Stagiair aannemen: wat je moet regelen voordat die begint

Een stagiair aannemen voelt voor veel ondernemers als een lichte versie van personeel aannemen: iemand erbij, tegen een vergoeding die lager ligt dan een salaris, voor een afgebakende periode. Juridisch is het iets anders. Een stage draait om leren, een arbeidsovereenkomst draait om werken. Zodra die balans omslaat, verandert de stage in de praktijk in een dienstverband, met alle verplichtingen die daarbij horen.

Dat onderscheid is niet een kwestie van hoe je het contract noemt, maar van wat de stagiair feitelijk doet. Laat je een stagiair meedraaien, meekijken en onder begeleiding leren, dan blijft het een stage. Zet je een stagiair structureel in op plekken waar je anders een medewerker voor zou inhuren, met productiedruk en weinig begeleiding, dan is de arbeid leidend geworden en niet het leren. Op dat moment gelden dezelfde regels als bij een arbeidsovereenkomst: wettelijk minimumloon, werknemersverzekeringen en loonheffingen, ook als er op papier nog 'stageovereenkomst' boven staat.

Dit is meer dan een formaliteit. Bedrijven die stagiairs structureel inzetten als goedkope arbeidskracht lopen het risico dat de Inspectie SZW optreedt en dat er met terugwerkende kracht alsnog loon, premies en belasting verschuldigd zijn.

Niet elke stagiair stelt dezelfde eisen aan jouw bedrijf. Volgens Ondernemersplein, de voorlichtingssite van de Rijksoverheid, is een erkenning als leerbedrijf verplicht als je een stageplek biedt aan mbo-leerlingen, vmbo-leerlingen in een leerwerktraject, of stagiairs uit het voortgezet speciaal onderwijs en praktijkonderwijs. Voor hbo- en wo-studenten geldt die verplichting niet: die kun je aannemen zonder erkenning.

Die erkenning vraag je aan bij SBB, de organisatie die het beroepsonderwijs en het bedrijfsleven met elkaar verbindt. SBB toetst of jouw bedrijf een geschikte leeromgeving biedt — denk aan begeleiding, de aard van het werk en de veiligheid op de werkvloer — voordat je stagiairs van een mbo-opleiding mag aannemen.

Controleer dit vóórdat je een vacature voor een stageplek uitzet, niet pas als een school erom vraagt. Een mbo-student die bij jou stage wil lopen, kan dat namelijk alleen als de opleiding jouw bedrijf als erkend leerbedrijf in haar systeem terugvindt. Zonder die erkenning loop je zonder dat je het meteen merkt mogelijk goede kandidaten mis, simpelweg omdat de school de plek niet aan de student mag voorstellen.

Bij een mbo-stagiair heet het contract geen arbeidsovereenkomst maar een praktijkovereenkomst (POK), ook wel beroepspraktijkvormingsovereenkomst (BPVO) genoemd. Bij hbo- en wo-studenten wordt vaak gewoon van een 'stageovereenkomst' gesproken, maar de inhoud is grotendeels hetzelfde.

Volgens Ondernemersplein horen in die overeenkomst in elk geval afspraken te staan over: de duur van de stage en het aantal uren per week, vakantie en ziekte, de leerdoelen en wie de begeleiding op zich neemt, het moment en de manier van beoordelen, de werkzaamheden die de stagiair gaat uitvoeren, een eventuele stagevergoeding, aansprakelijkheid bij schade, het gebruik van bedrijfsmiddelen, en de voorwaarden waaronder beide partijen de overeenkomst kunnen beëindigen.

Het is verleidelijk om voor elke stagiair een vergelijkbaar sjabloon te gebruiken, en dat mag ook, zolang de leerdoelen en werkzaamheden per stagiair kloppen. Een praktijkovereenkomst die alleen generiek is ingevuld, zonder concrete leerdoelen die aansluiten bij de opleiding van de stagiair, is precies het soort document dat bij een geschil of een controle als eerste wordt bekeken — juist omdat het dan niet overtuigend aantoont dat het om een leertraject gaat.

Een stagevergoeding is in Nederland geen wettelijke verplichting, tenzij een cao in jouw sector dat voorschrijft. Volgens Ondernemersplein bepaal je de hoogte zelf, op basis van opleidingsniveau, werkervaring en studiejaar. Veel bedrijven kiezen voor een vaste vergoeding per maand of per gewerkte dag, ook zonder dat dit verplicht is, als onderdeel van hoe aantrekkelijk de stageplek is voor kandidaten.

Het wettelijk minimumloon is op een stage niet van toepassing, zolang het om een echte stage gaat. Zodra het werk — zoals in de eerste sectie beschreven — meer gericht is op werken dan op leren, geldt het minimumloon alsnog, en kan de Inspectie SZW daar bovenop handhaven.

Een praktisch detail dat vaak wordt onderschat: met een stagevergoeding is de stagiair automatisch verzekerd voor de Wajong en de Ziektewet, zonder dat je daarvoor premies voor werknemersverzekeringen afdraagt zoals bij personeel. Betaal je geen stagevergoeding, dan ontbreekt die verzekering, en is het aan jou om te checken of de stagiair via school of via een eigen verzekering alsnog gedekt is voor ongevallen of ziekte tijdens de stageperiode.

Als werkgever ben je volgens Ondernemersplein verantwoordelijk voor schade die de stagiair veroorzaakt of die de stagiair zelf oploopt tijdens de stage. Veel bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringen dekken dit niet automatisch voor stagiairs, omdat die geen personeel zijn in de gewone zin. Controleer dit bij je verzekeraar voordat de stage begint, in plaats van ervan uit te gaan dat de polis die voor medewerkers geldt, ook voor een stagiair opgaat.

Begeleiding is geen formaliteit die je er even bij doet. Reken op minimaal drie contactmomenten met de stagiair gedurende de stage, waarbij je de voortgang en de leerdoelen bespreekt. Scholen vragen vaak om een tussentijdse en een eindbeoordeling, en zonder vaste contactmomenten ontstaat die beoordeling niet vanzelf — zeker niet als de stagiair zelfstandig meedraait en er geen dagelijks aanspreekpunt is.

Voor een beperkt aantal sectoren, zoals kinderopvang en beveiliging, is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht voordat de stagiair mag beginnen. De kosten daarvan liggen bij jou als stagebiedend bedrijf, niet bij de stagiair. Vraag de VOG op tijd aan: de aanvraag en afgifte duren enkele weken, en een stage die al is begonnen zonder geldige VOG is geen oplossing die je achteraf nog herstelt.