Uren en werkbonnen digitaal bijhouden: wat de wet verplicht en wat het bij een geschil oplevert

Een werkbon is het document waarop staat wat er bij een klant is gedaan: welke werkzaamheden, door wie, hoeveel tijd het kostte en vaak een handtekening van de klant of de monteur ter plekke. Een urenregistratie is breder: dat is de vastlegging van wanneer je medewerkers hebben gewerkt en gerust, los van bij welke klant.

Beide documenten lossen een ander probleem op. De werkbon is vooral bewijs richting de klant: wat is er precies geleverd, en komt dat overeen met de factuur. De urenregistratie is vooral intern en wettelijk: kun je aantonen wanneer iemand heeft gewerkt, en voldoe je aan de regels over werk- en rusttijden.

In de praktijk lopen ze vaak door elkaar, zeker in de bouw, installatietechniek en andere projectmatige dienstverlening. Dezelfde medewerker schrijft op dezelfde bon zowel de gewerkte uren als de uitgevoerde werkzaamheden op. Dat is efficiënt, maar het betekent ook dat één formulier aan twee verschillende eisen moet voldoen: het moet een goed leesbaar bewijs zijn voor de klant, en het moet bruikbaar zijn als onderliggende registratie voor je eigen administratie.

De Arbeidstijdenwet stelt dat werkgevers een deugdelijke registratie moeten bijhouden van de arbeids- en rusttijden van hun medewerkers, zodat gecontroleerd kan worden of de regels over maximale werktijden en verplichte rust worden gehaald. Pauzes zijn bijvoorbeeld verplicht vanaf een werkdag van 5,5 uur. De Nederlandse Arbeidsinspectie houdt hier toezicht op (Rijksoverheid, vraag en antwoord over de Arbeidstijdenwet).

De wet schrijft geen vorm voor: het mag op papier, in een systeem, of in een app, zolang je uit de registratie kunt afleiden of de regels zijn gehaald. Wat wel vastligt, is de bewaartermijn. Volgens artikel 3:2:1 van het Arbeidstijdenbesluit moeten gegevens over de registratieverplichting van arbeids- en rusttijden minimaal 52 weken bewaard blijven, gerekend vanaf de datum waarop die gegevens betrekking hebben (wetten.overheid.nl, Arbeidstijdenbesluit).

Een werkbon zelf is geen wettelijk verplicht document. Die bewaartermijn van 52 weken geldt voor de arbeidstijdenregistratie, niet automatisch voor elke werkbon. Val je onder de fiscale bewaarplicht voor je administratie, dan geldt voor facturen en de onderliggende stukken wel de langere termijn van 7 jaar die daarvoor staat.

Los van de wettelijke registratieplicht is er een praktische reden om uren en werkbonnen goed bij te houden: het is je bewijs als een klant een factuur betwist. Een kantonrechter wees in 2011 een vordering van een administratiekantoor van 2.190 euro af, tegenover een afgesproken bedrag van 1.000 euro, omdat het kantoor de extra werkzaamheden niet had gespecificeerd en de bestede uren niet kon aantonen. De rechter overwoog dat het algemeen bekend is dat dienstverleners een vorm van tijdschrijven hanteren, en dat het kantoor dus had kunnen volstaan met een onderbouwde lijst van werkzaamheden en bijbehorende uren (Accountant.nl, meerwerk eisen zonder tijdschrijven lukt niet).

Die uitspraak gaat niet over werkbonnen in de bouw, maar het principe is hetzelfde: zonder registratie van wat er is gedaan en hoeveel tijd dat kostte, is een claim voor meerwerk moeilijk waar te maken. Een getekende werkbon waarop staat wat er die dag is uitgevoerd, is precies het bewijs dat in zo'n geschil ontbrak. Dat maakt het verschil tussen een factuur die een klant zonder discussie betaalt, en een factuur waar je achteraf alsnog een onderbouwing bij moet leveren.

Een digitale werkbon vervangt het papiertje door een formulier op een telefoon of tablet, dat de medewerker ter plekke invult en waarbij de klant direct op het scherm ondertekent. Het voordeel is niet alleen gemak, maar vooral dat de bon niet meer kwijt kan raken tussen de auto, de bouwkeet en het thuisbureau voordat iemand hem overtypt in de administratie.

Werkbon en urenregistratie gecombineerd betekent dat dezelfde invoer twee kanten op gebruikt wordt: de omschrijving en het klantakkoord gaan naar de facturatie, de tijdsduur gaat naar de urenregistratie die je moet kunnen tonen bij een controle. Dat voorkomt dat een medewerker twee keer hetzelfde moment moet vastleggen, eerst voor de klant en daarna nog eens voor de loonadministratie.

Wat hierbij wel aandacht vraagt, is de koppeling met je bestaande boekhoudpakket of planning: een werkbon die los staat van de rest van je administratie levert alleen tijdwinst op het moment van invullen, maar niet bij het verwerken ervan. Zonder die koppeling typt iemand de gegevens later toch nog een keer over, en is de digitale bon vooral een duurder papiertje.

Werk je alleen, of met een vast team van twee of drie mensen die je zelf elke dag ziet, dan is een uitgebreid digitaal systeem met koppelingen en automatische verwerking vaak overbodig. Je weet dan zelf wie wanneer waar was, en een eenvoudige notitie of een vast papieren bonnetje per klus volstaat om een factuur te onderbouwen.

Het wordt pas de moeite waard zodra er meerdere medewerkers tegelijk op verschillende locaties werken, zodat niemand meer uit het hoofd kan navertellen wie waar wanneer was. Dan is het risico dat een werkbon zoekraakt of dat uren dubbel of helemaal niet worden doorgegeven reëel, en loont het de overstap.

Een digitaal systeem invoeren zonder dat medewerkers het consequent gebruiken, is erger dan geen systeem: je betaalt dan voor software die naast de papieren bonnetjes blijft bestaan, met als resultaat twee halve registraties in plaats van één volledige. Voordat je dit instelt, is het daarom belangrijker om af te spreken dat iedereen het bij elke klus invult, dan om de juiste tool te kiezen.