Werkbonnen digitaal bijhouden: zo voorkom je trage facturatie

Een werkbon is het document dat een monteur, installateur of onderhoudsmedewerker invult na een klus: welke uren zijn gemaakt, welk materiaal is gebruikt, en meestal een handtekening van de klant ter bevestiging. Bij veel bedrijven in de bouw, installatie en techniek is dit nog een papieren bonnetje dat met de medewerker meereist.

Het probleem zit niet in het bonnetje zelf, maar in de weg die het daarna aflegt. De bon gaat in de binnenzak of op het dashboard, blijft daar een paar dagen liggen tussen andere klussen door, en komt pas aan het einde van de week of later op kantoor terecht. Tegen die tijd is het handschrift lastig te lezen, mist er een regel materiaal, of is niet meer te achterhalen op welk adres de klus precies was.

Voor de administratie betekent dit dat facturatie wacht op een stapeltje papier dat ergens tussen het weekend en de volgende klus moet opduiken. Hoe meer monteurs er tegelijk op pad zijn, hoe groter die stapel en hoe later de factuur de deur uitgaat. Dat is geen kwestie van onwil, het is simpelweg de aard van papier dat van locatie naar locatie reist voordat het een bureau bereikt.

Een werkbon die laat binnenkomt, is niet alleen vertraging, het raakt ook aan een wettelijke termijn. KVK is daar duidelijk over: je moet de factuur versturen "voor de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je de goederen of diensten hebt geleverd." Is een klus op 5 augustus afgerond, dan moet de factuur er dus voor 15 september uit zijn. Als een werkbon drie weken op een dashboard ligt voordat iemand hem overtypt in de boekhouding, zit je al dicht tegen die grens aan, zeker als er aan het einde van de maand is geklust.

Daarnaast ontstaan discussies met klanten die je liever voorkomt. Een klant die een factuur ontvangt met uren die niet overeenkomen met wat hij zich herinnert, vraagt om uitleg. Als de enige onderbouwing een onleesbaar papiertje is dat ergens in een lade ligt, kost het uitzoeken meer tijd dan de klus zelf.

Ook materiaal raakt zo moeilijker te verantwoorden. Een werkbon waarop materiaal ontbreekt, betekent dat je dat materiaal wel hebt ingekocht maar niet hebt doorbelast: een sluipend verlies dat vaak pas aan het einde van het jaar opvalt in de voorraadcijfers.

In de praktijk komt een digitale werkbon neer op een formulier op de telefoon of tablet van de monteur: klant en adres staan er vaak al in, overgenomen uit de planning. Uren en materiaal vult hij zelf aan, en de klant zet een handtekening op het scherm voordat de monteur wegrijdt. De bon staat op dat moment al op kantoor, niet pas na het weekend.

Dat lost het transportprobleem op, maar niet automatisch alles. Je moet nog steeds bepalen wie de bon controleert voordat hij naar facturatie gaat, en wat er gebeurt als materiaal ontbreekt of het adres niet klopt. Een digitale bon die niemand controleert, geeft dezelfde fouten als een papieren bon, alleen sneller en met een geruststellender gevoel dat het wel goed zal zitten.

De koppeling met facturatie is een losse stap erna. Je kunt een werkbon digitaal maken zonder hem automatisch te laten doorlopen naar een factuur, en dat is voor veel bedrijven ook de verstandigste eerste stap: eerst zorgen dat de bon zelf snel en compleet binnenkomt, pas daarna kijken of koppeling met de facturatie iets oplevert.

Een werkbon vervangt de factuur niet. De factuur die je naar de klant stuurt, moet nog steeds aan de eisen voldoen die KVK noemt: je btw-nummer en -tarief, je KVK-nummer, een factuurdatum en doorlopend factuurnummer, de datum van levering, naam en adres van jou en de klant, en wat er precies geleverd is, inclusief het aantal uren of producten dat je in rekening brengt. Is het totaalbedrag inclusief btw lager dan 100 euro, dan mag het eenvoudiger: alleen factuurdatum, naam en adres, de geleverde dienst en het btw-bedrag.

De werkbon zelf hoort bij je onderliggende administratie, en die moet je net als facturen bewaren. Ondernemersplein, het overheidsloket van onder meer KVK en de Belastingdienst, is daar duidelijk over: de bewaarplicht geldt voor "alle gegevens over uw bedrijf die u op papier of digitaal vastlegt" en de basistermijn is "7 jaar voor de basisgegevens van uw administratie." Een werkbon die de basis vormt voor een factuur, valt daaronder. Digitaal bewaren mag, maar dan moet die data na 7 jaar nog terug te vinden en leesbaar zijn, niet ergens in een systeem dat je inmiddels hebt opgezegd of een account waarvan niemand meer het wachtwoord heeft.

Of dit de moeite waard is, hangt af van hoeveel werkbonnen er per week binnenkomen en hoeveel mensen ertussen zitten voordat een bon bij de factuur belandt. Werk je alleen of met twee man, en schrijf je de factuur zelf dezelfde avond nog uit, dan levert een systeem met inlogaccounts, sjablonen en een beheerscherm vooral extra werk op. Een foto van de bon direct na de klus appen naar jezelf of je boekhouder is dan net zo snel, en kost niets.

Het wordt anders zodra er meerdere monteurs tegelijk op pad zijn en er een kantoor is dat de bonnen moet verzamelen, controleren en overtypen. Dan is elke bon die kwijtraakt of te laat komt een factuur die later de deur uitgaat, en elke overtypslag een kans op een fout. Vanaf een paar monteurs en tientallen bonnen per week loopt de tijd die het overtypen en uitzoeken kost meestal sneller op dan de tijd die een eenvoudig formulier op een telefoon kost om in te vullen.

Daar tussenin, bij een klein team dat wel groeit, is het vooral een kwestie van nu al een gewoonte aanleren die later, bij meer mensen, niet meer omgezet hoeft te worden.