Preventiemedewerker verplicht: wie moet die rol vervullen?

Veel ondernemers denken dat een preventiemedewerker iets is voor grote bedrijven met een eigen hr-afdeling. Dat klopt niet. Volgens de Rijksoverheid moet elke werkgever ten minste één preventiemedewerker aanwijzen, ook als je maar één medewerker in dienst hebt.

De verplichting staat in artikel 13 van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). De wettekst zelf gebruikt het woord 'preventiemedewerker' trouwens niet: er staat dat de werkgever zich bij het arbobeleid moet laten bijstaan door 'deskundige werknemers'. In de praktijk heeft iedereen het over de preventiemedewerker, en de taak is voor elk bedrijf hetzelfde: meedenken over veiligheid en gezondheid op de werkvloer, en de werkgever daarin bijstaan.

Deze verplichting raakt makkelijk uit beeld omdat er nergens een los 'preventiemedewerker-loket' is waar je je moet aanmelden, zoals bij de KvK of de Belastingdienst. Niemand controleert actief of je iemand hebt aangewezen, totdat er een ongeval gebeurt of de Inspectie SZW langskomt. Bedrijven die wel een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) hebben laten opstellen, gaan er vaak automatisch van uit dat daarmee ook de preventiemedewerker geregeld is. Dat is niet hetzelfde: de RI&E is een document, de preventiemedewerker is een persoon met een doorlopende taak. Je kunt dus een actuele RI&E hebben en toch geen aangewezen preventiemedewerker, en dat is dan nog steeds een overtreding van de wet.

De hoofdregel in artikel 13 is dat de bijstandstaken worden verricht door werknemers die de werkgever daarvoor aanwijst, eventueel aangevuld met een externe arbodienst of -deskundige. Voor kleine bedrijven geldt een uitzondering. Artikel 13, lid 10 van de Arbowet bepaalt:

"In afwijking van het eerste tot en met het derde lid, kunnen bij werkgevers met niet meer dan 25 werknemers" de taken ook worden verricht "door de werkgever zelf, indien deze natuurlijk persoon is", of "door de directeur indien de werkgever rechtspersoon is".

De grens ligt dus bij 25 werknemers. Heb je een eenmanszaak, vof of een bv met maximaal 25 mensen op de loonlijst, dan mag je de rol van preventiemedewerker zelf vervullen, of laten vervullen door de directeur als je een bv of nv hebt. Daar staat wel een voorwaarde bij: je moet beschikken over 'voldoende deskundigheid, ervaring en uitrusting' om die taken naar behoren te vervullen. Dat is geen formeel diploma-vereiste, maar je moet wel in staat zijn om risico's te herkennen en mee te werken aan de RI&E.

Heb je meer dan 25 werknemers, dan moet je een of meer werknemers aanwijzen als preventiemedewerker. Hoeveel precies, zegt de wet niet; dat hangt af van de risico's en de omvang van het bedrijf. Een kantoor met twintig man op de administratie heeft andere risico's dan een aannemersbedrijf met evenveel mensen op de bouwplaats, en dat weegt mee in wat 'voldoende' bijstand is.

Volgens Arboportaal, het informatiepunt van de overheid over arbeidsomstandigheden, adviseert de preventiemedewerker over arbeidsrisico's en over maatregelen om die te beperken of weg te nemen. Concreet komt de rol neer op een paar vaste onderdelen:

• Meewerken aan de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). De preventiemedewerker helpt de risico's op de werkvloer in kaart te brengen, samen met degene die de RI&E opstelt.
• Meewerken aan het plan van aanpak. Bij elke RI&E hoort een plan van aanpak met maatregelen. De preventiemedewerker helpt die maatregelen uit te voeren en te bewaken.
• Aanspreekpunt zijn voor medewerkers. Werknemers moeten ergens terecht kunnen met vragen of signalen over hun werkplek, zonder dat ze daarvoor meteen naar de directeur moeten.
• Samenwerken met de bedrijfsarts, de arbodienst en de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. De preventiemedewerker is de schakel tussen de werkvloer en de partijen die verder gaan over arbobeleid.

Wat de preventiemedewerker niet is: een BHV'er. Bedrijfshulpverlening (eerste hulp bij ongevallen, ontruiming bij brand) is een losse verplichting met een eigen invulling. Veel kleine bedrijven combineren beide rollen in één persoon, en dat mag, maar het zijn wettelijk gezien twee verschillende taken met een andere focus: de BHV'er grijpt in als het al mis is, de preventiemedewerker helpt voorkomen dat het mis gaat.

De wet eist niet dat je de aanwijzing van een preventiemedewerker schriftelijk vastlegt, maar in de praktijk is dat wel aan te raden, en het is iets wat tijdens een inspectiebezoek als eerste wordt gevraagd: wie is bij u de preventiemedewerker, en hoe is dat vastgelegd?

Een paar punten die je in zo'n aanwijzing kunt opnemen:

• Wie het is, met naam en functie.
• Welke taken die persoon krijgt: meewerken aan de RI&E, aanspreekpunt zijn, overleg met de bedrijfsarts of arbodienst.
• Hoeveel tijd daarvoor beschikbaar is. Een aanwijzing zonder vrijgemaakte tijd is in de praktijk een rol op papier die nooit wordt uitgevoerd.
• Aan wie de preventiemedewerker rapporteert, en hoe die persoon zijn signalen kwijt kan.

Heb je een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, dan heeft die een rol bij de positionering van de preventiemedewerker in je organisatie: hoeveel mensen die taak krijgen en hoe ze gepositioneerd zijn. Bij bedrijven zonder OR of PVT, de meeste kleine bedrijven, geldt die medezeggenschap niet en kun je de aanwijzing zelf doen.

Een praktische valkuil: bedrijven wijzen vaak dezelfde persoon aan die ook de RI&E liet opstellen door een extern adviesbureau, zonder dat die persoon zelf iets doet. Dat is geen preventiemedewerker, dat is een opdrachtgever voor een eenmalig rapport. De preventiemedewerker moet een doorlopende, actieve rol vervullen, ook in de maanden na het laatste RI&E-rapport.

Toezicht op de Arbowet, en daarmee ook op artikel 13, ligt bij de Inspectie SZW (de voormalige Arbeidsinspectie). Bij een regulier inspectiebezoek of na een melding, bijvoorbeeld van een ongeval, kan de inspecteur vragen wie bij jou de preventiemedewerker is en hoe die zijn taken uitvoert. Kun je dat niet aantonen, dan is dat een overtreding van de Arbowet waarvoor de Inspectie SZW een boete kan opleggen volgens de Beleidsregel boeteoplegging arbeidsomstandighedenwetgeving.

Het exacte boetebedrag voor het ontbreken van een preventiemedewerker hebben we niet met zekerheid uit de officiële tarieflijst van die beleidsregel kunnen halen op het moment van schrijven; verschillende bronnen noemen uiteenlopende bedragen zonder dat ze allemaal naar de actuele bijlage verwijzen. Wil je het exacte bedrag weten dat op dit moment geldt, raadpleeg dan de bijlage bij de Beleidsregel boeteoplegging arbeidsomstandighedenwetgeving, te vinden via wetten.overheid.nl.

Belangrijker dan het boeterisico is meestal het andere gevolg: zonder preventiemedewerker is er niemand die structureel let op risico's voordat ze een ongeval worden. Bij een klein bedrijf met een paar man personeel voelt dat als een formaliteit, tot er iemand van een trap valt of met chemicaliën werkt zonder dat iemand ooit heeft gekeken of dat veilig gebeurt. De aanwijzing kost een middag; het gebrek ervan kost pas iets op het moment dat het te laat is.