Vakantiedagen vervallen niet vanzelf: wat de wet van je vraagt

Elke werknemer bouwt per jaar minimaal vier keer het aantal uren op dat hij per week werkt aan wettelijke vakantiedagen. Bij een werkweek van 40 uur is dat 160 uur, oftewel 20 dagen bij diensten van 8 uur. Dit staat op Ondernemersplein, het overheidsloket voor ondernemers.

Deze wettelijke dagen hebben een harde vervaltermijn. Volgens de Rijksoverheid blijven ze "na het jaar waarin uw werknemer de vakantiedagen opbouwt, nog 6 maanden geldig. Daarna vervallen de vakantiedagen." Dagen die een werknemer in 2026 opbouwt, vervallen dus op 1 juli 2027 als ze niet zijn opgenomen.

Extra dagen die je boven het wettelijk minimum toekent - bovenwettelijke vakantiedagen - vervallen niet na een half jaar. Daarvoor geldt een verjaringstermijn van 5 jaar, te rekenen vanaf het einde van het opbouwjaar. Bovenwettelijke dagen mag je bij uitdiensttreding wel uitbetalen; bij wettelijke dagen mag dat in beginsel niet, behalve bij het einde van het dienstverband.

Vakantiedagen die u in 2026 heeft opgebouwd, vervallen op 1 juli 2027.

De meeste arbeidscontracten kennen één totaal aantal dagen toe, zonder het onderscheid zelf te benoemen. Voor de vervaltermijn maakt de wet dat onderscheid dus automatisch: de eerste opgebouwde dagen in een jaar gelden als wettelijk, de dagen daarboven als bovenwettelijk.

De vervaltermijn van 6 maanden gaat niet automatisch in. Een werkgever moet een werknemer eerst concreet in de gelegenheid stellen om de vakantiedagen op te nemen en moet daar actief op wijzen. Dit volgt uit Europese rechtspraak (de zaak Kreuziger/Max-Planck-Gesellschaft, HvJEU 2018) en is in Nederland verder uitgewerkt door de rechter.

Gerechtshof Den Haag oordeelde in 2021 (ECLI:NL:GHDHA:2021:2386) dat een werkgever een werknemer herhaaldelijk en tijdig moet wijzen op het naderende verval van vakantiedagen, en dat het bewijs daarvan bij de werkgever ligt. Volgens AWVN zijn één of twee algemene waarschuwingen niet genoeg. Een regel in het personeelshandboek of een algemene e-mail aan alle medewerkers telt evenmin - het moet gaan om een individuele, aantoonbare waarschuwing aan de specifieke werknemer, op een moment dat hij de dagen nog daadwerkelijk kon opnemen.

Voldoet een werkgever niet aan deze zorg- en informatieplicht, dan vervallen de wettelijke vakantiedagen simpelweg niet. Ze blijven meetellen, jaar na jaar, tot een medewerker vertrekt - en dan moet je ze alsnog uitbetalen. Bij een medewerker die jarenlang onvoldoende is gewaarschuwd, kan dat oplopen tot tientallen dagen brutoloon ineens.

In de praktijk staat het aantal opgenomen en resterende vakantiedagen meestal in de loonadministratie of een los overzicht. Wat daar vaak ontbreekt, is de koppeling tussen een saldo en een harde datum: welke dagen zijn in welk jaar opgebouwd, en wanneer vervalt precies dat deel.

Bij een paar medewerkers is dat nog te overzien. Bij tien of twintig man, met wisselende parttime-uren, ziekteperiodes die de vervaltermijn kunnen opschorten, en dagen die deels zijn opgenomen, wordt het al snel een handmatige exercitie die niemand structureel bijhoudt - totdat een oud-medewerker vertrekt en aanspraak maakt op jaren opgebouwd, nooit vervallen verlof.

Het knelpunt zit niet in het tellen van de dagen. Salarissoftware doet dat doorgaans prima en toont een actueel saldo. Het knelpunt zit in de waarschuwing zelf: wie stuurt die, wanneer, aan wie precies, en hoe bewaar je het bewijs dat dat is gebeurd. Dat is een apart proces, los van de loonstrook, en dat proces ontbreekt bij veel bedrijven volledig - juist omdat niemand het als een terugkerende taak heeft belegd.

Om aantoonbaar aan de zorgplicht te voldoen, moet je per werknemer een paar dingen kunnen laten zien:

• Het opbouwjaar en de vervaldatum van elk blok wettelijke dagen (1 juli van het jaar erna).
• Het aantal nog openstaande dagen op elk moment, inclusief eventuele opschorting door ziekte.
• Een individuele waarschuwing, geen algemene mededeling, verstuurd ruim voordat de dagen vervallen - niet pas in de laatste week van juni.
• Bewijs dat de waarschuwing is verzonden, bijvoorbeeld een e-mail met datum, of een bericht in een personeelssysteem met tijdstempel.

De meeste hr- en salarissystemen tonen het saldo, maar sturen niet uit zichzelf een waarschuwing op het juiste moment aan de juiste persoon. Dat stuk - het moment herkennen en er iets mee doen - moet je zelf organiseren, of beleggen bij iemand die het structureel oppakt. Zonder die stap helpt een correct saldo in de administratie je niet: de wet kijkt naar de waarschuwing, niet naar het overzicht.

Heb je twee of drie medewerkers en ken je hun verlofsaldo uit je hoofd, dan is een uitgebreide aanpak overdreven. Een terugkerende agenda-afspraak in mei - saldo checken, individueel waarschuwen - en een kort persoonlijk bericht per medewerker is dan voldoende, zolang je dat bericht bewaart. Stuur het daarom per e-mail in plaats van mondeling, zodat je later kunt aantonen dat het is verstuurd.

Bij een groter team, met veel parttime-contracten, personeel dat in- en uitstroomt, of meerdere cao's naast elkaar, wordt handmatig bijhouden foutgevoelig. Vooral omdat de waarschuwing tijdig én individueel moet zijn per medewerker, niet één keer per jaar voor iedereen tegelijk. Daar helpt een vaste, herhaalbare aanpak meer dan een technisch systeem op zich: een format-brief per medewerker met opbouwjaar, saldo en vervaldatum, verstuurd op een vast moment. De techniek lost hier weinig op als het proces erachter niet klopt - een automatisch verstuurde algemene e-mail aan iedereen blijkt, zo laat de rechtspraak zien, juridisch nog steeds onvoldoende.