Uren en werkbonnen digitaal bijhouden: wat moet, wat het oplevert

Zodra je personeel in dienst hebt, geldt een registratieplicht die weinig ondernemers scherp op het netvlies hebben. Artikel 4:3, eerste lid van de Arbeidstijdenwet schrijft voor dat een werkgever 'een deugdelijke registratie voert terzake van de arbeids- en rusttijden' die het toezicht op de naleving van de wet mogelijk maakt. Je moet dus kunnen laten zien wanneer iemand is begonnen, gestopt en pauze heeft gehad.

De wet schrijft niet voor welk systeem je moet gebruiken. Een Excel-bestand, een papieren werkbon of een app mogen allemaal, zolang de registratie klopt en controleerbaar is. Dat vormvrije karakter is precies waarom het vaak misgaat: zonder vaste vorm verzandt de registratie in losse papiertjes die niemand meer terugvindt.

Er komt een tweede verplichting bovenop: de bewaarplicht. Volgens de Belastingdienst horen de basisgegevens van je administratie - waaronder de loonadministratie - minimaal zeven jaar bewaard te blijven. Werkbonnen en urenstaten die de basis vormen voor facturen en loonbetalingen vallen daaronder. Digitaal bewaren mag, maar alleen als het een juiste en volledige weergave is van het origineel - een onleesbare scan of een kwijtgeraakt briefje telt niet.

Op papier klinkt een werkbon simpel: de monteur of ploegbaas schrijft op wat er is gedaan, hoeveel uur het kostte en welk materiaal erbij ging, en de klant tekent voor akkoord. In de praktijk loopt dat op een paar vaste plekken vast.

Het briefje blijft liggen. In de bus, in een jaszak, op de passagiersstoel - tot het weekend voorbij is en niemand meer precies weet welke dag het was. Tegen de tijd dat het op kantoor ligt, moet iemand alles overtypen in de boekhouding of het planningspakket. Die overtypslag is het moment waarop fouten ontstaan: een 7 die een 1 wordt, een postcode die verkeerd wordt ingevoerd, een materiaalregel die wordt overgeslagen.

Het tweede probleem is timing. Hoe later de uren worden verwerkt, hoe later de factuur de deur uit kan. Bij een project dat in termijnen wordt gefactureerd, telt elke week vertraging direct op bij je werkkapitaal.

Het derde probleem is discussie achteraf. Een handtekening op een briefje dat pas weken later als onderdeel van de factuur bij de klant in de mailbox verschijnt, overtuigt minder dan een werkbon die dezelfde dag al is bevestigd.

Het grootste verschil zit niet in het invullen zelf, maar in wat er na het invullen gebeurt. Een werkbon die direct op een telefoon of tablet wordt ingevuld, staat meteen in het systeem - niemand hoeft iets over te typen, en er is geen briefje dat kan kwijtraken.

Dat levert drie dingen op die je kunt merken in de praktijk:

• Sneller factureren. Zodra een klus is afgerond en de uren zijn vastgelegd, kan de factuur eruit zonder te wachten tot er weer iemand op kantoor is om papieren te verzamelen.
• Minder gedoe achteraf. Een digitale werkbon die de klant ter plekke op een scherm tekent, is lastiger te betwisten dan een handtekening op een briefje dat weken later pas in een factuur terugkomt.
• Betere nacalculatie. Omdat de werkelijke uren per klus vastliggen, zie je na een paar projecten of je offertes structureel te laag of te hoog zijn ingeschat - en kun je dat bijstellen voordat het een gewoonte wordt.

Daarnaast lost het de bewaarplicht grotendeels vanzelf op: wat digitaal wordt vastgelegd, verdwijnt niet in een jaszak en is - mits je het goed opslaat - meteen in de juiste vorm bewaard voor de zeven jaar die de Belastingdienst eist.

Niet elk systeem dat 'urenregistratie' op de verpakking heeft staan, past bij hoe jouw mensen werken. Een paar punten om vooraf te checken.

• Koppeling met je boekhouding. Staan de uren en werkbonnen los van je facturatie- of boekhoudpakket, dan typ je alles later toch weer over - dan heb je het probleem niet opgelost, alleen verplaatst.
• Werkt het zonder internet? Op een bouwplaats of in een kelder is bereik niet altijd gegarandeerd. Een app die alleen online werkt, levert op de verkeerde momenten extra gedoe op in plaats van minder.
• Wie moet het invullen? Hoe minder stappen voor de uitvoerende medewerker, hoe groter de kans dat het ook echt wordt bijgehouden. Een systeem dat op kantoor logisch klinkt maar op de werkvloer te veel schermen vraagt, valt na een paar weken terug in oude gewoonten.
• Locatieregistratie is iets anders dan urenregistratie. Volgt het systeem ook waar iemand zich bevindt, dan ga je verder dan alleen de uren vastleggen. Bespreek dat vooraf met je mensen, ook als daar nu geen klacht over is.

Begin bij voorkeur met één team of één type klus, en breid uit zodra blijkt dat het werkt - niet in één keer voor het hele bedrijf.

Digitaliseren van uren en werkbonnen lost een probleem op dat niet elk bedrijf heeft. Een paar situaties waarin de stap weinig oplevert.

Je werkt alleen of met een vast tweetal, bij dezelfde paar klanten, en je weet aan het einde van de week zonder nadenken wat er is gebeurd. Een Excel-lijst of een simpel notitieboekje kost dan een paar minuten per week. Een systeem erbij nemen - met instellen, inloggen en wennen - kost in het begin meer tijd dan het bespaart.

Je klussen zijn kort en vergelijkbaar, en er is nooit discussie met de klant over de uren of het materiaal. Als er geen fouten, geen vertraging en geen onenigheid is, los je met een nieuw systeem een probleem op dat er niet is.

Je hebt net een ander systeem ingevoerd, of je team is nog aan het wennen aan een nieuwe planning of boekhoudpakket. Twee omschakelingen tegelijk vergroten de kans dat geen van beide goed landt.

In al deze gevallen is de vraag niet 'is digitaal beter dan papier', maar 'kost het papieren proces mij nu echt tijd of fouten'. Is het antwoord nee, dan is er niets te verbeteren - en is geld en tijd steken in een nieuw systeem een kostenpost zonder opbrengst.