Loonstrook automatisch versturen: wat wel en niet verplicht is

Veel werkgevers denken dat een loonstrook een vast onderdeel is van elke salarisbetaling, elke maand opnieuw. Dat is niet wat de wet vraagt. Volgens de officiële uitleg van Ondernemersplein ben je niet verplicht om je werknemers iedere maand een loonstrook te geven.

De verplichting zit op twee specifieke momenten:

• bij de eerste loonbetaling aan een nieuwe werknemer
• zodra er iets verandert in het loon of in de loonheffingen, bijvoorbeeld bij een loonsverhoging

Betaalt iemand structureel precies hetzelfde bedrag, dan is er strikt genomen geen maandelijkse plicht. In de praktijk verandert er bij vrijwel elke werknemer op enig moment iets: het minimumloon wordt twee keer per jaar aangepast, er komt vakantiegeld bij, of een cao schrijft een verhoging voor. Daardoor voelt een loonstrook elke maand als verplicht, terwijl het eigenlijk een gevolg is van die veranderingen, niet van de betaling zelf.

Voor jou als werkgever is dit relevant op het moment dat je nadenkt over automatisering: software die standaard elke maand een strook genereert, doet meer dan de wet vraagt. Dat is geen probleem, maar het is goed om te weten dat je dit doet uit gewoonte en gemak, niet uit een wettelijke plicht die elke maand opnieuw geldt.

Een loonstrook per e-mail of via een werknemersportaal versturen is toegestaan, maar niet zomaar. De regel die Ondernemersplein noemt is helder: "U mag de loonstrook digitaal geven als uw werknemer hier toestemming voor heeft gegeven." Zonder die toestemming moet je de loonstrook op papier geven.

Er is een tweede voorwaarde die net zo belangrijk is: je werknemer moet de digitale loonstrook kunnen opslaan. Een strook die alleen tijdelijk zichtbaar is in een inlogportaal, of die verdwijnt zodra een link verloopt, voldoet daar niet aan. De werknemer moet er een eigen, blijvend exemplaar van kunnen maken, bijvoorbeeld als downloadbare PDF.

Praktisch betekent dit twee dingen voordat je overstapt op automatisch versturen:

• Leg de toestemming vast, bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst, een personeelshandboek, of gewoon schriftelijk per e-mail waarin de werknemer akkoord gaat.
• Controleer of het systeem dat je gebruikt een op te slaan bestand oplevert, en niet alleen een pagina die de werknemer moet onthouden te bekijken voordat de toegang stopt.

Bewaar de loonstroken zelf ook in je eigen salarisadministratie, zoals Ondernemersplein aangeeft. Dat is een aparte verplichting van de werkgever, los van wat de werknemer met zijn eigen exemplaar doet.

Of je de loonstrook nu met de hand maakt of laat genereren door software, de inhoud moet aan vaste eisen voldoen. Volgens Ondernemersplein staan deze gegevens verplicht op de loonstrook van je werknemer:

• het brutoloon
• de bedragen waaruit het brutoloon is opgebouwd, zoals basisloon, minimumvakantiebijslag en eventuele prestatietoeslagen
• het bedrag dat de werknemer betaalt voor het pensioen, als er een pensioenregeling is
• het wettelijk minimumloon dat voor de werknemer geldt
• de naam van de werkgever en van de werknemer
• de periode waarover is betaald, bijvoorbeeld de maand juli
• het aantal uren dat de werknemer werkt
• of er een schriftelijke arbeidsovereenkomst is, of een schriftelijk addendum bij de oorspronkelijke overeenkomst
• of de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd is
• of er sprake is van een oproepovereenkomst

Dit is meer dan de meeste werkgevers zelf zouden invullen als ze alleen aan nettoloon en de aftrekposten denken. Vooral de laatste drie punten, over het soort contract, worden vaak vergeten omdat ze op het eerste gezicht niets met loon te maken lijken te hebben.

Voor een nieuwe werknemer kun je vooraf al een proforma loonstrook maken: een proefberekening die laat zien wat het bruto- en nettosalaris wordt voordat de eerste echte betaling plaatsvindt. Dat is geen wettelijke verplichting, maar wel handig bij het bespreken van een aanbod.

Zodra je weet wat er verplicht is, blijft de vraag hoe je het organiseert. KVK zet de twee hoofdroutes naast elkaar.

Zelf doen bespaart kosten en je hebt altijd direct toegang tot de personeels- en loongegevens. De keerzijde: het kost veel tijd omdat je het dossier regelmatig moet bijwerken, en de kans op fouten is groter dan wanneer een specialist het doet.

Uitbesteden aan een loonbureau of payrollbedrijf is een investering, maar scheelt een hoop tijd en geeft meer zekerheid dat de administratie foutloos is. KVK noemt ook een tussenvorm: zelf de uren bijhouden, en een extern bedrijf de loonstroken en jaaropgaven laten maken en versturen. Voor bedrijven met personeel dat flexibel werkt of veel wisselt, is dat vaak een werkbare middenweg.

Er is nog een concreet aanknopingspunt voor de keuze: de omvang van je team. Heb je minder dan tien medewerkers, dan kun je de loonaangifte gratis doen met software van Mijn Belastingdienst Zakelijk. Bij meer dan tien medewerkers moet je overstappen op commerciële software. Die drempel van tien werknemers is een praktisch moment om de knoop door te hakken: onder die grens kun je vaak nog prima zelf verder, erboven loont het al snel om naar een pakket of een uitbestede oplossing te kijken.

Niet elk bedrijf heeft software nodig om loonstroken te versturen. Heb je één of twee werknemers met een vast salaris dat het hele jaar niet verandert, dan is de wettelijke basis voor automatisering dun: je bent immers alleen verplicht om bij de eerste betaling en bij een wijziging een strook te geven. Een abonnement op salarissoftware kopen om elke maand automatisch een document te versturen dat de wet niet elke maand vraagt, is dan vooral comfort, geen noodzaak.

Dat verandert zodra er meer te administreren is: wisselende uren, oproepkrachten, een cao die jaarlijks verhoogt, of personeel dat na een halfjaar al een andere functie of beloning heeft. Dan verandert het loon vaker dan je zou denken, en ben je in de praktijk toch bijna elke maand verplicht een nieuwe strook te geven. Op dat punt is handmatig bijhouden foutgevoelig, en wordt automatisering of uitbesteden de moeite waard.

De vraag die je jezelf het beste eerst stelt is dus niet of je dit moet automatiseren, maar hoe vaak het loon van je mensen eigenlijk verandert. Bij een stabiele kleine ploeg kun je met de gratis software van Mijn Belastingdienst Zakelijk nog een lange tijd vooruit. Bij een team dat groeit richting tien medewerkers, of personeel met wisselende uren, is dat moment voorbij.