Zorgverlof: wat kortdurend en langdurend verlof precies betekenen voor je bedrijf

Zorgverlof is verlof dat een medewerker kan opnemen om te zorgen voor iemand die ziek is of zorg nodig heeft. Het staat in de Wet arbeid en zorg en bestaat in twee vormen: kortdurend en langdurend zorgverlof. Beide zijn een recht, geen gunst: als een medewerker voldoet aan de voorwaarden, moet je het verlof toekennen.

De kring van mensen waarvoor een medewerker zorgverlof kan opnemen is breed. Het gaat om kinderen (eigen kind, kind van de partner, adoptiekind, of een kind dat bij jullie in huis woont), de partner, ouders, grootouders, kleinkinderen, broers en zussen, andere huisgenoten, en bekenden waarmee een medewerker een sociale relatie heeft die het logisch maakt dat die persoon de zorg geeft. Die laatste categorie is ruimer dan veel werkgevers denken: ook een goede vriend of buur kan ervoor kwalificeren.

De kernvoorwaarde is steeds dezelfde: de zorg moet nodig zijn, en de medewerker moet de enige zijn die die zorg op dat moment kan geven. Is er professionele hulp beschikbaar die het ook kan doen, dan is er geen recht op verlof. Dat maakt zorgverlof anders dan bijvoorbeeld ouderschapsverlof, waar de voorwaarde simpelweg is dat je een kind onder de acht hebt.

Kortdurend zorgverlof is bedoeld voor de situatie waarin iemand nu acuut zorg nodig heeft: een kind dat ziek wordt en naar de huisarts moet, een partner die na een operatie een paar dagen hulp nodig heeft. De medewerker meldt dit zo snel mogelijk, zonder verplichte aankondigingstermijn. Je mag als werkgever achteraf wel bewijs vragen, bijvoorbeeld een afspraakbevestiging van de huisarts of het ziekenhuis.

Langdurend zorgverlof is voor de andere situatie: iemand die levensbedreigend ziek is, of die voor langere tijd ziek is of zorg nodig heeft. Dat kan ook gaan om structurele mantelzorg, niet alleen om een terminale situatie. Voor dit verlof geldt een schriftelijke aanvraag, minstens twee weken voordat het verlof ingaat. Jij mag als werkgever om informatie vragen om te checken of de medewerker aan de voorwaarden voldoet.

In de praktijk lopen deze twee vormen vaak door elkaar bij medewerkers: iemand neemt eerst een paar dagen kortdurend verlof omdat een ouder plotseling in het ziekenhuis belandt, en vraagt daarna langdurend verlof aan omdat diezelfde ouder blijvend zorg nodig heeft. Dat zijn twee aparte potjes met eigen regels, niet één doorlopend verlof.

Voor kortdurend zorgverlof geldt een maximum van twee keer het aantal uren dat de medewerker per week werkt, binnen een periode van twaalf maanden. Werkt iemand 32 uur per week, dan is dat maximaal 64 uur kortdurend zorgverlof in twaalf maanden. Tijdens dat verlof betaal je als werkgever minimaal 70% van het salaris door. Komt dat bedrag onder het minimumloon, dan moet je het minimumloon betalen.

Voor langdurend zorgverlof geldt een maximum van zes keer het aantal weekuren, ook binnen twaalf maanden. Bij 32 uur per week is dat maximaal 192 uur. Dit verlof is wettelijk onbetaald: je hoeft als werkgever het salaris niet door te betalen over de uren dat iemand langdurend verlof opneemt.

Het belangrijkste detail dat vaak over het hoofd wordt gezien: de periode van twaalf maanden begint niet op 1 januari en loopt niet gelijk met een kalenderjaar of boekjaar. Hij begint op de eerste dag dat de medewerker het verlof daadwerkelijk opneemt. Neemt een medewerker op 14 maart voor het eerst kortdurend zorgverlof op, dan loopt het venster van twaalf maanden tot en met 13 maart het jaar erna, en dan begint een nieuwe periode.

Een cao of een regeling die je met de ondernemingsraad afspreekt, kan van deze wettelijke regels afwijken, ook in het nadeel van de medewerker. Check dus altijd eerst de cao die voor je bedrijf geldt, voordat je uitgaat van de wettelijke minimumregels.

Bij kortdurend zorgverlof is er geen vaste aanvraagprocedure. De medewerker meldt dat de zorg nodig is, zo snel als mogelijk, en jij kunt achteraf bewijs vragen. Je kunt het verlof weigeren of stopzetten, maar alleen als er een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang is. Dat is een hoge drempel: drukte of een lastige planning is in de regel geen zwaarwegend belang.

Bij langdurend zorgverlof vraagt de medewerker schriftelijk aan, minstens twee weken voor de gewenste ingangsdatum. Ook hier kun je weigeren op basis van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang, bijvoorbeeld als de afwezigheid van die specifieke medewerker op dat moment de bedrijfsvoering ernstig in gevaar brengt. Zodra het verlof eenmaal is ingegaan, kun je het niet meer stopzetten, ook niet als de situatie in je bedrijf daarna verandert.

In beide gevallen geldt: de bewijslast dat er een zwaarwegend belang is, ligt bij jou als werkgever. Een medewerker die voldoet aan de voorwaarden van de wet, heeft in de praktijk een sterke positie. Leg bij twijfel liever vast waarom je een verzoek afwijst dan dat je het mondeling afdoet, want bij een geschil moet je die onderbouwing kunnen laten zien.

Het lastige aan zorgverlof is niet de aanvraag, maar het bijhouden van de uren. Elke medewerker kan tegelijk een eigen venster van twaalf maanden hebben lopen voor kortdurend zorgverlof, een ander venster voor langdurend zorgverlof, en dat los van de telling voor vakantiedagen of ouderschapsverlof. Neemt iemand verlof op in losse halve dagen, dan moet je die optellen tegen het maximum dat op dat moment voor die medewerker geldt, niet tegen een vast jaarbudget.

Bij een bedrijf met een paar medewerkers die zelden zorgverlof opnemen, is dat met een eenvoudige aantekening in een Excel-bestand of in de loonadministratie goed te doen: noteer de eerste verlofdag, reken het venster van twaalf maanden uit, en houd het verbruik bij. Een apart systeem optuigen is dan overkill.

Het wordt anders bij bedrijven met meer personeel, waar op enig moment meerdere medewerkers tegelijk verschillende soorten verlof hebben lopen, elk met een eigen startdatum en eigen maximum. Dan is de kans reëel dat iemand in de loonadministratie een venster verkeerd optelt, of vergeet dat een venster na twaalf maanden weer opnieuw begint. Op dat punt loont het om verlofregistratie te laten doen door hetzelfde systeem dat ook de loonstroken verwerkt, zodat de telling automatisch meeloopt met de einddatum per medewerker in plaats van met een vast kalenderjaar.