een overtreding kun je een boete krijgen. Bestuurders lopen bovendien een extra risico: bij een faillissement kan het te laat deponeren van de jaarrekening meewegen als aanwijzing van onbehoorlijk bestuur, wat de aansprakelijkheid van bestuurders raakt.

Alleen in uitzonderlijke situaties, zoals een faillissement of brand waardoor de administratie verloren is gegaan, kun je bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) ontheffing aanvragen. Dat is een uitzondering, geen route om standaard tijd te winnen.

Ben je een micro-, klein- of middelgroot bedrijf, dan verandert er voor jou vermoedelijk niets: je deponeert al jaren via SBR, meestal automatisch vanuit je boekhoudpakket. Check voor de zekerheid één keer of de export inderdaad via SBR gaat en niet via een oudere, handmatige route.

Ben je een grote onderneming, of nadert je bedrijf die grens, dan is dit het moment om te controleren of je huidige proces klaar is. Vraag je accountant of de huidige software een XBRL-jaarrekening kan opleveren volgens de Nederlandse Taxonomie, en of er al een PKIoverheid-certificaat aanwezig is voor de verzending. Beide regel je niet in een dag: certificaataanvragen en software-aanpassingen kosten tijd, dus begin daar niet pas mee vlak voor de deadline.

Twijfel je of je bedrijf onder micro, klein, middelgroot of groot valt, en dus wanneer de verplichting voor jou precies inging of ingaat? Vraag dat na bij je accountant of bij de KVK, want de indeling bepaalt niet alleen de SBR-plicht, maar ook welke onderdelen van je jaarrekening verplicht zijn en welke je mag weglaten.