Retentierecht als aannemer: wat je moet vastleggen om het te kunnen gebruiken

Een klant die niet betaalt is voor veel aannemers een bekend probleem. Het eerste wat meestal gebeurt is een betalingsherinnering, gevolgd door bellen, en uiteindelijk misschien een incassobureau. Wat minder bekend is: zolang je de zaak waar het om gaat nog onder je hebt, hoef je helemaal niet te wachten tot dat traject is afgerond.

Dat recht heet retentierecht en staat in artikel 3:290 van het Burgerlijk Wetboek: "Retentierecht is de bevoegdheid die in de bij de wet aangegeven gevallen aan een schuldeiser toekomt, om de nakoming van een verplichting tot afgifte van een zaak aan zijn schuldenaar op te schorten totdat de vordering wordt voldaan."

Het bekendste voorbeeld is de garage die een auto pas teruggeeft als de reparatierekening is betaald, een voorbeeld dat ook MKB Servicedesk gebruikt. Bij een aannemer werkt het principe hetzelfde: zolang je de sleutels van een verbouwde woning nog hebt, hoef je die niet te overhandigen als de rekening openstaat. Het recht ontstaat van rechtswege zodra aan de voorwaarden is voldaan. Je hoeft er niets voor aan te vragen, op te stellen of te laten goedkeuren — maar je moet wel kunnen aantonen dat je er terecht een beroep op doet, en dat is waar het in de praktijk vaak op vastloopt.

Retentierecht geldt niet zomaar voor elke onbetaalde rekening. Volgens MKB Servicedesk moet je aan een aantal voorwaarden voldoen voordat je iets mag achterhouden.

Je moet de zaak feitelijk onder je hebben. Heb je het opgeleverde werk, de sleutels of het materiaal al overgedragen, dan is het recht niet meer te gebruiken. Dit moet je dus vóórdat je gaat afleveren of opleveren al weten.

Er moet samenhang zijn tussen de vordering en de zaak. De rekening die openstaat moet gaan over het werk of het object dat je achterhoudt. Een aannemer kan geen gereedschap van een andere klus achterhouden voor een factuur die bij een ander project hoort — behalve als je structureel voor dezelfde klant werkt, dan telt de lopende relatie ook mee.

De vordering moet opeisbaar zijn. Er moet dus daadwerkelijk een bedrag open staan dat betaald had moeten worden.

Het moet redelijk zijn. Het bedrag van de rekening moet in verhouding staan tot de waarde van wat je achterhoudt, en je mag het recht niet gebruiken als pressiemiddel wanneer een klant door overmacht niet kan betalen. Artikel 3:291 BW regelt bovendien dat je het recht ook tegen derden kunt inroepen die een recht op de zaak hebben verkregen nadat je vordering al bestond en jij de zaak al onder je had — dat is relevant als een klant het object alsnog aan iemand anders probeert over te dragen.

Het punt waarop retentierecht in de praktijk misgaat, is niet de wet zelf maar het bewijs. Op het moment dat je het wilt inroepen, moet je kunnen laten zien dat de voorwaarden kloppen — en dat lukt niet met terugwerkende kracht.

Leg daarom vooraf in de offerte of aannemingsovereenkomst vast wanneer er betaald moet zijn, bijvoorbeeld vóór oplevering of in termijnen die aan mijlpalen hangen. Zonder een duidelijke betaalafspraak is het lastiger om aan te tonen dat een vordering al opeisbaar was op het moment dat je iets achterhield.

Houd bij wanneer je een factuur hebt verstuurd en wanneer de betaaltermijn is verstreken, zodat je op elk moment kunt aantonen dat het bedrag daadwerkelijk opeisbaar was. Een overzicht waarin facturen, project en object aan elkaar gekoppeld zijn, maakt het makkelijker om de samenhang tussen vordering en zaak te onderbouwen als dat nodig is.

Volgens MKB Servicedesk hoef je het recht niet eerst schriftelijk aan te kondigen — mondeling melden dat je het inroept is genoeg. Maar als er geen snelle oplossing komt, is het slim om die melding daarna alsnog schriftelijk te bevestigen, met datum en reden. Die bevestiging is precies het soort bewijs dat je nodig hebt als de klant naar de rechter stapt.

Bij een auto of een stuk gereedschap is retentierecht eenvoudig: je geeft het ding gewoon niet terug. Bij een gebouw is dat een ander verhaal, want een huis of bedrijfspand kun je niet in je magazijn zetten.

MKB Servicedesk noemt dit expliciet lastiger te handhaven, en als praktische aanpak wordt genoemd: het pand afsluiten en een bord plaatsen waarop staat dat er retentierecht wordt uitgeoefend. Daarmee maak je voor iedereen die het pand nadert duidelijk dat de oplevering nog niet heeft plaatsgevonden omdat er niet is betaald.

Dat is meteen ook waarom je als aannemer vooraf moet nadenken over wat je precies achterhoudt. Heb je de sleutels van de voordeur al overhandigd op een eerder moment — bijvoorbeeld omdat de klant zelf al spullen wilde verhuizen — dan is je feitelijke macht over het pand al verdwenen en daarmee ook de mogelijkheid om het recht nog in te roepen. Bewaar sleutels en toegang dus bewust tot het moment dat de laatste termijn binnen is, in plaats van dit informeel te laten lopen omdat de klant toch wel betaalt. Bij grote bouwprojecten met meerdere toegangspunten of onderaannemers die al aan het werk zijn, is dit lastiger te borgen dan bij een enkele voordeur, en dat is precies waarom veel aannemers dit recht in de praktijk toch niet volledig kunnen benutten.

Retentierecht is geen vrijbrief om bij elk geschil iets achter te houden. MKB Servicedesk wijst erop dat je het niet mag gebruiken als pressiemiddel wanneer een klant door overmacht niet kan betalen, en dat het bedrag van je vordering in verhouding moet staan tot de waarde van wat je achterhoudt. Een relatief kleine openstaande rekening achterhouden door een compleet opgeleverd huis niet over te dragen, houdt in een procedure waarschijnlijk geen stand.

Het is ook geen recht om in te zetten als je zelf niet meer in staat bent de opdracht af te maken. Je kunt niet een half afgerond werk achterhouden en tegelijk zeggen dat je het werk niet verder uitvoert.

Daarnaast is er het praktische punt: een geschil over een factuur is vaak ook een geschil over kwaliteit, meerwerk of een onduidelijke afspraak. Retentierecht bevriest de situatie, maar lost het onderliggende conflict niet op. Een klant die zich klemgezet voelt, stapt sneller naar een rechter of laat het via een online review escaleren, en dat kost tijd en reputatie die vaak niet opwegen tegen het bedrag dat je probeert binnen te halen.

Voordat je een jurist inschakelt om het verder uit te zoeken, is het dus de moeite waard om eerst te wegen: staat de kostprijs van juridisch advies nog in verhouding tot het bedrag dat je daadwerkelijk kunt binnenhalen? Bij kleinere bedragen is een betalingsregeling vaak sneller en goedkoper dan een beroep op het retentierecht volhouden.