KvK-wijzigingen doorgeven: de week die je vaak mist

Een directeur vertrekt, het kantoor verhuist, het bedrijf begint met een nieuwe activiteit: gewone momenten in een bedrijf, maar ze hebben allemaal één gevolg dat weinig ondernemers scherp hebben. Vanaf het moment dat zo'n verandering zich voordoet, loopt er een wettelijke klok.

De Handelsregisterwet 2007 verplicht elke onderneming om wijzigingen door te geven aan het handelsregister. Artikel 20, tweede lid, noemt de termijn met zoveel woorden: de opgave moet gebeuren "uiterlijk een week na het plaatsvinden van het feit ten gevolge waarvan de verplichting tot de opgave ontstaat" (wetten.overheid.nl).

Dat 'feit' is het moment van de verandering zelf, niet het moment waarop iemand bedenkt dat de administratie moet worden bijgewerkt. Vertrekt een bestuurder op 3 maart, dan loopt de week vanaf 3 maart - niet vanaf de dag dat de boekhouder het signaleert bij de jaarafsluiting.

Onder de meldplicht valt een brede lijst: een nieuw bezoek- of postadres, een bestuurder of gevolmachtigde die aantreedt of vertrekt, een andere handelsnaam, een uitbreiding of aanpassing van de bedrijfsactiviteiten (de SBI-code), en wijzigingen in de rechtsvorm. Artikel 19 van dezelfde wet voegt toe dat de geregistreerde gegevens continu juist en volledig moeten zijn - niet alleen op het moment van opgave.

Een btw-aangifte komt elk kwartaal terug, dus daar bouwt een bedrijf vanzelf een ritme voor op. Een adreswijziging of bestuurswisseling gebeurt misschien één keer in jaren. Precies dat onregelmatige karakter maakt de termijn van een week lastig te halen.

Een paar situaties waarin het concreet misgaat:

• De notaris verwerkt een bestuurswisseling bij een bv of stichting in de akte, maar niemand meldt dat apart aan het handelsregister - de aanname is vaak dat de notaris dit regelt, terwijl dat niet automatisch gebeurt.
• Een bedrijf verhuist naar een nieuw pand en de aandacht gaat naar de verbouwing, de huurovereenkomst en het inrichten van de werkplek. De KVK-wijziging staat ergens onderaan een lijst en wordt pas weken later opgepakt, als de post nog naar het oude adres gaat.
• Een zzp'er of klein bedrijf breidt de werkzaamheden uit - van alleen schilderwerk naar ook stukadoren, bijvoorbeeld - zonder dat te melden, omdat de activiteiten bij KVK nog aanvoelen als een eenmalige stap uit het verleden.
• Bij een vof verandert een vennoot, en de overige vennoten gaan ervan uit dat de vertrekkende vennoot dit zelf nog regelt.

In elk van deze gevallen bestaat de wijziging al in de praktijk voordat die in het register staat - en dat gat is precies waar de wet de grens van een week op zet.

Een te late of foute registratie is geen papieren formaliteit. Twee dingen zijn concreet te onderbouwen.

Ten eerste de verwerkingstijd zelf. KVK verwerkt een wijziging die je online doorgeeft sneller dan een wijziging die je per post instuurt (KVK). Bij een onderwerp met een wettelijke week als deadline is schriftelijk melden dus al een risico: alleen de verwerking kan bijna net zo lang duren als de hele termijn die je hebt.

Ten tweede de juridische kant. Het niet naleven van de meldplicht uit de Handelsregisterwet is geen vrijblijvende afspraak. Overtreding van de wet is aangemerkt als economisch delict in de zin van de Wet op de economische delicten, wat zowel bestuurlijke als strafrechtelijke handhaving mogelijk maakt. Welke sanctie in een concreet geval volgt, en of dat tot een geldboete leidt, hangt af van de aard van de overtreding en het traject dat de toezichthouder volgt - daar zijn geen vaste bedragen voor te geven die voor elke situatie kloppen.

Daarnaast is er een praktische kant die niets met boetes te maken heeft. Banken, leveranciers en opdrachtgevers die een controle doen, gebruiken de gegevens uit het handelsregister. Staat er een oude bestuurder, een verhuisd adres of een verkeerde activiteit, dan valt dat op precies de momenten waarop je wilt dat alles klopt: bij een offerteaanvraag, een nieuwe rekening-courant of een aanbesteding.

De opgave moet gebeuren uiterlijk een week na het plaatsvinden van het feit ten gevolge waarvan de verplichting tot de opgave ontstaat.

Dit is geen onderwerp waar je meteen software voor nodig hebt. Het is een onderwerp waar je een vast ankerpunt voor nodig hebt, omdat de gebeurtenis zelf zo onregelmatig is.

Het werkt het beste als de KVK-melding wordt vastgeplakt aan een proces dat al bestaat, in plaats van dat het een los actiepunt is dat iemand moet onthouden:

• Koppel het aan het vertrekproces van personeel: in de checklist voor een uitdiensttreding staat al 'toegang intrekken' en 'laatste loonstrook' - zet er 'KVK-wijziging indien bestuurder of gevolmachtigde' naast.
• Koppel het aan de verhuisplanning: het moment waarop je de verhuizing aankondigt bij klanten en leveranciers is ook het moment om de KVK-melding te doen, niet het moment waarop de post foutloopt.
• Koppel het aan de notariële akte: vraag bij een bestuurswisseling of statutenwijziging aan de notaris of de KVK-melding al is gedaan, in plaats van dat aan te nemen.
• Doe de melding online in plaats van per post. Dat scheelt verwerkingstijd en je ziet de status van de melding.

Een laatste controle die niets kost: de gegevens van elk bedrijf in het handelsregister zijn gratis te doorzoeken op kvk.nl. Een paar keer per jaar je eigen bedrijf opzoeken en nalopen of adres, bestuurders en activiteiten nog kloppen, is voor de meeste bedrijven net zo effectief als er een vast systeem voor optuigen.