Urencriterium van 1.225 uur bijhouden: zo bewijs je het bij een controle

Het urencriterium is de eis dat je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming besteedt. Haal je dat aantal niet, dan heb je geen recht op de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Dat maakt dit criterium meteen het belangrijkste getal in de aangifte van veel zzp'ers, ook al is het geen bedrag maar een urenteller.

Er komt een tweede eis bij zodra je naast je onderneming ook ander werk doet, bijvoorbeeld een deeltijdbaan in loondienst. Ben je al langer dan vijf jaar ondernemer, dan moet je meer tijd aan je onderneming besteden dan aan dat andere werk. Ben je korter dan vijf jaar ondernemer of heb je in de vijf jaar daarvoor geen onderneming gehad, dan geldt die extra eis niet en telt alleen het aantal van 1.225 uur.

Er gelden twee uitzonderingen op de norm zelf. Bij een periode van zwangerschap mag je de gemiddelde wekelijkse uren uit de rest van het jaar doortellen over zestien weken, ook als je in die weken niet werkte. Ontvang je een arbeidsongeschiktheidsuitkering, dan geldt een verlaagd criterium van 800 uur in plaats van 1.225 uur.

Belangrijk: het urencriterium staat los van hoeveel omzet of winst je maakt. Je kunt ruim boven de 1.225 uur zitten en toch weinig verdienen, of andersom weinig uren maken met een goede omzet. De Belastingdienst kijkt wel of de verhouding tussen je uren en je omzet aannemelijk is — een opvallende mismatch is vaak precies waar een controle op aanslaat.

Voor het urencriterium telt elk uur dat je aantoonbaar aan je onderneming besteedt, niet alleen de uren die je aan klanten factureert. De KVK maakt het onderscheid tussen directe uren — het werk dat je voor een klant doet — en indirecte uren: administratie, offertes opstellen, acquisitie, website onderhouden, reistijd naar klanten en het bijhouden van vakliteratuur. Ook tijd die je vóór de start van je onderneming besteedt aan voorbereiding, zoals marktonderzoek, mag je meetellen.

Wat niet meetelt: uren waarin je wel beschikbaar was maar niet daadwerkelijk hebt gewerkt, zoals piketuren zonder oproep, en tijd die je aan privézaken besteedt terwijl je toevallig ook zelfstandige bent. Een avond nadenken over je bedrijf zonder dat er iets op papier komt, telt in de praktijk niet mee — de Belastingdienst wil uren zien die je kunt onderbouwen.

Dat onderbouwen is meteen het lastigste onderdeel. Bij een controle moet je aannemelijk maken dat je aan de norm voldoet, bijvoorbeeld met een agenda, facturen, offertes, reisbonnen of een tijdregistratie. Een addendum achteraf in Excel dat in één avond is ingevuld, overtuigt een inspecteur zelden. Een registratie die bijhoudt wanneer je iets hebt gedaan — niet alleen hoeveel uur, maar ook waaraan — staat veel steviger.

De meeste zzp'ers houden al uren bij om te kunnen factureren. Het gekste wat je kunt doen is daarnaast een tweede, losse urenlijst bijhouden specifiek voor de Belastingdienst. Dat kost dubbele tijd en de twee lijstjes gaan vroeg of laat uit elkaar lopen, wat bij een controle juist wantrouwen wekt.

Praktischer is één registratie die zowel je declarabele als je niet-declarabele uren vastlegt: klantwerk, maar ook offertes, administratie en acquisitie. De meeste tijdregistratie- en facturatiepakketten voor zzp'ers laten je een taak of post labelen als 'niet factureerbaar', zodat die uren wel meetellen voor het urencriterium maar niet op een factuur belanden. Zo houd je één bron van waarheid in plaats van twee systemen die je apart moet bijwerken.

Werk je liever met een agenda dan met een aparte tool, dan kan dat ook, zolang je concreet noteert wat je deed en niet alleen hoeveel tijd je kwijt was. 'Werk' als agenda-item overtuigt niet; 'offerte opgesteld voor [klant]' wel. Waar je ook voor kiest: bewaar de onderliggende administratie zeven jaar. Dat is de gangbare bewaartermijn voor je administratie, en dat geldt ook voor de uren waarmee je het urencriterium onderbouwt, omdat de Belastingdienst een aanslag met terugwerkende kracht kan corrigeren.

De zelfstandigenaftrek wordt al een paar jaar stapsgewijs afgebouwd, en de stap naar 2026 is de grootste tot nu toe: van € 2.470 in 2025 naar € 1.200 in 2026, met een verdere daling naar € 900 in 2027. De officiële reden die de overheid daarvoor geeft, is dat de afbouw het verschil in belastingdruk tussen zelfstandigen en werknemers kleiner maakt.

Dat roept een logische vraag op: is het nog wel de moeite waard om aan het urencriterium te blijven voldoen als het bedrag toch klein wordt? Het antwoord is ja, om twee redenen. Ten eerste is de zelfstandigenaftrek een aftrekpost, geen vast bedrag — hij verlaagt je belastbare winst, en wat dat je concreet oplevert hangt af van je belastingtarief. Ten tweede, en belangrijker: het urencriterium bepaalt ook of je recht hebt op de oudedagsreserve en de meewerkaftrek, en de Belastingdienst kan een eerder toegekende aftrek bij een controle over meerdere jaren tegelijk terugdraaien als je de uren niet aannemelijk kunt maken.

Met andere woorden: het financiële voordeel van de aftrek zelf wordt kleiner, maar het risico bij een controle — een naheffing over meerdere belastingjaren plus mogelijk een boete — blijft even groot als toen de aftrek nog duizenden euro's waard was. Juist daarom loont het om je registratie op orde te houden, ook nu de beloning kleiner wordt.

Niet iedereen heeft baat bij een nieuw systeem. Werk je fulltime als zelfstandige zonder ander werk ernaast, en zit je met je facturabele uren al ruim boven de 1.225, dan is de kans klein dat je in de problemen komt — je agenda en je facturen samen vormen dan al voldoende bewijs. Een aparte urenregistratie-app toevoegen levert dan vooral extra werk op zonder dat het je iets aan zekerheid oplevert.

Twijfel is er vooral in twee situaties: als je ander werk combineert met je onderneming en dicht tegen de 1.225 uur of de 50%-grens aan zit, of als een flink deel van je tijd bestaat uit niet-factureerbare uren die nergens automatisch worden vastgelegd, zoals acquisitie of bijscholing. In die gevallen is het risico dat je bij een controle net te weinig kunt aantonen reëel, en is een registratie die ook die uren meeneemt de investering wel waard.

Ga ook niet zomaar over op een duurder pakket met tijdregistratie als functie als je nu al iets simpels gebruikt dat voldoet. De Belastingdienst schrijft geen vorm voor — een agenda, een notitieblok of een gratis urenlijst is net zo geldig als een betaald systeem, zolang de onderbouwing maar concreet en compleet is. De vorm van bijhouden doet er minder toe dan de gewoonte om het consequent te doen.