Subsidie praktijkleren aanvragen: wat je per leerling terugkrijgt en welke deadline telt

Bied je als bedrijf een praktijk- of werkleerplek aan een leerling of student, dan kun je in aanmerking komen voor de subsidieregeling praktijkleren. De regeling is bedoeld voor leerbedrijven die begeleiding geven aan vmbo-leerlingen (inclusief entree, PRO en VSO), mbo-bbl-studenten, hbo-studenten, promovendi en technologisch ontwerpers in opleiding (toio's). In de bouw en techniek gaat het meestal om mbo-bbl: een leerling werkt een aantal dagen per week bij jou en volgt de rest van de week onderwijs.

Het is geen vergoeding voor het loon van de leerling en ook geen vast bedrag per leerling. Het is een tegemoetkoming in de kosten die je als bedrijf maakt om die begeleiding te geven: tijd van een leermeester of praktijkbegeleider, aanpassingen op de werkvloer, extra instructie. De subsidie wordt uitgevoerd door RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland), niet door DUO of de Belastingdienst.

Je vraagt de subsidie niet vooraf aan en ook niet tijdens de begeleiding, maar achteraf, per studiejaar. Dat betekent dat je de regeling elk jaar opnieuw moet aanvragen voor elke leerling die je begeleidt, ook als je dat vorig jaar ook al deed. Er is geen automatische verlenging en geen doorlopende toekenning.

Het maximumbedrag is €2.800 per eenheid: per leerling, per opleiding, per studiejaar. Dat bedrag krijg je niet automatisch vol; het wordt berekend naar rato van het aantal weken begeleiding dat je hebt gegeven.

Voor vmbo, PRO, VSO en mbo-bbl geldt: aantal weken begeleiding (maximaal 40 per studiejaar) gedeeld door 40, vermenigvuldigd met €2.800. Voor hbo geldt dezelfde formule met maximaal 42 weken. Voor promovendi en toio's wordt gerekend met maanden gedeeld door 12, vermenigvuldigd met het aantal begeleide uren per week (maximaal 36) gedeeld door 36.

Een rekenvoorbeeld van RVO zelf: 20 weken begeleiding in het mbo-bbl levert 20/40 × €2.800 = €1.400 op. Begeleid je een leerling het hele studiejaar, dan kom je dichter bij het volledige bedrag.

Twee dingen maken het bedrag minder vast dan het lijkt. Ten eerste: weken waarin de leerling ziek is of verlof heeft, tellen niet mee als begeleidingsweek. Ten tweede: het bedrag van €2.800 per eenheid wordt verlaagd als er in een categorie (bijvoorbeeld alle mbo-bbl-aanvragen samen) meer subsidie wordt aangevraagd dan het beschikbare budget. Je weet dus pas na de toekenning, eind december, wat je daadwerkelijk krijgt.

Er geldt ook een minimumeis aan het aantal praktijkuren: voor een volledig studiejaar minimaal 610 klokuren beroepspraktijkvorming voor mbo-studenten en minimaal 640 uur voor vmbo-, PRO- en VSO-leerlingen. Bij een kortere begeleidingsperiode geldt een evenredig deel van die uren.

Je kunt de subsidie alleen aanvragen nadat de begeleiding is afgelopen, niet eerder en niet tijdens de begeleiding. RVO geeft als voorbeeld een hbo-student die begeleid is tot en met 31 juli 2026: een aanvraag die vóór die einddatum wordt ingediend, wordt niet geaccepteerd.

De studiejaren lopen niet voor elke opleiding gelijk. Vmbo, PRO, VSO, entree en mbo lopen van 1 augustus tot en met 31 juli. Hbo, promovendi en toio's lopen van 1 september tot en met 31 augustus. Voor mbo-bbl in het studiejaar 2025/2026 geldt een harde deadline: de aanvraag moet uiterlijk 17 september 2026 om 17.00 uur zijn ingediend. Die datum geldt per studiejaar, dus voor een volgend studiejaar schuift de deadline mee op.

Je vraagt aan via het aanvraagformulier in de beveiligde omgeving van het aanvraagportaal van RVO, per student, per opleiding en per studiejaar. Je hebt daarbij het BSN van de leerling nodig; heeft die geen BSN, dan mag je het onderwijsnummer van DUO gebruiken (behalve bij wo-studenten). Voor mbo haalt RVO de begin- en einddatum van de begeleiding automatisch op uit het Register Onderwijsdeelnemers van DUO. Bij de andere opleidingscategorieën vul je die data zelf in.

RVO vraagt niet alleen om een aanvraagformulier, maar ook om een aanwezigheidsregistratie van de beroepspraktijkvorming en de begeleide onderwijsuren. Die registratie moet je als bedrijf kunnen laten zien als RVO erom vraagt, ook na de aanvraag.

In de praktijk betekent dat: je moet per leerling kunnen aantonen hoeveel weken en uren begeleiding er daadwerkelijk zijn geweest, welke weken ziekte of verlof waren, en of de leerling de volledige nominale opleidingsduur heeft gevolgd. Vertraging die buiten die nominale duur valt, komt niet voor subsidie in aanmerking.

Bedrijven die dit pas bijhouden als de aanvraagdeadline in zicht komt, merken vaak dat de administratie van de leermeester, de uren van de leerling en de planning van het bedrijf in drie verschillende plekken staan: een rooster, een urenstaat en soms alleen het geheugen van de begeleider. Dat is op zichzelf geen probleem, zolang je het op tijd samenvoegt tot één overzicht per leerling en per studiejaar.

Een simpele aanpak die voldoet: één overzicht per leerling waarin je per week bijhoudt of er begeleiding was, en of er sprake was van ziekte of verlof. Dat overzicht hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar moet er wel zijn voordat je de aanvraag indient.

Een paar dingen gaan in de praktijk mis bij het aanvragen van de subsidie praktijkleren.

• EVC-trajecten vallen buiten de regeling. Erkenning van verworven competenties (EVC) komt niet in aanmerking voor subsidie praktijkleren, ook niet als er wel begeleiding is gegeven.
• Maatwerktrajecten moeten volledig aan de mbo-bbl-eisen voldoen. Een traject dat is aangepast ten opzichte van de reguliere mbo-bbl-opleiding, komt alleen in aanmerking als het volledig aan die eisen blijft voldoen. Een traject dat daarvan afwijkt, valt buiten de regeling.
• Alleen de nominale opleidingsduur telt. Loopt een leerling uit (bijvoorbeeld door een onderbroken opleiding), dan is de periode die buiten de nominale duur van de opleiding valt, niet subsidiabel.
• Het aangevraagde bedrag kan achteraf lager uitvallen. Omdat het maximumbedrag per categorie wordt verlaagd als het totaal aangevraagde bedrag het beschikbare budget overschrijdt, is het bedrag dat je aanvraagt niet gelijk aan het bedrag dat je krijgt.
• Combineren met andere subsidies mag. De regeling praktijkleren is te combineren met andere subsidies voor diezelfde leerling, zolang je aan de voorwaarden van elke regeling apart voldoet.

Twijfel je over een specifieke situatie, bijvoorbeeld een onderbroken opleiding of een leerling zonder BSN? RVO is voor praktijkleren rechtstreeks bereikbaar via praktijkleren@rvo.nl.