Klanten zelf een afspraak laten inplannen: hoe dat werkt

Een kapper, fysiotherapeut of garage herkent dit wel: de telefoon gaat tijdens een behandeling, de klant krijgt de voicemail, en belt een halfuur later nog eens. Ondertussen is de agenda alleen bij te houden tussen twee klanten door, met een pen op een blaadje of in een systeem dat niemand anders kan zien.

Bij e-mail is het net zo omslachtig. Een klant stuurt drie voorkeursmomenten, jij antwoordt welke ervan nog vrij zijn, de klant kiest er een, en pas dan staat de afspraak vast. Dat zijn minstens drie berichten voor één afspraak, en bij een drukke dag loopt die reeks nog verder op.

Het kost geen geld dat je direct ziet, maar wel tijd die je niet aan klanten besteedt. Voor een bedrijf met een paar man personeel en meerdere afspraken per dag loopt dat op tot een paar uur administratief werk per week — tijd die een eigenaar of medewerker niet declarabel kan maken.

Daarnaast is er een omzeteffect: wie 's avonds of in het weekend geen telefoon kan opnemen, laat klanten die dan juist willen boeken naar een concurrent gaan die wel een boekingspagina heeft. Vooral jongere klanten bellen liever niet en stappen af als bellen de enige optie is.

Een boekingswidget is een stuk van je website waarop een klant zelf een tijdstip kiest, zonder dat daar een telefoontje of e-mail voor nodig is. De opzet bestaat in de praktijk uit een paar vaste onderdelen.

Eerst leg je de diensten vast: wat een klant kan boeken, hoe lang die afspraak duurt en of er voorbereidingstijd nodig is (bijvoorbeeld 10 minuten om een stoel klaar te zetten tussen twee klanten). Daarna stel je per medewerker in wanneer die beschikbaar is, inclusief pauzes en vrije dagen.

De widget koppelt met je bestaande agenda (meestal Google Agenda of Outlook), zodat een geboekte afspraak automatisch verschijnt in de agenda die je al gebruikt, en een al bezet tijdstip niet meer te kiezen is voor een andere klant.

Zodra een klant een moment kiest, krijgt die een bevestiging per e-mail of sms, vaak met de mogelijkheid om zelf te verplaatsen of af te zeggen binnen een bepaalde termijn — dat scheelt jou weer een telefoontje.

Voor diensten waar een no-show duur is (een kapafspraak van een uur, een eerste consult), kun je een aanbetaling of bankgegevens vooraf verplicht maken. Dat is instelbaar per dienst, niet verplicht voor de hele agenda.

De techniek hierachter is in de meeste tools vergelijkbaar: een stuk code of een link die je op je website of in je Instagram-bio plaatst, en een beheerscherm waar jij de regels instelt.

Prijzen van boekingswidgets lopen uiteen, en de meeste aanbieders rekenen per medewerker die ermee werkt, niet per bedrijf.

Cal.com heeft een gratis versie voor één gebruiker. Wil je met een team werken, dan kost het Teams-abonnement $12 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, en het Organizations-abonnement $28 per gebruiker per maand. Voor grotere inzet is er een aangepaste prijs op aanvraag.

SimplyBook.me werkt met een ander model: niet per gebruiker, maar met een maximum aantal boekingen en medewerkers per plan. De gratis versie biedt 50 boekingen per maand voor 1 medewerker. Daarna begint het bij $11,90 per maand (jaarlijks betaald) voor 100 boekingen en 5 medewerkers, tot $49,90 per maand voor 2.000 boekingen en 30 medewerkers.

Let op: dit zijn bedragen in Amerikaanse dollars, zoals de aanbieders ze zelf publiceren. Reken dus zelf de actuele koers en eventuele btw mee voordat je vergelijkt met een Nederlandse aanbieder.

Er bestaan ook Nederlandse en op specifieke branches gerichte boekingstools (voor kappers, fysiotherapeuten, autogarages), vaak met een vergelijkbare prijsopbouw. Vraag bij elke aanbieder altijd naar het aantal medewerkers en boekingen dat in de prijs is inbegrepen — dat verschil bepaalt vaak meer dan het maandbedrag zelf of een abonnement voor jouw bedrijf uit kan.

Een boekingswidget lost het probleem van telefoontjes op, maar brengt een paar nieuwe risico's met zich mee als je hem niet goed inricht.

• Dubbele boekingen tussen telefoon en website. Plant een medewerker een afspraak nog steeds telefonisch in zonder die ook in de gekoppelde agenda te zetten, dan kan de widget dat tijdstip alsnog aan een andere klant aanbieden. Zorg dat elke afspraak, hoe ook gemaakt, in dezelfde agenda belandt.
• Geen buffertijd tussen afspraken. Een kapper die 45 minuten nodig heeft voor een behandeling plus 10 minuten voor opruimen, moet dat ook zo instellen. Vergeet je de buffer, dan plant de widget twee klanten te dicht op elkaar.
• Geen aanbetaling bij kostbare afspraken. Zonder aanbetaling of annuleringsregel is een no-show bij een boekingswidget net zo goed mogelijk als bij een telefonische afspraak — de widget voorkomt dat niet automatisch.
• Synchronisatie die achterloopt. Een koppeling met Google Agenda of Outlook werkt meestal met een paar minuten vertraging. Bij een drukke balie kan dat net genoeg zijn voor een dubbele boeking.
• Klantgegevens die ergens anders staan dan je klantenbestand. Naam, telefoonnummer en afspraakgeschiedenis komen terecht in het systeem van de boekingstool. Check of die gegevens ook in je eigen administratie komen, anders werk je met twee plekken waar klantinformatie staat.

Niets hiervan is een reden om er niet aan te beginnen — het zijn dingen die je in een halfuur instelt als je ze van tevoren weet.

Een boekingswidget werkt het beste bij diensten met een vaste duur en een vaste prijs: een knipbeurt, een consult, een APK. Bij een paar soorten werk is zelf boeken juist geen verbetering.

Werk je met offertes op maat — een verbouwing, een installatie, een klus die per situatie verschilt — dan heeft een eerste afspraak meestal een kort gesprek nodig voordat je weet hoeveel tijd ervoor nodig is. Een vast tijdsblok van bijvoorbeeld 30 minuten past dan niet bij de werkelijkheid, en je komt alsnog bij een telefoontje of mail terecht om de juiste duur af te stemmen.

Heb je maar een paar afspraken per week, dan wegen de kosten van een abonnement vaak niet op tegen de tijd die je ermee bespaart. Bij vijf afspraken per week kost het bijhouden van een agenda op papier of in een gratis agenda-app je waarschijnlijk minder tijd dan het instellen en onderhouden van een widget.

Werkt je klantenkring vooral via persoonlijke aanbeveling en wil die klant eerst kort overleggen voordat hij een moment vastlegt, dan haalt een widget dat persoonlijke contactmoment juist weg. Voor sommige dienstverleners — een coach, een adviseur — is dat eerste gesprek onderdeel van hoe ze klanten binnenhalen, niet een obstakel dat weg moet.

Kortom: hoe vaster de dienst, de duur en de prijs, hoe meer een boekingswidget oplevert. Hoe meer overleg een afspraak vooraf vraagt, hoe minder.