Wat je kunt doen als een leverancier te laat levert

Een leverancier belooft levering "volgende week" en het wordt drie weken later. Bij een winkel is dat vervelend. Bij een bouwplaats, een installatiebedrijf of een productiehal kost het geld: personeel dat niet door kan, een planning die verschuift, een klant die vraagt waarom de oplevering uitloopt.

Toch houden veel bedrijven levertijden niet bij. Een bestelling gaat de deur uit, en pas als het product niet aankomt, merkt iemand het op — vaak te laat om er nog iets aan te doen. Een simpel overzicht van wie wat wanneer zou leveren, voorkomt dat je dit pas ontdekt op het moment dat het al pijn doet.

Maar bijhouden alleen is niet genoeg als je niet weet wat je rechten zijn zodra een leverancier te laat is. Mag je een boze e-mail sturen en verwachten dat die telt als officiële waarschuwing? Moet je eerst een termijn geven voordat je iets kunt eisen? En wanneer mag je de bestelling gewoon ergens anders plaatsen? Dat is precies waar het Burgerlijk Wetboek regels voor geeft — en die regels zijn strikter dan de meeste ondernemers denken.

De wet maakt onderscheid tussen een indicatieve levertijd en een fatale termijn. Dat onderscheid bepaalt of je meteen kunt handelen zodra de datum verstrijkt, of dat je eerst nog een stap moet zetten.

Artikel 6:83 van het Burgerlijk Wetboek zegt dat het verzuim zonder ingebrekestelling intreedt "wanneer een voor de voldoening bepaalde termijn verstrijkt zonder dat de verbintenis is nagekomen, tenzij blijkt dat de termijn een andere strekking heeft" (wetten.overheid.nl). Met andere woorden: staat er een harde datum in de bestelling of de overeenkomst, dan is de leverancier automatisch in verzuim zodra die datum voorbijgaat. Staat er alleen een indicatie — "levertijd circa 4 weken", "we verwachten in maart" — dan kan dat gelezen worden als een schatting, niet als een harde deadline. Dan moet je alsnog zelf een ingebrekestelling sturen voordat je iets kunt eisen.

Wil je dat een gemiste datum meteen consequenties heeft, leg dat dan vast: een concrete datum, of een zin als "uiterlijk op [datum], bij gebreke waarvan de leverancier zonder nadere ingebrekestelling in verzuim is". De rijksoverheid wijst er in haar voorlichting over leveringsvoorwaarden op dat je afspraken over levertijd en annulering het beste vooraf schriftelijk vastlegt, juist omdat dit soort discussies pas ontstaat als het al misgaat (ondernemersplein.overheid.nl).

Heb je geen fatale termijn afgesproken, dan ben je niet meteen klaar om schadevergoeding te eisen. Artikel 6:82 BW schrijft voor hoe je een leverancier alsnog in verzuim laat komen: met een ingebrekestelling — een schriftelijke aanmaning waarin je een redelijke termijn stelt waarbinnen de levering alsnog moet plaatsvinden (wetten.overheid.nl).

Drie dingen zijn daarbij belangrijk. Het moet schriftelijk: een e-mail telt, een telefoontje is later lastig te bewijzen. Je moet een concrete, redelijke termijn noemen — "lever binnen 10 werkdagen" is toetsbaar, "lever snel" niet. En pas als die termijn ook verstrijkt zonder levering, is de leverancier officieel in verzuim.

Er is een uitzondering. Als de leverancier al heeft laten weten dat hij niet gaat leveren, of als op voorhand duidelijk is dat een aanmaning geen zin heeft, mag je volgens hetzelfde artikel volstaan met een schriftelijke mededeling waarin je hem aansprakelijk stelt voor het uitblijven van de nakoming. Je hoeft dan niet nog een extra termijn te geven aan iemand die al heeft gezegd dat hij toch niet levert.

Bewaar deze correspondentie. Bij een geschil is de datum waarop je de ingebrekestelling verstuurde het beginpunt van waaruit het verzuim — en dus de schadevergoeding — wordt berekend.

Zodra een leverancier in verzuim is — automatisch via een fatale termijn, of na een ingebrekestelling — heb je twee wegen die je ook kunt combineren.

De eerste is schadevergoeding. Artikel 6:74 BW bepaalt dat iedere tekortkoming in de nakoming de schuldenaar verplicht de schade te vergoeden die de schuldeiser daardoor lijdt, tenzij de tekortkoming hem niet kan worden toegerekend (wetten.overheid.nl). Denk aan extra kosten omdat je elders moest bijbestellen tegen een hogere prijs, stilstandkosten van personeel, of een boete die jij aan je eigen klant moet betalen omdat een project uitliep. Je moet die schade wel kunnen onderbouwen — een schatting achteraf is geen bewijs.

De tweede weg is de overeenkomst ontbinden. Artikel 6:265 BW geeft je die bevoegdheid bij iedere tekortkoming, "tenzij de tekortkoming, gezien haar bijzondere aard of geringe betekenis, deze ontbinding met haar gevolgen niet rechtvaardigt" (wetten.overheid.nl). Voor een verbintenis die nog steeds kan worden nagekomen — de bestelling kan nog geleverd worden, alleen te laat — ontstaat dat recht pas zodra de leverancier in verzuim is. Ontbinden betekent dat je van de overeenkomst af bent en elders kunt bestellen, zonder dat je nog vastzit aan je eigen betalingsverplichting voor wat niet geleverd is.

Niet elk bedrijf heeft hier veel aan. Bestel je een paar keer per maand bij een vaste leverancier met wie het al jaren goed gaat, dan is een systeem om levertijden te bewaken overkill — een telefoontje bij twijfel volstaat.

Het wordt anders zodra je van meerdere leveranciers tegelijk afhankelijk bent voor één project of klus, zoals vaak het geval is in de bouw en installatie: het beton, de kozijnen en de elektra moeten allemaal op tijd zijn, en één late levering zet de rest van de planning vast. Dan loont het om per bestelling drie dingen vast te leggen — leverancier, toegezegde datum, daadwerkelijke datum — zodat je vroeg ziet welke leverancier structureel te laat is en welke levering nu al vertraging dreigt op te lopen.

Een eenvoudig overzicht is meestal genoeg. Het gaat niet om hoe geavanceerd het bijhouden is, maar om het moment waarop je het probleem ontdekt. Ontdek je het pas als de vrachtwagen niet komt opdagen, dan ben je altijd te laat om nog iets te doen — welke rechten je ook hebt.